Максим Васин: «Обновление системы бюджетирования повысило точность планирования более чем в два раза»

Максим Васин, руководитель Управления финансового анализа и бюджетирования ГК «Мегаполис» и спикер второй конференции «Информационные технологии в бюджетировании», рассказал CFO-Russia, как моделирование бизнеса превратить в инструмент совершенствования бюджетного управления.

Какую систему бюджетирования использует ваша компания сегодня? Как давно она внедрена?

ГК МЕГАПОЛИС начала свою деятельность без малого 20 лет назад.

Мы работаем по всей стране, с невероятным по своей широте географическим покрытием, со всеми каналами продаж; в состав ГК МЕГАПОЛИС входит крупнейший в России дистрибутор коммерческого автотранспорта, собственные логистические силы и активы, сильнейший игрок сегмента элитной табачной продукции. Мы являемся крупнейшей дистрибуционной компанией в своем сегменте. Группа компаний МЕГАПОЛИС — это 330 филиалов на всей территории России. Численность сотрудников в России составляет 15 000 человек.

Для подержания столь масштабной деятельности, более пяти лет назад компания внедрила комплексное решение на базе SAP ERP. Были внедрены блоки: Финансы (FI), Контроллинг (CO), Управление материальными потоками (MM), Сбыт (SD), Управление персоналом (HR)… Естественно, что бюджетирование внедрялось на базе той же платформы. Для формирования бюджетов и консолидированной отчетности был задействован модуль SAP BW.

Процесс подготовки бюджетов ведется «снизу-вверх» в рамках целей, поставленных головным офисом. Бюджетные формы, заполненные теми, кто будет в дальнейшем выполнять планы, загружаются в Хранилище данных SAP BW, где бюджеты филиалов консолидируются и становятся доступны сотрудникам головного офиса. Руководители функциональных подразделений, являющиеся держателями бюджетов, утверждают планы по своим зонам ответственности, после чего консолидированный бюджет выносится на Бюджетный комитет. После утверждения бюджета руководством компании, плановые данные становятся основой работы контрольного механизма SAP — Активного контроля начисления. Отражение в системе всех операции, связанных с потреблением и оттоком ресурсов, начинается с заведения заявки инициатором расхода. Активная проверка доступности позволяет не допустить проводку движений в превышение бюджета. При вводе определенных операций система сверяется с бюджетом и блокирует проведение при выявлении превышения. Если операцию все же необходимо провести, инициатор может направить заявку на согласование сверх бюджета. Это упрощенное описание процесса, но оно дает общее представление о том, как построен процесс бюджетирования в компании.

В последние годы, отвечая на вызовы времени, компания меняет подходы к ведению бизнеса. Растет скорость принятия решений, корректируется структура компании, запускаются проекты, направленные на повышение эффективности, растут требования к отчетности. Конечно, эти изменения должны быть поддержаны информационной системой. В том числе и в части бюджетирования. К сожалению, при всей мощности, решение на базе SAP не всегда позволяет достаточно оперативно и гибко реагировать на быстрое изменение требований со стороны бизнеса. Кроме этого, при доработках SAP очень высока цена ошибки — сделанные однажды настройки крайне сложно, а иногда и невозможно изменить. Все это заставляет очень осторожно подходить к изменениям в системе. Нам нужна твердая уверенность, что выбранная методология позволит решать поставленные задачи, и что мы «выжали» из выбранной методологии все, что возможно.

Для обеспечения уверенности в правильности выбранного направления, было принято решение провести моделирование тех алгоритмов, которые впоследствии лягут в основу обновленной системы бюджетирования и управленческого учета.

Как осуществлялось моделирование?

Для создания модели (прототипа будущей системы планирования и формирования консолидированной отчетности) были рассмотрены несколько интересных вариантов, но в итоге было принято решение строить модель средствами Excel. Среди финансистов распространено мнение, что от Excel’я нужно держаться как можно дальше. Он часто сбоит, ссылки сбиваются, одновременная работа нескольких пользователей в файле невозможна, пользователь может испортить логику и структуру файла и т. д. Я считаю, что при грамотной организации структуры данных и потоков информации Excel нисколько не проигрывает в надежности другим решениям. А его гибкость, особенно в сочетании с возможностями достаточно новых инструментов Power Query и Power Pivot, оставляет конкурентов в вопросах прототипирования далеко позади.

Серьезные опасения вызывала принципиальная возможность создать средствами Excel не просто модель для оценки трендов и верхнеуровневого прогнозирования, а систему, которая на выходе даст достаточно детальные годовые планы, которые станут основой работы контрольного механизма SAP — Активного контроля начисления (АКН). То есть бюджеты должны были формироваться не только в виде итоговых форм по компании, но содержать все аналитики нижнего уровня, требуемые для работы АКН. Это ЦФО, Статья затрат, направление, Территория, Проект и т. д.… Было принято решение строить модель отдельными блоками, интегрируя их с SAP, «врезаясь» в соответствующие потоки информации, забирая данные из тех блоков, которые раньше не были связаны с системой бюджетирования. К настоящему времени таким образом были реализованы модели планирования расходов по основным, с точки зрения затрат, областям: расходы на топливо нашего парка, расходы на оплату труда, расходы на аренду складов и т. д.

Какие преимущества дает вашей компании такая система бюджетирования?

Обновленная система еще не запущена в полном объеме, но выбранный подход уже показал отличные результаты.

Формирование операционных бюджетов всех подразделений переведено в единую систему координат, что повысило прозрачность плановых данных.

Разработанные модели позволили кардинально ускорить процесс бюджетирования, высвободить время участников процесса для решения их непосредственных задач. Использование разработанных моделей позволило сократить срок подготовки оперативных бюджетов по соответствующим областям более чем на неделю, что дает огромную экономию ресурсов в масштабах компании.

Существенно повысилась точность планов. По некоторым областям точность планирования возросла более чем в два раза.

Одной из сильных сторон архитектуры прототипа стала поддержка Value Chain Analysis — инструмента стратегического анализа, направленного на выявление конкурентного преимущества путем анализа отдельных видов деятельности компании.

В современных условиях наличие у компании инструмента, позволяющего заглянуть в будущее как можно дальше, как можно быстрее увидеть угрозы и как можно раньше на них отреагировать, уже не просто необходимость, но вопрос выживания. Какая бы платформа для развития бюджетирования в компании не была использована в дальнейшем, проведенная работа по изучению и автоматизации логики процессов планирования и заложенный в структуру решения потенциал во многом обеспечивает компанию таким инструментом.

Задать собственные вопросы Максиму и узнать больше об опыте ГК МЕГАПОЛИС вы сможете на второй конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая пройдет 21 апреля в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии