Анна Малахова, АДВ: «Постоянная приоритизация задач позволила достичь необходимого результата на каждом участке внедрения»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» в номинации «Лучшая команда по внедрению ЭДО» – АДВ. Анна Малахова, руководитель проектного офиса АДВ, рассказала CFO Russia о предпосылках внедрения ЭДО, поделилась опытом подбора внутренней и команды подрядчиков, а также объяснила суть подхода, который позволил достичь максимального результата для компании на каждом из этапов внедрения проекта.

Расскажите вкратце о вашем проекте по внедрению ЭДО. Какими были предпосылки перехода и какие цели стояли перед вами?

В компании не первый год идет программа изменений, которая затрагивает все сферы работы. Одним из крупных проектов был переход на электронный документооборот. Проект был шире, чем просто внедрение ЭДО, и стал шагом к полноценной системе электронного документооборота (СЭД).

Ключевым драйвером внедрения СЭД стал перевод большинства сотрудников компании на удаленную работу в период пандемии. Тогда мы поняли, что нужно искать систему, в которой можно выстроить процессы согласования и подписания с помощью ЭЦП внутренних документов, документов с подрядчиками и клиентами, учитывая, что у нас большое количество юрлиц (более двадцати) и около 1500 контрагентов.

Еще одна банальная причина перехода на СЭД – частые потери бумажных документов, особенно когда документы идут из регионов нашей необъятной родины. И, конечно, скорость получения этих документов.

Также мы проанализировали, что СЭД позволит оставить часть сотрудников на удаленке, и это снизит расходы на содержание офисных площадей.

Переход на СЭД позволит выстроить единые процессы в группе компаний и создать единый электронный архив бухгалтерских документов, чтобы удобно и быстро получать доступ к электронным документам при запросах из налоговой инспекции, аудите, от клиентов или подрядчиков.

Какими подходами вы руководствовались при подборе команды внедрения проекта?

У нас было две команды – внутренняя и команда нашего подрядчика компании Bellerage.

При выборе команды подрядчика мы ориентировались на компетенции и опыт (примеры успешного внедрения подобных проектов), рациональный подход и клиентоориентированность. Мы ожидали бизнес-партнерства, а не обычного исполнения обязательств. Хотели, чтобы в ходе проекта подрядчик интегрировался в нашу команду и помогал нам с методологией, разработкой и внедрением. В результате считаем, что выбранный партнер оправдал наши ожидания.

При формировании внутренней команды мы выбирали сотрудников, ответственных за то или иное направление, из различных отделов: ИТ, бухгалтерия, финансы, юристы. Также ориентировались на проактивность, умение быстро предоставлять актуальную информацию и адаптироваться к изменяющимся условиям проекта.

Как вам удалось добиться синергии с командой подрядчика?

Мы использовали Agile-подход. То есть вместо того, чтобы делать глобальное обследование и разрабатывать все, что исследовали, мы двигались инкрементально. В первую очередь мы провели верхнеуровневое обследование, а затем выделяли небольшой фрагмент, обследовали его глубже и внедряли, затем обследовали следующий и внедряли. Это позволило синхронизировать ожидания сторон и быстро добиться нужного результата.

Помимо уверенности в компетенциях обеих команд очень важная составляющая – это партнерское взаимодействие и «химия» между участниками проекта, взаимопонимание. Мы приглашали команду подрядчиков практически на все внутренние встречи, посвященные переходу на ЭДО. Также знакомили их со всеми ключевыми лицами нашей компании. Мы проводили не только регулярные встречи, но и периодические совместные выезды, на которых общались в неформальной обстановке. Такой подход постоянного взаимодействия не только на работе, но иногда и вне ее, помог сформировать единую команду.

Какие правила в команде помогли добиться желаемого результата?

Мы постоянно работали с приоритизацией задач. Бизнес – живой организм, который всегда находится в движении, поэтому на каждом конкретном этапе мы смотрели, что важнее сделать сейчас. Благодаря этому на каждом участке внедрения мы достигали необходимого результата для компании. Прежде всего, мы развернули необходимую техническую инфраструктуру. А после этого, в рамках первого этапа проекта, мы внедрили СЭД внутри группы компаний для управления параметрами рекламных проектов, чтобы внутри вся группа компаний работала как единый механизм. Параллельно, чтобы не терять времени, мы подключали клиентов и подрядчиков не к общей СЭД (1С: Документооборот), а к Диадоку. Уже потом мы переводили их на нашу систему электронного документооборота.

Плюс активное участие и заинтересованность в проекте топ-менеджмента группы поддержало темпы внедрения внутри компании и помогло замотивировать всех сотрудников на бескомпромиссный переход на новую систему. Это еще один секретный компонент.

Кроме того, мы всегда открыто говорили о проблемах. Мы создали правильное количество каналов коммуникаций: помимо личных встреч, есть Telegram-канал, где служба техподдержки могла напрямую решать вопросы с подрядчиком. Со всей командой мы оставались на связи практически всегда, чтобы быстро реагировать на форс-мажоры.  

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» важно для вашей компании?

CFO Russia – признанная площадка для обмена профессиональным мнением. АДВ получала много призов по основному виду деятельности – рекламе. Однако получение награды в этом конкурсе и признание наших достижений профессиональным сообществом позволяет заявить о себе как о компании, которая состоялась и в части ИТ. В современном мире инноваций и технологий для нас это очень важно, как для любого активно развивающегося бизнеса!

Мария Кириченко

Комментарии