Альбина Седунова, ОМК-ЦЕС: «Необходимость внедрения ЭДО диктует время и современные условия ведения бизнеса»

Альбина Седунова, руководитель проекта ОМК-ЦЕС и спикер Двадцать третьей конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO Russia об использовании ЭДО в компании, а также трудностях и результатах его внедрения.

Как давно вы используете ЭДО в ОМК-ЦЕС?

Проект по внедрению ЭДО стартовал в 2013 году с организационно-распорядительной документации. С 2017 года мы начали обмениваться юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами, а также перевели в электронный вид внутренние бухгалтерские документы.

Как вы поняли необходимость данного внедрения?

Необходимость внедрения ЭДО диктует время и современные условия ведения бизнеса.

На какие этапы делилось внедрение ЭДО?

На данный момент проект по развитию юридически значимого документооборота с внешними контрагентами включает три этапа:

Первый – внедрение ЭДО с покупателями по исходящим бухгалтерским документам.

Второй – внедрение ЭДО с поставщиками по входящим бухгалтерским документам.

В настоящее время идет третий этап внедрения интеграционного модуля на базе SAP ERP. Он позволит справиться с рядом технических ограничений и даст возможность дальнейшего развития.

Какие возникли трудности в данном процессе и как вы с ними справились?

Сложности возникли при внедрении внутренних бухгалтерских документов (М-11, М-4) с выбором вида электронной подписи. В итоге мы определили, что это будет простая электронная подпись. Ее легитимность обеспечил регламент по применению электронной подписи в компании.

Вторая сложность – обучение большого количества сотрудников и их адаптация к электронному подписанию. В рамках решения этой проблемы проектная команда готовила презентации для пользователей, выходила с разъяснениями на рабочие места сотрудников, а также направляла информационные рассылки по корпоративным каналам связи всем работникам.

Каких результатов от этого нововведения на предприятии вы уже достигли?

Основной экономический эффект мы получили за счет перевода в электронный вид внутренних бухгалтерских документов: ушли от большого количества бумаги, сканирования, переплета, хранения и обработки документов, а также освободили сотрудников на производстве от «хождения за подписью».

Задать свои вопросы Альбине Седуновой и узнать больше об опыте ОМК-ЦЕС вы сможете на Двадцать третьей конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 25-27 сентября 2019 года в Воронеже.

Елизавета Гета

Комментарии