Владимир Зейналов об опыте использования ЭДО в «Роснефти»

Владимир Зейналов, начальник отдела развития систем электронного документооборота «Роснефти» и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO-Russia опытом использования и дальнейшего развития ЭДО на примере общего центра обслуживания ОАО НК «Роснефть».

Что подтолкнуло вашу компанию к внедрению ЭДО? Какие задачи вы ставили перед собой при создании системы электронного документооборота? Как сотрудники восприняли нововведения?

Начнем с того, что мы как «дочка» ОАО НК «Роснефти», которая занимается бухгалтерским и налоговым учетом дочерних компаний нашей организации, должны обладать инструментом быстрого и своевременного отражения хозяйственных операций наших клиентов – компаний группы «Роснефть». Сама структура нашей компании построена таким образом, чтобы мы были максимально близким ко всем подразделениям обслуживаемых нами обществ и при получении документов, максимально быстро отражали их в учетной системе. Для эффективного функционирования данной системы мы используем инструменты автоматизации, среди которых электронный документооборот, который мы рассматриваем как некий комплекс систем: сканирования и распознавания бумажных документов, транспортировки и хранения этих документов, электронного обмена с налоговыми органами, а также же системы автоматизации учетных процессов.

Что касается восприятия нововведений сотрудниками. По долгу своей службы, занимаясь всей автоматизацией обработки первичных документов, я заметил, что рядовые сотрудники часто препятствуют переменам. Мы долго разъясняем им, для чего это все это все делается, и какие выгоды это принесет непосредственно им. Мы практикуем вовлечение сотрудников, не отвечающих за автоматизацию (бухгалтеров, например), в качестве аналитиков на сам проект, чтобы у них появилась мотивация внедрить нововведения и сделать их максимально эффективными. Нередко мы применяем административный подход, то есть, «спускаем» задачи и ставим в KPI каждому сотруднику, который будет использовать эту систему, некий показатель, который он должен будет достичь в рамках проекта.

Каковы отличия между СЭД головной компании и ОЦО? Как они стыкуются между собой?

СЭД нашего ОЦО имеет ряд особенностей:

• максимально стандартизированные процессы учета, потому что мы в первую очередь рассматриваем документооборот в области бухгалтерского учета;
• нацеленность на полностью сквозной процесс, начиная от выполнения бизнес-функций и заканчивая бухгалтерскими функциями;
• максимальная алгоритмизация учетных процессов, то есть, налаживание принципа конвейера, чтобы сократить ручной ввод данных до минимума.

Система электронного документооборота в головном офисе нашей компании представлена только системой управления организационно-распорядительными документами и управлением договорами. На данный момент, к сожалению, она никак не стыкуется с СЭД ОЦО.

В каком направлении вы планируете дальше развивать вашу систему ЭДО?

В рамках будущего целевого решения мы рассматриваем интеграцию систем электронного документооборота всей компании, чтобы любой документ, появившийся в головном офисе, тут же отражался в нашей системе. Он будет представлен не в бумажном виде или в виде скан-образа, а в структурированном файле, обработка которого займет секунды, и возможно произойдет без участия бухгалтера. После чего документ мгновенно появится в учетной системе.

Чтобы понять направление нашего развития в части электронного документооборота расскажу про проект по внедрению шаблонного решения электронного документооборота, куда войдут направления документооборота:

• электронный документооборот и архив скан-образов бумажных документов;
• автоматизация бухгалтерских транзакционных операций;
• электронное взаимодействие с налоговыми органами.

Двигались к этому проекту поступательно. На текущий момент, в силу исторических обстоятельств, в ОЦО действует несколько разрозненных решений по документообороту в той или иной степени покрывающих указанные области. Но объемы документооборота растут, появляются шаблонные решения учетных систем, меняются технологии, процессы и мы, как общий центр обслуживания группы компаний ОАО «НК «Роснефть», используем новые возможности по оптимизации учетных функций и сокращению трудозатрат:

• автоматизация сквозных процессов, начиная от бизнес-функций, заканчивая отражением в учете хозяйственной операции;
• реализация универсальной среды для работы с первичными документами;
• использование единого стандартного решения по каждой области для всей группы компаний.

Как видите планы по развитию документооборота в ОЦО крайне обширны с учетом задействования остальных дочерних обществ группы «Роснефть», но мы будем двигаться поступательно, каждый раз анализируя опыт, полученный на каждом этапе, и предлагая все более эффективные решения для нас и для наших заказчиков.

Подробнее ознакомиться с опытом компании «Роснефть» и задать собственные вопросы Владимиру Зейналову вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Экзархо Ирина

Комментарии