Павел Кубеков, ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград: О построении системы контрольных функций в ОЦО

Павел Кубеков, заместитель генерального директора «Лукойл-УРЦ Волгоград» и спикер Шестнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», поделился с CFO Russia опытом построения системы контрольных функций в ОЦО.

Каковы основные принципы функционирования системы контрольных функций «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград»?

Система внутреннего контроля (СВК) в «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград» основана на контрольных мероприятиях, осуществляемых во всех структурных подразделениях, и охватывает все этапы бизнес-процессов и уровни управления. Поэтому в качестве ключевого принципа можно выделить её структурированность и комплексность.

В рамках совершенствования СВК мы развиваем подход, при котором процедуры контроля несут функцию предупредительных мероприятий, а не только выявление ошибок и отклонений от заданных параметров. Направленность на разработку предупредительных мероприятий реализуется за счет проверки правильности оформления первичных учетных документов и автоматизации процедур контроля в учетных системах на базе SAP и 1 °C. Выполнение учетных процессов осуществляется на основе единых общекорпоративных подходов, норм и требований. Так реализуется принцип методологического единства системы внутреннего контроля.

И, конечно же, эффективное функционирование внутреннего контроля невозможно без четкого разделения полномочий и ответственности между всеми работниками, как рядовыми бухгалтерами, так и руководителями различных уровней.

Как распределяется ответственность и полномочия работников вашего ОЦО для повышения эффективности системы внутреннего контроля?

На первоначальном этапе становления системы в 2012 году мы разработали типовой каталог учетных бизнес-процессов для обеспечения деятельности обслуживаемых организаций.

Затем закрепили каждый бизнес-процесс за конкретным структурным подразделением. Дальнейшая работа строилась уже в отношении учетных бизнес-процессов.

Переход к типовому каталогу учетных бизнес-процессов повысил качество учета и отчетности за счет соблюдения единых принципов в методологии и автоматизации учета.

Руководители и работники функциональных подразделений в «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград» назначены ответственными за ведение счетов учета, обработку документов в электронной базе скан-образов документов, проведение регламентных операций по закрытию отчетного периода в соответствии с распределением по бизнес-процессам.

Матричная структура позволяет осуществлять «перекрестный/дополнительный» контроль со стороны менеджеров по работе с заказчиками, курирующих конкретного заказчика услуг.

С какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении такого распределения обязанностей?

При внедрении нового принципа в первую очередь мы столкнулись с задачей исключения «непокрытых» зон в контрольных процедурах, а также исключения обратной ситуации в виде дублирования контрольных функций.

Задачи были решены за счет систематизации процедур внутреннего контроля, достаточной для понимания всеми участниками действующего распределения полномочий и ответственности, а также за счет формализации действий при осуществлении учетных операций и взаимодействии между структурными подразделениями.

В «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград» используются разработанные технологические карты учетных процессов для работников с описанием последовательности и содержания работ, карты контроля для каждого подразделения с описанием проводимых контрольных процедур.

Для процесса закрытия отчетного периода разработаны специальные графики закрытия с временными интервалами, последовательностью работ и закреплением ответственных подразделений.

А взаимодействие между структурными подразделениями происходит в соответствии с утвержденным регламентом «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград».

Задать свои вопросы Павлу и узнать больше об опыте «ЛУКОЙЛ-УРЦ Волгоград» вы сможете на Шестнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 15—17 ноября 2017 года в Самаре.

Ирина Экзархо

Комментарии