Как измерить эффект от внедрения системы онлайн-обучения

Как измерить эффект от внедрения системы онлайн-обучения 15.02.2022

Существует миф, что эффективность обучения сотрудников невозможно измерить в точных цифрах. На самом деле так получается, когда для оценки берут неподходящие метрики или используют их неправильно. Метрики монетизации, которые подходят для корпоративного обучения, формируют картину, основанную на точных данных. В этой статье я расскажу, как грамотно рассчитать эффект от внедрения СДО и обучающих курсов.

Зачем измерять эффективность онлайн-обучения

Эффективность обучения — это оцифрованные данные, которые показывают, что и насколько улучшилось после внедрения образовательных программ для сотрудников. 

Они могут быть полезны в нескольких случаях:

  • Компания хочет автоматизировать и перенести в онлайн часть процессов и хочет прогнозировать эффективность этих действий.
  • Компания планирует покупку инструментов для обучения (например, СДО) и хочет оценить её целесообразность.
  • HR-специалисту нужно обосновать необходимость затрат на обучение и получить бюджет.
  • Компания уже проводит онлайн-обучение и хочет выявить сильные и слабые места, чтобы понять, что нужно улучшить.
  • Руководитель хочет понять, окупаются ли вложения в обучение сотрудников.
Зная точные цифры, можно понять, приносит ли онлайн-обучение пользу компании, что можно улучшить и на чём сэкономить при его организации.

В чём сложность расчёта эффективности

Часто затраты на обучение находятся в разных статьях бюджета, поэтому их легко пропустить и не учесть. Чтобы получить общую картину и посмотреть, сколько компания сэкономит на внедрении онлайн-обучения, нужно собрать все расходы вместе. При этом расходы могут быть не только прямыми, но и косвенными или скрытыми. Например, время, которое тратит дизайнер в департаменте маркетинга на оформление курсов. Или рабочие часы супервайзера, который постоянно обучает новичков одному и тому же. Если считать затраты только из первой категории, картина будет неполной. 

Другая сложность связана с тем, что часто компания берёт для расчётов те показатели, которые кажутся очевидными. Например, логично, что обучение помогает менеджерам продавать больше, а курсы по безопасности на производстве снижают риск травм. Но если перевести это в цифры, окажется, что на продажи и безопасность влияет много факторов. Вычленить из них эффект от обучения очень сложно.

Не стоит пытаться посчитать всё, даже если эффективность кажется очевидной. Лучше использовать четыре простых монетизируемых метрики, о которых мы расскажем ниже.

С помощью каких метрик измерять эффективность

Метрики — это показатели эффективности обучения, выраженные в конкретных цифрах. Например, количество средств, сэкономленных при переходе на СДО. Существует около 10-15 метрик монетизации, которые позволяют оценить эффективность сотрудников компании. Однако для онлайн-обучения подходят только четыре из них — одна расчётная и три пилотных.

Расчётные метрики

Особенность расчётных метрик в том, что с их помощью можно посчитать эффективность заранее, до внедрения проекта.

Для онлайн-обучения используется метрика экономия бюджета на развитие персонала. Чтобы её рассчитать, объединяют все расходы на офлайн- и онлайн-обучение (тренинги, мастер-классы, семинары), от которых компания сможет отказаться после полного перехода на онлайн-обучение.

Пилотные метрики

Не все показатели эффективности можно оценить заранее. Например, нельзя предварительно рассчитать, насколько точно повысится производительность работников или как сократится время на онбординг. Для такого типа данных создают пилотные проекты. Они позволяют рассчитать эффективность до и после внедрения обновлений на коротком временном отрезке.

Метрика «эффективность персонала» рассчитывается для тех сотрудников, показатели работы которых можно измерить в конкретных цифрах. Например, эта метрика подходит для менеджеров по продажам или для специалистов службы поддержки. Для её расчёта измеряют результаты работы сотрудника до начала пилотного проекта и после.

Влияние платформы для дистанционного обучения на скорость запуска продукта также можно оценить с помощью пилотного проекта. С помощью СДО можно быстро передать сотрудникам информацию о новом продукте и о способах работы с ним. А скорость запуска напрямую влияет на то, как быстро компания начнёт получать прибыль. Пилот помогает рассчитать, как изменится скорость запуска до и после внедрения дистанционной платформы.

Ещё одна метрика — скорость онбординга и адаптации линейного персонала. Поскольку процесс ротации линейного персонала неизбежен и в некоторых компаниях составляет 20-30% кадрового состава, важно ускорить процесс адаптации новичков без лишних затрат и без потери качества. Платформа для дистанционного обучения помогает автоматизировать процессы пребординга и онбординга, а пилотный проект позволяет проверить, как изменились затраты времени и средств до и после внедрения СДО.

Как правильно считать пилотные метрики

Чаще всего с расчётными метриками вопросов не возникает. Они наглядны и легко поддаются предварительному расчёту на основе тех данных, которые уже есть у компании. Пилотные метрики требуют тщательной подготовки, поэтому о них нужно рассказать подробнее.

Пилот — это проект с чёткими временными рамками. Его создают для того, чтобы оценить, насколько экономически выгодным будет внедрения нового инструмента или подхода. Чтобы данные пилота получились достоверными, нужна тщательная подготовка. Часто для участия в проекте выбирают две похожие аудитории. На одной группе тестируют новые инструменты, а на другой — нет. После этого сравнивают результаты, полученные в разных аудиториях, и делают выводы о целесообразности внедрения новой идеи. Для чистоты эксперимента желательно, чтобы сотрудники не знали о том, что участвуют в тестировании. 

Бюджет на пилот для внедрения системы дистанционного обучения складывается из стоимости её аренды или покупки (0-10% бюджета, часто есть бесплатный тестовый период), внедрения (30%) и недополученной прибыли (60%). 

Организация пилота — затратное мероприятие, которое отнимает время и силы. Проводить его стоит в том случае, если компания не может изучить похожий проект компании из той же сферы.

Как рассчитать расходы на обучение и внедрение СДО

Важно понимать, что затраты на адаптацию и обучение сотрудников есть практически у каждой компании. Если такие расходы не заложены в бюджет, значит компания тратит или теряет деньги, не осознавая этого. В этом случае нужно смотреть на скрытые расходы и искать пути для их оптимизации.

Другая распространённая ошибка — считать только прямые расходы на обучение. Например, компания учитывает только оплату работы тренера, но не учитывает потерю целевого времени работника или потери из-за малоэффективной работы неадаптированных сотрудников. Чтобы получить полную картину важно считать прямые, косвенные и скрытые затраты.

Прямые расходы:

  • оплата работы тренеров, работающих в компании;
  • оплата работы внешних тренеров;
  • затраты на командировки для сотрудников;
  • печать раздаточных материалов;
  • покупка и/или разработка учебного материала;
  • ИТ-системы и сервисы, обеспечивающие процесс обучения (Zoom, корпоративный портал, облачное хранилище и т.д.)
  • аренда и оформление учебных площадей, питание.

Косвенные расходы:

  • зарплата персонала во время обучения новичков;
  • вменённые издержки (недополученная прибыль из-за того, что штатные специалисты тратят рабочие часы, обучая других);
  • затраты на подбор и онбординг новых сотрудников;
  • оплата работы сотрудников во время адаптации (до того, как они вышли на уровень производительности опытного сотрудника);
  • пост-тренинговая ротация и увольнения персонала.

Скрытые расходы:

  • потеря целевого рабочего времени;
  • инциденты и ошибки в работе из-за недостаточной проверки уровня знаний сотрудников;
  • низкая эффективность работы необученных сотрудников.

Эффективность и экономическую целесообразность внедрения онлайн-инструментов для обучения можно оценивать в точных цифрах. Главное — не пытаться рассчитать всё, а выбирать простые монетизируемые метрики, о которых рассказано в статье. А для точности расчётов важно учитывать не только прямые, но косвенные затраты, а также скрытые расходы.

Предлагаем рассчитать эффективность существующей в вашей компании системы обучения сотрудников и предоставляем бесплатный демо-доступ к полнофункциональной версии платформы Эквио.

Алексей Вагин, генеральный директор компании Эквио

______________________________________________________________________

Узнать больше о том, как построить эффективную систему обучения сотрудников, вы сможете на Третьей конференции «Развитие системы корпоративного обучения и управление знаниями в корпорации», которая пройдет 8-9 июня 2022 года. 


Наверх