Политика премирования в компании: вызовы и решения

Любовь Грибанова,
менеджер, корпоративное право
и миграция
АО «Мазар»

Екатерина Меньшикова,
старший юрист,
трудовое право
АО «Мазар»

Многие компании используют стимулирующие меры, направленные на повышение заинтересованности работников в результатах своего труда, их мотивации, добросовестного исполнения трудовых обязанностей.

При этом не все работодатели знают, что условия премиальной системы оплаты труда необходимо конкретизировать в локальных актах, и что документальное оформление премиальных процедур позволяет обосновать различия в оплате труда работников с учетом их квалификации, производительности, сложности и интенсивности выполняемой работы, а также способствует снижению рисков возникновения разногласий с налоговыми органами.

Начнем с вопроса, который чаще всего интересует финансовых директоров. Каким образом следует организовать правовое регулирование выплат работникам?

Согласно ч. 2 ст. 135 Трудового кодекса РФ, системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Таким образом, мы можем выделить два вида внутренних документов компании, регулирующих оплату труда:

• Коллективный договор
• Внутренние правила работодателя

Рассмотрим подробнее и сравним эти документы.

Коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях, на срок не более трех лет.

Заключение работодателем коллективного договора для регулирования системы премирования имеет свои плюсы и минусы. Необходимо обращать внимание на следующие моменты при заключении коллективного договора:

• В соответствии со ст. 50 ТК РФ коллективный договор должен пройти процедуру регистрации, т. е. в течение семи дней со дня подписания документ направляется работодателем, представителем работодателя на уведомительную регистрацию в местный орган по труду. Внесение изменений в коллективный договор так же требует уведомительной регистрации.
• Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, — на всех работников соответствующего подразделения, включая вновь принятых. Таким образом, некоторые высококвалифицированные работники, которые могли бы при индивидуальном подходе при заключении трудового договора рассчитывать на более высокий уровень оплаты труда, при коллективном договоре «теряют» в оплате, что может снизить их мотивацию и уровень производительности.
• Коллективный договор представляет собой комплексный документ, посредством которого можно урегулировать массу различных аспектов взаимоотношений работодателя и работников, при этом он обсуждается и подписывается обеими сторонами, что позволяет при условии соблюдения работодателем положений коллективного договора избежать большинства претензий от работников, и в особенности от бывших работников. С другой стороны, в случае, если при наличии коллективного договора судебный иск со стороны кого-либо из работников был удовлетворен, данное решение будет распространяться на всех работников, с которыми в компании подписаны трудовые договоры, и они будут иметь право потребовать от работодателя таких же условий и компенсаций, как и работник, в пользу которого вынес решение суд.

В целом, заключение коллективных договоров может быть характерно для организаций с большим количеством персонала, имеющего сходные трудовые функции и уровень оплаты труда (крупные заводы, фабрики). Организации, имеющие сравнительно небольшое количество персонала, имеющего кардинально различающиеся трудовые обязанности, уровень оплаты и подход к премированию, могут столкнуться с тем, что механизм действия коллективного договора не соответствует сформировавшимся отношениям между работниками и работодателем. В этом случае следует рассмотреть варианты регулирования системы оплаты труда, рассмотренные ниже.

Внутренние правила, устанавливающие систему оплаты труда, к примеру, Положение о премировании, представляют собой локальные акты работодателя, которые работодатель, не являющийся государственным или муниципальным унитарным предприятием, утверждает самостоятельно. Отличия такого документа от коллективного договора следующие:

• Внутренние правила работодателя не требуют уведомительной регистрации в местном органе по труду.
• Внутренние правила работодателя представляют собой акт одностороннего волеизъявления работодателя, с которым работников следует ознакомить под роспись, вследствие чего процедура внесения в них изменений и дополнений проще, нежели в коллективный договор.
• По вышеуказанной причине работники могут оспорить данные правила путем обращения в местный орган по труду или в суд в любой момент;
• Однако не следует забывать, что локальные акты, которыми закрепляется система оплаты труда, работодатель должен согласовать их с представительным органом работников (при его наличии).

Помимо коллективного договора и локальных актов работодателя можно выделить также третью возможность урегулирования оплаты труда — непосредственно в трудовом договоре с каждым работником. Такой вариант применим для небольших компаний с небольшим количеством персонала, имеющего разный функционал, и, как следствие, дифференцированный подход к вопросам премирования и депремирования каждого работника.

Закрепление вопросов оплаты труда в трудовом договоре позволяет работодателю применить индивидуальный подход к каждому работнику, оценивая его личные и профессиональные качества при разработке системы оплаты труда, однако исключает наличие той прозрачности этой системы для всех работников, которую предоставляют коллективный договор и локальные правила работодателя.

Выбирая любой из рассмотренных выше вариантов, не следует забывать, что любые договоры и акты, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, иным федеральным законам и нормативным актам, и в случае, если они содержат нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, то такие нормы не имеют юридической силы и не должны применяться.

После того, как общий подход определен, как лучше установить виды выплат работникам?

Система премирования должна быть связана с видом деятельности компании и трудовыми функциями работников, поэтому невозможно дать единые рекомендации.

Премиальные выплаты можно разделить на несколько основных категорий:

• стимулирующие премии, которые выплачиваются за определенный период при условии достижения установленных показателей и соблюдения условий выплаты: ежемесячные, ежеквартальные, годовые. При не достижении соответствующих показателей права на премию у работника не возникает;
• разовые премии, выплачиваемые по решению работодателя за какое-либо достижение, перевыполнение плана, привод крупного клиента или иные успехи;
• стимулирующие доплаты и надбавки, которые выплачиваются не за результаты, а за индивидуальные качества работника, обеспечивающие высокую результативность его работы, например, за стаж работы в организации, выполнение сложной работы, профессиональное мастерство и т. д.;
• компенсационные выплаты в отношении отдельных категорий работников. Например, иностранному персоналу работодатель оплачивает аренду жилья. Налогообложение сумм таких выплат зависит от того, кто является арендатором квартиры по договору, каким образом оформляется возмещение таких затрат (компенсация расходов или фиксированная денежная премия);
• компенсационные надбавки для сотрудников, чья работа связана с неблагоприятными факторами труда: надбавка за вахтовый метод, разъездной или вредный характер работы и пр.;
• доплаты до оклада в случаях, когда работник отсутствует на рабочем месте по уважительным причинам и оплата периода отсутствия в соответствии с действующим законодательством должна производиться по специальным правилам. Например, когда работник находится в командировке или отпуске, ему начисляется средний заработок, в связи с чем работник получает сумму, меньшую по сравнению с установленным окладом, или при наступлении временной нетрудоспособности, когда за время отсутствия по болезни выплачивается только страховое пособие, размер которого ограничен действующим законодательством. Такие доплаты до полного заработка также должны быть зафиксированы в локальных актах организации.

Определяя размер и основания перечисленных выплат нужно принимать во внимание возможные налоговые последствия (вычет соответствующих расходов для целей налога на прибыль, необходимость удержания налога на доходы физических лиц), а также возможность не учитывать отдельные выплаты (например, разовые премии) при расчете среднего заработка работника, на основе которого производится расчет ряда выплат в пользу работника (например, за время нахождения в оплачиваемом отпуске).

Как правило, налоговые органы не оспаривают отнесение на расходы для целей налога на прибыль стимулирующих премий, при условии, что они закреплены в локальных актах или коллективном договоре, как этого требует ст. 255 НК РФ. Несмотря на то, что ст. 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда включает единовременные поощрительные начисления, следует учитывать, что решение о соответствующей выплате было обосновано и оформлено документально (приказом или распоряжением руководителя), а возможность принятия такого решения была зафиксирована в трудовом или коллективном договоре/локальном акте, иначе налоговый орган может не согласиться с отнесением такой выплаты на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

И, наконец, на что следует обратить внимание, чтобы избежать возможных споров с работниками?

В условиях финансовой нестабильности и быстрого изменения конъюнктуры важно, чтобы компания-работодатель не брала обязательства перед работниками, выполнение которых может быть невозможно или может привести к отрицательным финансовым результатам. В этой связи целесообразно, чтобы в положениях, регулирующих оплату труда, премирование напрямую зависело от финансовых результатов деятельности компании в определенный период, а также от производительности работников, их субъективного отношения к труду, а решение о выплате премий принималось по усмотрению работодателя. Помимо этого, работодатель может издавать положения о премировании на определенный срок, а затем, с учетом экономической ситуации на рынке, разрабатывать новые локальные акты с измененными условиями.

Если в компании используется дифференцированная система премирования, работодатель может издать локальные акты, которые распространяются на конкретные подразделения организации. Тем самым работодатель защитит себя от претензий работников отделов, получающих премии в меньшем размере.

Система оплаты должна быть прозрачной и содержать четкие критерии и формулы расчета, не позволяющие двусмысленно толковать те или иные положения локального акта. В том, что касается размеров премий, не обязательно указывать их конкретный размер, можно указать лимиты, выраженные в количестве окладов, процентах от продаж, либо иных показателях.

В случаях, когда выплата премии зависит от индивидуальных результатов работника, следует четко формулировать и закреплять документально поставленные цели и задачи под роспись, чтобы исключить возможность оспаривания оценки достигнутых результатов.

Кроме того, работники обязательно должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись, иначе суд не примет их в качестве доказательств в случае возникновения спора.

В локальные акты, регулирующие процедуры премирования, особенно в части выплат регулярных премий, следует включать перечни оснований, позволяющих снижать размер премии или вообще ее не выплачивать. Например, допущенные в течение года дисциплинарные нарушения (для начисления годовой премии), снижение показателей, невыполнение должностной инструкции, недостижение результата, нарушение сроков выполнения задач и др. При документальном закреплении таких оснований суды принимают решения в пользу работодателей в случае снижения или невыплаты премии.

Если работник регулярно уклоняется от выполнения трудовых обязанностей или допускает халатность в работе, мы рекомендуем такие факты фиксировать документально. Это не означает, что за каждый проступок нужно наказывать работника, привлекая его к дисциплинарной ответственности, так как постоянное применение таких мер не будет способствовать улучшению атмосферы в коллективе и повышению ответственности работника. Однако важно, чтобы существенные факты, дающие право работодателю отказывать работнику в премировании или снижать размер бонуса, документировались, и результаты выполнения производственного плана, неудовлетворительная работа и т. д. отражались в служебных записках, актах, протоколах совещаний, объяснениях работника, после чего следует привлекать работника к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

В случае возникновения конфликтов, мы рекомендуем стараться урегулировать споры путем переговоров с работником, проявляя объективность в оценках, и указывать на способы, позволяющие улучшить результаты труда. Необходимо своевременно формировать задачи и цели, которые работник должен достигать, и открыто обсуждать с работником недостатки в работе, которые необходимо исправить в целях дальнейшего улучшения ее качества.

Обобщая изложенное, при разработке документов, регулирующих оплату труда и определении видов выплат, устанавливаемых работникам, следует проанализировать возможные последствия с разных точек зрения: соответствия трудовому законодательству и снижения рисков трудовых споров с работниками, влияния на финансовый результат, а также налоговых последствий.

Комментарии