Андрей Бусыгин: «В нашей компании бум электронных документов»!

Андрей Бусыгин, руководитель направления по оптимизации бизнес-процессов и интеграции компании «Нестле Россия» и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO-Russia опытом и успехами своей компании в продвижении ЭДО.

Что подтолкнуло вашу компанию к внедрению ЭДО? Какие задачи вы ставили перед собой при создании системы электронного документооборота?

Ответ на этот вопрос лежит на поверхности. При сравнении процессов с использованием электронных и бумажных документов, очевиден перевес в пользу ЭДО. Эту ощутимую разницу мы в компании «Нестле Россия» заметили, когда стали использовать стандарты EDI в общении с покупателями нашей продукции: получали EDI заказы по каналам связи вместо разнообразных бумажных форм, файлов Excel по почте и факсов.

Таким образом, мы смогли понять насколько ЭДО дешевле, удобнее, быстрее, точнее, надежней и самое важное – соответствует стандартам, принятым всеми участниками рынка. Стандарты – это особое преимущество, которое распространяется на всех, кто их принимает и соблюдает. В случае с электронным документооборотом преимущество масштабируется и распространяется на всех участников ЭДО нашей страны.

Также стоит отметить ценность ЭДО с точки зрения бережливого отношения к природе: сбережем бумагу – сохраним деревья. Для компании «Нестле» это очень актуально в рамках стратегии социальной ответственности «Создание общих ценностей».

В целом очевиден тренд электронизации всех без исключения бизнес-процессов, участников рынка и самого государства. Возрастает уровень мобильности, существенно расширяется покрытие мобильными сетями, развиваются сети 4-го поколения (LTE), растут скорости и меняются технологии. Бумага уходит в прошлое. Планшеты и смартфоны становятся доступнее, и их проникновение во все сферы бизнеса растет с каждым годом. Все эти факторы меняют бизнес-процессы, делая их легче, удобнее и эффективнее.

И, наконец, самым важным толчком к использованию ЭДО для юридически значимых документов стал факт принятия обеспечивающих этот процесс законов.

Добавлю, что в «Нестле» использование электронных документов является лучшей практикой. А внедрение лучших практик является основным принципом работы нашей компании.

Что касается задач, которые мы ставили перед собой, внедряя ЭДО, то они успешно реализуются. За прошедшие полтора года интенсивного внедрения с помощью наших партнеров и контрагентов мы сделали многое, но это только первые шаги. Однако полученный эффект вдохновляет нас на новые свершения. Например, мы вместе с сетью супермаркетов BILLA первыми из ECR-RUS стали использовать ЭДО на практике. Наша компания первой реализовала роуминг по ЭДО с X5 Retail Group через операторов СКБ Контур и КОРУС Консалтинг. Компания «Нестле Россия» обмениваемся электронными документами с покупателями и поставщиками. Мы органично вписали электронные документы в свои бизнес-процессы и работаем над тем, чтобы максимизировать их использование, как в процессах, так и с участниками рынка. Этот процесс планомерный и постепенный. Мы со своей стороны делаем все возможное, чтобы популяризировать и подтолкнуть к переходу на ЭДО всех наших контрагентов.

Каким образом повлияло внедрение ЭДО на оптимизацию бизнес-процессов, приведите примеры?

Одна из преследуемых нами целей при внедрении ЭДО – скорость и надежность передачи юридически значимых документов. Мы ее достигли. У нас существенно сократились сроки обработки документов. В частности, для наших поставщиков сократилось время обработки документов и их передача в банк для оплаты. Мы стали быстрее платить за поставленное сырье и упаковку. Таким образом, в цепочке создания ценностей наши контрагенты выигрывают. Если говорить о покупателях, то для них выставляемые в электронном виде счета-фактуры и накладные содержат значительно меньше ошибок, не теряются и доставляются за секунды. В результате, после запуска ЭДО с одним из наших крупнейших покупателей в России задолженность последнего перед «Нестле» значительно сократилась. Более того, ритейлер смог увеличить количество обрабатываемых документов и улучшить свой сервис для поставщиков, одновременно снизив трудозатраты за счет автоматизации процесса обработки документов. То есть, выгоды от внедрения ЭДО ощутимы для всех вовлеченных в этот процесс сторон.

В каком направлении вы планируете дальше развивать вашу систему ЭДО?

Я отвечу коротко – преград к использованию ЭДО нет. Технология нами освоена, и в любом процессе с использованием бумажных документов ЭДО будет применено. Это вопрос приоритетов и времени.

В бизнес-процессах, где внедрения ЭДО уже прошло, мы работаем над расширением сферы его использования: рост количества участников и тем самым постепенное сокращение использования «бумаги». На очереди использование ЭДО в обработке юридических договоров, актов сверок и взаиморасчетов.

Также мы с интересом смотрим на возможности использования ЭЦП и ЭДО во внутренних процессах. Например, заявление на отпуск сотрудник сможет оформить в электроном виде с применением персональной ЭЦП – это быстро и надежно. Проникновение ЭДО во внутренние процессы позволит сделать работу более мобильной и не привязанной к рабочему месту и офису. Эти перспективы вдохновляют.

В заключение вышесказанного скажу, что внедрение ЭДО в «Нестле Россия» одно из приоритетных направлений позволяющее существенно оптимизировать все процессы, где используется или ранее использовался бумажный носитель. Сегодня я могу с уверенностью сказать: «В нашей компании бум электронных документов»!

Подробнее ознакомиться с опытом компании «Нестле Россия» и задать собственные вопросы Андрею Бусыгину вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Экзархо Ирина

Комментарии