Марина Прокушенкова, DUFRY: «Сейчас закрытие бухгалтерских книг и всех налоговых регистров и расчетов происходит на третий рабочий день»

Марина Прокушенкова, главный бухгалтер DUFRY и спикер Семнадцатой конференции «Общие центры обслуживания — Саммит руководителей», рассказала CFO Russia о реализации процедуры быстрого закрытия отчетности в ОЦО.

Как давно в ОЦО Dufry реализована процедура быстрого закрытия месяца?

Процедура быстрого закрытия в DUFRY была внедрена давно. Но понимание «быстроты» — для каждой организации свое. Например: организации, в которых бухгалтерия работает только в рамках Российского правового поля и не использует бухгалтерские книги для составления отчетности по международным стандартам, составления отчетности для бирж или оперативной управленческой отчетности, необходимо закрыть бухгалтерские и налоговые журналы в такие сроки, чтобы успеть к составлению налоговой отчетности.

Один из первых по сроку сдачи квартальных налоговых отчетов — декларация по НДС. Срок ее предоставления в налоговые органы — 25 число следующего месяца за окончанием квартала. Есть, конечно, более ранние сроки у налоговых отчетов — и у расчета «Сбор за пользование объектами животного мира, и за пользование объектами водных биологических ресурсов» и отчет в ФСС, и для деклараций в РАР, и для декларации по косвенным налогам — но они все могут быть составлены без закрытия бухгалтерских книг и, что немаловажно, налоговых регистров. Поэтому считаем, что первая по сроку декларация по НДС, для составления которой в бухгалтерских книгах и налоговых регистрах должны быть полноценно отражены выручка и поступления товаров (работ, услуг). Получается, что если руководство не требует управленческих отчетов, или требует, но их можно составить «на коленке», можно не спешить. Отдыхаем два месяца, а потом в начале следующего квартала отражаем документы за предыдущий. Для таких компаний «быстрым закрытием» станет и 10 число месяца после окончания отчетного. А для того, чтобы сделать туже работу в более короткий срок иногда не достаточно просто быстрее работать и увеличить рабочий день за пределы его нормальной продолжительности. Оплата переработок и выходов в нерабочие дни — увеличат стоимость расходов на оплату труда. Либо позже появятся штрафы за нарушения трудового законодательства.

Чаще дешевле нанять еще одного сотрудника, чем оплачивать работу в выходные дни и переработки нескольким имеющимся. Получается, что для сокращения количества дней, за которые происходит закрытия бухгалтерских книг, нужно административно менять правила и методы работы, и зачастую — увеличивать количество персонала.

DUFRY при расширении (покупке других юридических лиц) приобрела две организации. В обеих бухгалтерия работала только в рамках Российского законодательства (РСБУ). Для них было стрессом закрыть бухгалтерские книги даже до 10 числа следующего месяца.

В момент приобретения первой такой организации срок закрытия локальных бухгалтерских книг (учет по РСБУ) в DUFRY был четвертый рабочий день, с возможностью корректировки расчетов по налогу на прибыль, включая расчет отложенных налогов, до шестого рабочего дня. А когда была приобретена вторая организация — срок закрытия бухгалтерских книг в DUFRY был третий рабочий день, а закрытие расчетов по налогу на прибыль в локальных книгах — пятый рабочий день. Думаю, что не стоит описывать, как сильно они не были рады таким срокам.

Тогда в корпоративной отчетности по международным стандартам были установлены сроки составления отчета P&L — шестой и пятый дни соответственно. И обычно, еще один день предоставлялся для сведения баланса по МСФО, а потом еще 2 дня — для расчетов налога на прибыль по международным стандартам.

Сейчас закрытие бухгалтерских книг и всех налоговых регистров и расчетов происходит на третий рабочий день, отчет по стандартам МСФО P&L готов в четвертый рабочий день, баланс по МСФО — в пятый рабочий день.

Таким образом, для организаций DUFRY, которые давно работают в таком режиме, сроки не сильно уменьшились. Для приобретенных же организаций, наши сроки и требования оказались и сюрпризом, и шоком. Им пришлось сдвигать закрытие бухгалтерских книг с 20 числа на пятый день следующего месяца. Для начала. Сейчас все работают по общим правилам.

Сдвиг даже на 1 день, когда сроки уже сжаты (не 20 число) не может пройти легко.

Каждый день закрытия месяца в быстром режиме расписывается по часам и минутам по каждому сотруднику.

И такие закрытия регулируются административно, так как нет возможности спокойно взять документы, которые относятся к предыдущему месяцу и просто их отразить в системе — самих документов зачастую может не быть.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться при реализации проекта по оптимизации закрытия отчетности?

Прежде всего, мы столкнулись со сложностями в расчете заработной платы. Это было еще при переходе к закрытию бухгалтерских книг на пятый рабочий день в 2010 году.

В процессе расчета заработной платы задействуется не только бухгалтерия, а большинство отделов организации, так как табеля, обычно, ведут в подразделениях. Значит, табеля должны передаваться в отдел персонала дней за 5 до установленного срока для расчета заработной платы. Документы должны обработать и создать сотрудники отдела персонала, а расчетчик должен, как минимум, рассчитать заработную плату, а как максимум — успеть ее перечислить сотрудникам.

Первоначально, мы пошли по пути — рассчитаем, закрываем книги, а после закрытия месяца- перечисляем заработную плату. Приняли соответствующее Положение по оплате труда со сроками выплаты, комфортными для успешного расчета, проверки и закрытия книг по заработной плате. Но когда были сдвинуты корпоративные сроки, особенно сроки по РСБУ — к третьему рабочему дню следующего месяца (а заработная плата в таком режиме закрывается на второй рабочий день), оказалось, что некоторые премии мы просто не успеваем рассчитывать. Пришлось менять подход к расчету и выплатам. В том числе, менять Положение по оплате труда. Кроме того, мы увеличили номенклатуру резервов (для РСБУ — «Оценочные обязательства», для МСФО — accruals). И премии, которые зависят от финансовых показателей месяца, стали выплачивать в следующем месяце и в следующем же месяце снимать резервы (accruals и «Оценочные обязательства»).

Какую роль в процедуре быстрого закрытия отчетности играет автоматизация и диджитализация?

Автоматизация и диджитализация — наши помощники. Но именно они могут оказаться для нас злыми врагами.

Врагами они становятся тогда, когда мы им всецело доверяем, а они после очередного обновления или перехода на другую программу или ее версию, перестают работать правильно. И тогда сотрудникам, которые привыкли, что правильные данные сами появляются в системе, приходиться сидеть ночами (а это происходит именно так, без малейшего преувеличения) и исправлять за программой данные и результаты или даже выполнять за нее работу, которая ранее выполнялась автоматически и очень быстро.

Например, мы автоматизировали отражение выручки за день. Выручка загружалась в 1С автоматически из операционных программ. По каждой кассе, в правильной разбивке. Мы уменьшили количество сотрудников в отделе, который занимался отражением выручки за счет данной имплементации.

Изменения в законе 54-ФЗ, внесенные в июле 2016 года сильно изменили алгоритмы нашей работы. Мы поменяли кассы для работы с операторами фискальных данных, поменяли программное обеспечение и столкнулись с такой массой проблем, что было не до восстановления имеющихся автоматизированных процессов по отражению выручки. Как итог — работа в режиме ненормального рабочего дня нескольких сотрудников бухгалтерии в течение двух месяцев и прием обратно в штат одного сотрудника. Имеющийся штат не мог справится и с навалившимися новыми ошибками и с потерянной автоматизацией.

Конечно, по идее, это не должна быть проблема бухгалтерии. Ведь ошибки были в программах. Наверное, именно тот, другой, отдел плохо выполнил свою работу — не проверил, не доделал, не протестировал на месте. Для многих организаций новые требования 54-ФЗ стали действительно вызовом и необходимостью справится с большим объемом нестандартных ситуаций: от срочного заказа нужного оборудования, до получения адекватного программного обеспечения, готового работать с таким новым оборудованием. До сентября многие не успели получить оборудование, отвечающее новым требованиям законодательства. А работать уже нужно было правильно 1 июля 2017 года. У нас требуемое оборудование уже было получено, поэтому получить «отсрочку» по применению новых требований было невозможно. Получилось, что бухгалтерия оказалась в первом «фронтовом редуте». И пока программисты с подрядчиками исправляли ошибки в программах, мы вручную исправляли результаты работы такой автоматизации.

Вот такая серьезная роль у автоматизации. Нужно быть и к ней готовым.

Но когда все хорошо — то документы грузятся сами, сами получаются от поставщиков по ЭДО, сами создаются по неким заложенным в системы правилам. У нас в программе «Управление Холдингом 1С» сами считаются налоги на имущество и транспорт. Для нас это очень приятный момент. Раньше мы распределяли входящий НДС вручную по каждой счет-фактуре. А сейчас не только НДС сам распределяется, но и проводки по имущественному и транспортному налогам делаются. 21 век!

Конечно, хорошая автоматизация сокращает сроки закрытия бухгалтерских книг. И чем больше участков автоматизировано и оцифровано, тем сильнее можно сократить срок закрытия месяца.

И проверки закрытия есть цифровые — сейчас в 1С много таких вспомогательных отчетов.

Помимо иногда тяжелого внедрения автоматизации и диджитализации процессов и процедур, нужно понимать, что расходы существенно уменьшатся потом, а вначале — во время разработки — они будут увеличены. И именно поэтому не ко всякой автоматизации готово руководство. Часто оно думает — зачем платить такие огромные деньги сейчас, если можно оставить еще пару лет несколько дополнительных сотрудников — пусть работают.

Задать свои вопросы Марине и узнать больше об опыте Dufry вы сможете на Семнадцатой конференции «Общие центры обслуживания — Саммит руководителей», которая пройдет 22-23 марта 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии