Ольга Баранова, ЛокоТех: «Последовательность привычных аудитору действий должна была лечь в логику СЭД, не сломав устоявшиеся алгоритмы»

Ольга Баранова, начальник управления методологии внутреннего аудита, ЛокоТех, спикер Шестой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», рассказала CFO Russia об автоматизации мониторинга устранения недостатков в ЛокоТех.

Что представляет собой в вашей компании цикл мониторинга устранения недостатков? Из каких процедур он состоит?

Для устранения одного недостатка в системе может быть разработано несколько корректирующих мероприятий, затрагивающих разных функциональных руководителей в рамках одного бизнес-процесса. Пока все мероприятия не будут исполнены, недостаток остается «открытым». Мероприятия могут дорабатываться и находиться на исполнении, пока внутренний аудитор не подтвердит факт устранения недостатка. Отсюда и рождается цикл.

Цикл мониторинга устранения недостатков представляет собой совокупность мероприятий как со стороны внутреннего аудита, так и менеджмента, и направлен на повышение эффективности существующих бизнес-процессов. Мониторинг начинается с выявления и согласования недостатка с владельцем бизнес-процесса, внутренний аудит которого был проведен.

Поясните, что входит в процесс согласования?

Согласование – это процесс, в рамках которого проводится обсуждение найденного недостатка с владельцем процесса, идет обсуждение и выработка единой позиции. Ведь если владелец процесса не будет согласен с недостатком, он может саботировать исполнение мероприятий, считая их навязанным обязательством по надуманной проблеме.

После того, как стороны согласуют недостаток по сути, аудиторы делают запросы владельцам бизнес-процессов на разработку корректирующих мероприятий. Разработанные мероприятия проходят согласование у внутренних аудиторов: они проверяют соответствие заявленного мероприятия и его результата выявленному недостатку. После формируется план корректирующих действий. Он хранится в системе, а мероприятия отправляются на исполнение. Подтверждением исполнения может послужить приложенный к мероприятию регламент, фотофиксация какого-либо действия, внешнее письменное подтверждение, и прочее.

Как давно этот цикл был у вас автоматизирован? По каким критериям вы выбирали решения для его автоматизации?

Мониторинг мы перевели в автоматизированный формат в конце 2018 года. До внедрения автоматизированного решения весь учет недостатков и мероприятий велся с помощью табличного редактора Excel, и контроль исполнения осуществлялся вручную каждым внутренним аудитором в зоне его ответственности. Рыночные программные продукты для аудиторов анализировались с точки зрения функциональных возможностей для работы с недостатками и корректирующими мероприятиями после окончания внутреннего аудита, а не документарного сопровождения процесса аудита. Несомненно, стоимость также сыграла не последнюю роль. Сопоставив эти факторы, мы выбрали вариант разработки собственного модуля в рамках используемой в компании системы электронного документооборота (СЭД). Это решение позволило органично встроить процесс устранения недостатков в операционную работу сотрудников компании.

С какими основными трудностями вы сталкивались при автоматизации мониторинга? С помощью каких подходов и инструментов удалось это трудности преодолеть?

Последовательность привычных аудитору действий должна была лечь в логику СЭД, не сломав устоявшиеся алгоритмы. Поэтому трудности в автоматизации начались с того, чтобы грамотно описать свои требования бизнес-аналитику компании-интегратора для дальнейшего формирования ТЗ для программистов.

Следующей трудностью в реализации нашей задачи по мониторингу было научить пользователей грамотно работать в модуле СЭД «Внутренний аудит». И тут работа велась не только с функциональными руководителями, которые должны были устранять выявленные недостатки, но и с внутренними аудиторами, чтобы все участники цикла мониторинга легко ориентировались в типовых маршрутах и терминологии. Мы регулярно проводим обучающие вебинары, показываем в режиме реального времени, как ведется работа с недостатками и мероприятиями. Записи вебинаров находятся в свободном доступе, и каждый новый сотрудник может с ними ознакомиться. Однако это не единственное решение. Также было проведено обучение специалистов ИТ-службы, которые помогают пользователям при возникновении проблем в работе с модулем.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте ЛокоТех вы сможете на Шестой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», которая пройдет 12 августа 2021 года.

Алиса Попова

Комментарии