Анна Крюкова: «Мы уже со всеми сетевыми контрагентами перешли на полный цикл ЭДО»

Анна Крюкова, менеджер по ИТ-проектам и администрированию ИС ООО «БЕВ» (Savencia Fromage and Dairy) и спикер пятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом внедрения электронного документооборота в своей компании и рассказала, каким компаниям необходим ЭДО.

Как компании понять, что ей необходимо перейти на электронный документооборот?

На мой взгляд, существует несколько ситуаций, провоцирующих переход на ЭДО. Первая — компании диктуют условия, и она вынуждена внедрять ЭДО. Например, ключевой клиент переходит на новую систему взаимодействия и ты, если хочешь с ним продолжать работать на высоком уровне, вынужден подчиниться.

Уже работая, для начала с сообщениями EDI, сотрудники компании начинают понимать насколько упростилась их работа, сократилось время на обработку заказов, а также свелись к минимуму потери заказов. Соответственно, компания стремится перейти на ЭДО и с другими контрагентами, оптимизировав и унифицировав схему взаимодействия.

Следующим этапом, как правило, компании выходят на внедрение юридически-значимых документов. Тут уже, зачастую, компания сама «спит и видит», когда контрагенты будут готовы перейти на данный формат общения, дабы иметь, наконец-то, полный цикл ЭДО.

Вторая ситуация — внутри самой компании назревает острая необходимость в оптимизации имеющейся схемы взаимодействия с контрагентами, так как менеджеры погрязли в заказах, постоянно происходят путаницы с их окончательной версией, я уже не говорю про потери заказов и документов.

В этот момент важно определить человека, наиболее заинтересованного в процессе изменений, выделить его и дать себя проявить. Идеально, если это будет сотрудник, знающий процесс изнутри. Это позволит внедрить механизм с минимальным количеством недочетов и подводных камней.

Третья — стремление компании идти в ногу со временем. Сотрудники или руководство не желают отставать или догонять, для них важно всегда быть на конкурентоспособном уровне, а лучше — слегка опережать.

Важно, чтобы команда понимала преимущества новых технологий и веяний для современного рынка, а руководство одобряло, поддерживало и финансировало. Чем более гибкой к новшествам будет компания, тем более мощный результат она получит.

Что касается новых компаний, то им изначально необходимо строить свой бизнес на актуальных технологиях, а не тратить время и ресурсы на использование устаревших механизмов, которые рано или поздно себя изживут.

Таким образом, остановитесь на минуточку и оцените вашу ситуацию. Где вы сейчас и где хотите быть? Кто вы: вынужденный или идущий в ногу со временем? Сейчас самое время!

Как давно в Вашей компании функционирует ЭДО?

Впервые об ЭДО мы услышали в середине 2012 г. Первая ласточка пришла от ТС «Азбука Вкуса».

Было много вопросов: Что это и с чем его едят? Смысл перехода, механизм работы, стоимость, а также насколько обязателен данный переход?

На тот момент у нас был проект по 1С — переход с «семерки» на «восьмерку», поэтому ЭДО не входил в наши планы. Но мы стали обращать внимание на статьи по теме, следить за планами сетей, словом, присматривались и оценивали. Постепенно пришло понимание преимуществ продукта и его перспектив. В апреле 2014 г. мы начали внедрять ЭДО в своей компании.

На какие этапы был разделен переход на ЭДО?

Первый этап заключался в выборе провайдера по EDI и заключении договора. С этим проблем не возникло, так как сети в информационных письмах указывали уполномоченного партнера. Получение GLN номера (Global Location Number) и заключение договора заняло буквально день-два. Работу начали с обмена электронными сообщениями EDI через WEB-интерфейс с ТС «Азбука Вкуса», а затем и с ТС «Окей».

Следующим шагом планировали провести интеграцию модуля с нетиповой 1С Управление торговлей.

Тем временем, на рынке стали появляться различные интеграционные решения, определился круг основных игроков. Наше внимание привлек продукт компании «СКБ Контур», поэтому было принято решение перейти полностью на их услуги. В середине сентября 2014 г. был заключен договор, приобретены оптимальные тарифные планы. Меньше чем за неделю проведена интеграция с нашей нетиповой информационной системой.

Уже в начале октября мы начали работу в модуле из своей программы с текущими контрагентами, плюс подключили ТС «Ашан» и «Атак», позже начали работать с ТС «Лента».

Таким образом, ко второму кварталу 2015 г. мы уже работали со всеми сетевыми контрагентами по сообщениям EDI (заказ, подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, уведомление о приемке; каждая сеть имеет свою цепочку сообщений) из своей учетной системы. Опять же, на данном этапе все прошло быстро и гладко, очень повезло с командой провайдера! Столкнулись, правда, с человеческим фактором: на местах (в торговых точках) товароведы и приемщики не всегда знали что такое EDI и продолжали отправлять заказы по электронной почте, не проводили правильно приемки в программе. Данную проблему можно решать только совместно с сетью: каждый случай фиксировать и направлять контрагенту, далее сеть уже со своей стороны проводит работу с сотрудниками.

Как вы понимаете, следующим логичным шагом в ЭДО был бы переход на работу с юридически-значимыми документами. Но не все так просто. Сети в разной степени были готовы к переходу. Нам, собственно, пришлось ждать и держать руку на пульсе. Это принесло свои плоды, так как нам удалось поучаствовать в пилотных проектах ТС «Ашан» и ТС «Окей». На текущий момент, мы уже со всеми сетями перешли на полный цикл ЭДО: от заказа до счет-фактуры. В настоящий момент переходим на ЭУПД (электронный универсальный передаточный документ — прим. ред.), на днях обновили модуль и уже начали работу в новом формате с ТС «Лента» и ТС «Ашан». Далее ждем отмашки от остальных контрагентов.

С какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении ЭДО?

При переходе на юридически-значимые документы столкнулись с несколькими проблемами. Во-первых, сотрудник мог просто забыть подписать и отправить документ в сеть, оставляя его на долгий период в списке «черновиков». Также, исправляя документ в базе, забывают донести эти изменения до клиента, тем самым провоцируя разночтения при сверке. Все это бывало и при бумажном документообороте, но упрощение и облегчение жизни оператора порой имеет и негативные последствия — в некоторой степени притупляется чувство ответственности. Нажать кнопку и все отправить ты можешь всегда и в считанные секунды, поэтому это можно и отложить до поры до времени, а вот отправить своевременно документы на склад, чтобы поставка состоялась, вот это надо быть всегда в тонусе, держать процесс и время под контролем.

Во-вторых, по старинке могут отправить на запрос сети бумажные экземпляры, якобы так надежнее и быстрее, чем разбираться как правильно в сложившейся ситуации переотправить документ в электронном виде. При этом сеть может уже не принимать бумагу, что влечет за собой потерю времени и денег. В данной ситуации сотруднику проще сказать, что все было отправлено и не один раз, просто не дошло или потерялось у сети, то есть идет перекладывание ответственности. При ЭДО всегда просто отследить когда был запрос, когда отправлен и в каком виде документ.

В третьих, непростым был процесс «притирки» с некоторыми сетями. Например, у сети процесс обработки полученных документов может пройти позже, чем формирование реестра проблемных документов, то есть, мы получаем внушительный список к уточнению. Его проверка занимает время, а по факту все отправлено, даже может быть обработано и принято, либо висеть в статусе ожидания подписания.

С сотрудниками постоянно работаем, выясняем причины «внештатных» ситуаций, разбираем ошибки, уточняем схемы. С клиентами также пытаемся выйти на конструктивный диалог и наладить процессы.

Еще есть к чему стремиться.

Какая часть документооборота вашей компании уже переведена в электронный формат? Какой эффект от этого получила ваша компания?

Если анализировать нашу схему работы с российскими контрагентами, то внутренний документооборот, документооборот с сетевыми контрагентами (исходящие документы), документооборот с дистрибьюторами (исходящие документы) и документооборот с прочими контрагентами по услугам (входящие документы).

На сегодняшний день мы полностью перешли на ЭДО с нашими сетевыми контрагентами: от заказа до счет-фактуры. Новый формат взаимодействия существенно сокращает время на обработку заказов, переоформление документов и, самое главное, минимизирует временной разрыв во взаиморасчетах. Второй эффект, полученный нами, это резкое снижение затрат на доставку документов (курьеры, почта), бумагу и картриджи. К сожалению, не могу предоставить данные в цифрах. Но поверьте, это уже ощутимо. Забыла отметить, что при росте объемов, связанных с увеличением числа торговых точек, мы не увеличили штат сотрудников, обрабатывающих заказы и оформляющих отгрузочные документы.

Также, в первом квартале текущего года, начали получать юридически-значимые документы от поставщиков услуг. Настраиваем систему согласования входящих документов внутри компании. Пока тестируем механизм в двух отделах. Хочу отметить, что уже сейчас сотрудники оценили возможности и задают вопросы относительно использования механизмов для оптимизации внутреннего документооборота. Таким образом, первый положительный эффект достигнут, будем стремиться к финансовому.

Естественно возникает вопрос про внутренний документооборот и взаимодействие с дистрибьюторами — почему не запускаем?

Всему свое время! Нам уже предлагали различные решения, но по разным причинам все откладывалось и не зря. Появилось более четкое понимание желаемого результата, а также инструментов достижения цели.

У нас много планов в направлении ЭДО, а соответственно и работы. Будем развиваться и стремиться к достижению поставленных целей!

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте ООО «БЕВ» вы сможете на пятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 25–26 мая 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии