Наталья Калашникова, Hilti Russia: «Более 85% сотрудников отчитываются по ГСМ вовремя, а расходы стали более прозрачны»

Наталья Калашникова, руководитель проектов Hilti Russia и спикер Десятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о преимуществах перевода отчетов по ГСМ (горюче-смазочные материалы – прим. ред.) в электронный вид.

Как давно в Hilti Russia перешли на электронные отчеты по ГСМ?

Электронные отчеты мы внедрили прошлым летом, а подписание данных отчетов квалифицированной ЭП – в марте этого года.

Какова была причина этого перехода?

Основными причинами перехода были потребности в повышении производительности труда и минимизации финансовых рисков. Более 600 наших сотрудников по всей стране используют топливные карты. Ранее нам приходилось собирать отчеты в бумажном виде, а потом вручную обрабатывать для удержания платежей за пробеги в личных целях.

На какие этапы делился перевод отчетов по ГСМ в электронный вид в вашей компании?

Сначала мы автоматизировали формирование отчетов сотрудников на основе данных от поставщиков топлива и GPS-провайдеров. Работник стал получать предзаполненный отчет с заправками и ежедневным километражем.

Потом мы перевели данный процесс в BPM-систему (business process management – управление бизнес-процессами – прим ред.). Таким образом, сотрудник мог отредактировать и согласовать отчет с руководителем в системе. Отдел финансов получал консолидированные данные по личным пробегам и отчетам, которые не сдали сотрудники. Но по-прежнему приходилось распечатывать, подписывать и передавать отчеты в отдел финансов.

Завершающим этапом было внедрение квалифицированной электронной подписи. Теперь все отчеты обрабатываются и подписываются в электронном виде.

С какими сложностями вы сталкивались в ходе работы над проектом? Как удалось их преодолеть?

Сложностей было немало. Например, нужно было за короткий срок обеспечить более 600 сотрудников электронными подписями. Мы справились с этой задачей благодаря сервису одного из удостоверяющих центров и поддержке со стороны руководства компании

Автоматизировать можно только тот процесс, который корректно работает. В ходе внедрения мы выявили слабые места процесса создания и обработки отчетов. После нашего пересмотра процедуры и сроков сдачи отчетов все заработало как часы.

Для разработки были вовлечены 3 стороны: мы, криптопровайдер и разработчики со стороны вендора. Приходилось прикладывать много усилий для синхронизации работ между участниками.

Каковы первые результаты перехода на электронные отчеты по ГСМ?

На текущий момент у нас более 85% сотрудников отчитываются вовремя и в полном объеме. Затраты на ГСМ проводятся своевременно и корректно. Автоматизация формирования отчета позволяет сотрудникам не тратить время на его заполнение – нужна только проверка и редко – корректировка.

Данная автоматизация позволила высвободить 1 FTE.

Задать свои вопросы Наталья Калашниковой и узнать больше об опыте Hilti Russia вы сможете на Десятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 22-24 мая 2019 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии