Зачем компаниям автоматизировать процессы бюджетирования? Говорим с экспертом в области автоматизации финансового учета RDV Еленой Веренич

В текущих реалиях развития бизнеса с учетом фундаментальных изменений, которые серьезно затрагивают экономический сектор, компании оперативно ищут новые пути и решения для грамотного планирования своих расходов и выручки, прогнозирования финансовых показателей, выстраивания правильной системы бюджетирования. 

Большинство компаний уже пришли к тому, что для оперативного контроля бюджета требуется автоматизация. Она позволит уйти от ручного сбора фактических данных, составления план-фактного анализа и вести бюджет в онлайн-режиме, оперативно внося необходимые изменения по ходу работы. 

Благодаря автоматизации контрольной функции система полностью «заведует» процессами изменения бюджета, тем самым компания может оптимизировать свою деятельность, перераспределяя ресурсы на другие задачи. 

Сейчас к процессам автоматизации подходит множество компаний, но зачастую эффект от проведения автоматизации не соответствует ожиданиям и не решает полностью задачи, которые перед ней были поставлены.

Разобраться со всеми нюансами автоматизации систем бюджетирования, понять, на что стоит обратить внимание в первую очередь при выборе конкретной системы, поможет Елена Веренич, руководитель направления автоматизации финансового и управленческого учета компании RDV. 

Елена, скажите, всем ли компаниям поможет автоматизация контрольной функции бюджетирования? 

Да, практически всем. Исключение могут составлять небольшие фирмы, которым для контроля бюджета не нужны автоматизированные системы, им для работы хватает Excel. В случае же, если компания работает с большим объемом данных, имеет несколько подразделений, юридических лиц, то при осуществлении контроля бюджета в ручном режиме, во-первых, возникает большая вероятность человеческого фактора, во-вторых, это рано или поздно приведет  к «раздуванию» штата финансовых менеджеров. 

На сегодняшний день на рынке такие квалифицированные специалисты довольно высоко ценятся – и в данном случае легко посчитать, какие затраты понесет компания. Собственно, рациональнее будет автоматизировать контрольную функцию бюджетирования, тем более что здесь не нужно изобретать велосипед, так как функционал подлежит конкретному алгоритму.

Расскажите подробнее, в чем все же суть этой контрольной функции? 

Например, на начало года организация запускает бюджетную кампанию, планирует свои расходы, чтобы понимать свой будущий результат, то есть выстраивает стратегию развития на определенный период. Обычно бюджет формируется в разрезе ЦФО и конкретных финансовых статей. Плюс отдельно по проектам, если компания ведет проектную деятельность. Таким образом, получается 3 основных аналитики.

Собственно, далее идет контроль и исполнение бюджета. Производятся конкретные расходы, которые должны контролироваться, при этом должно оперативно проверяться наличие средств в разрезе той или иной аналитики, которую запланировали. Именно этот путь и составляет суть контрольной функции бюджетирования, которую требуется автоматизировать.

Елена, а какие есть подходы в организации контрольной функции в бюджете компании? 

Существует 2 основных подхода, которые применяются, когда мы говорим про бюджетирование денежных средств (БДР). Первый подход, когда мы идем от обязательств по заключенным договорам. В данном случае мы не контролируем конкретный расход на текущую дату, а контролируем заключенные обязательства.
 
 Представим, что в этом году мы потратим 20 млн рублей. При заключении договора, как  только он подписан с обеих стороны, данные средства должны встать в резерв и «съедаться» отдельными заявками на расход, либо же сразу «съедаться» лимитом (который распространяется на сумму, указанную в договоре). 

Мой последний опыт доказывает, что намного эффективнее и проще работать с созданием резервов. Контрольные значения по сформированному бюджету ложатся в резерв, откуда мы начинаем брать конкретные средства путем формирования заявок на потребность или заявок на расход. 

А что произойдет, если по каким-то статьям ЦФО не хватит выделенного на этапе планирования бюджета? 

Тут речь уже идет об актуализации бюджета. В данном случае требуется согласование превышения бюджета или же бюджет забирается из другой статьи. Обычно руководитель в рамках своего ЦФО может сам контролировать бюджеты и при необходимости перебрасывать со статьи на статью. 

Если же средств не хватает в целом в конкретном ЦФО, то финансовым менеджером оформляется заявка/создается документ в системе на пересмотр бюджета. И далее руководство говорит, откуда можно получить недостающие деньги (взять «у соседа» или же увеличить полностью бюджет ЦФО). 

Соответственно, все эти операции должны быть автоматизированы, чтобы процесс проходил быстрее. 

Также важно, чтобы актуализация бюджета производилась по скользящей или непрерывной модели (rolling budget). То есть компания спланировала бюджет на 12 месяцев, месяц истек, в систему внесли фактические данные, а остаток распределили на оставшиеся месяцы, добавив 12й месяц. Таким образом, контрольная функция включена помесячно или поквартально, и на любую дату есть всегда прогноз на 12 месяцев вперед. 

На практике есть компании, у которых бюджетный период составляет квартал, а компании с более стабильным бизнесом ведут бюджет помесячно. 

Все перечисленные процессы и функции автоматизируются. Расскажу подробнее, каким образом.  

Существует бюджетная процедура, которая настраивается для каждой из ЦФО. Далее бюджет консолидируется на уровне компании, согласовывается с руководством (вносятся корректировки или принимается полностью). То есть проходит несколько итераций, пока мы не добьемся конечного результата согласования с учетом планов развития компании. 

В моей практике работы с разными компаниями часто встречала модели, по которым идут отдельные согласования заявки на расход и на расходование денежных средств. Считаю, что это ненужная двойная процедура, которую с помощью проведения автоматизации можно избежать. Получается, когда мы согласовали заявку на расход, где стоит примерная дата оплаты, то мы изначально понимаем, что в этом месяце мы заплатим конкретную сумму. В этой же заявке на расход указана дата оказания услуги – таким образом, не требуется делать отдельно заявку на расходование денежных средств, так как она формируется автоматически. 

Собственно, согласно нашей методологии мы предлагаем клиентам не делать двойную работу и ставить заявку на расходование денежных средств на автосогласование. Главное, чтобы она вовремя попала на оплату, чтобы казначей смог учитывать ее при формировании планов по расходу денежных средств. 

Скажите, с помощью каких систем можно провести автоматизацию контрольной функции бюджетирования? 

Существуют 3 основных варианта, которые позволяют это реализовать: 1С:Управление холдингом, подсистема БИТ.ФИНАНС и 1С:ERP.Управление холдингом. 

• 1С.Управление холдингом подходит больше для компаний, которые оказывают различные услуги;
• БИТ. ФИНАНС, надстройка, которая может быть установлена на разных базах. Она подходит больше для среднего бизнеса. 
• Производственным и торговым компаниям подойдет, разумеется, 1С:ERP.Управление холдингом. Функционал системы включает в себя широкие возможности в плане закупочной деятельности и бюджетирования, имеет продвинутый функционал в плане казначейства, управленческого учета и МСФО. 

При выборе той или иной системы важно обращать особое внимание на такие факторы, как:

• объемы, с которыми работает компания (для поддержания комфортной работы пользователей система не должна виснуть и тормозить);
• система должна обеспечивать требуемую заказчиком аналитику (в ней должны быть расширенные данные для анализа оперативного и финансового контура).

На выбор влияют многие факторы: чем занимается компания, какая у нее модель учета, какая транзакционность, что уже настроено в компании и как она хочет развивать свою систему. Все это влияет на выбор ИТ-архитектуры. И здесь важно обратиться к знающим специалистам с опытом, которые расскажут, какие есть риски, насколько хватит выбранной системы и многое другое. 

Сколько обойдется бизнесу автоматизация бюджетирования, и что нужно, чтобы не спустить деньги «в трубу»?

Все зависит от пожеланий компании. Иногда к нам обращаются компании, которые хотят выстроить функциональную систему с максимально детализированной аналитикой. И здесь они опираются, прежде всего, на пожелания финансового департамента. Но загвоздка в том, что работать с системой в 90% будут операционные менеджеры. И чем сложнее будет система и чем больше времени будет тратить рядовой сотрудник на прохождение контроля, тем, соответственно, ниже будет эффективность его в текущей работе и меньше будет желания работать в данной системе.

И у нас был подобный случай, когда мы сразу же утвердили все потребности заказчика, сделали все по максимуму, автоматизировали все возможные функции, но, увы, система не взлетела. Когда начали внедрять ее в жизнь, менеджеры просто не захотели с ней работать. Поэтому на своей практике я убеждаюсь, насколько важно иметь баланс. 

Для этого нужно сначала определиться с моделью бюджетов и организации контрольной функции, подобрать нужную систему и правильную архитектуру. И здесь мы всегда советуем начинать с разработки MVP-модели, благодаря которой пользователи могли оценить изменения, понять, насколько им комфортно работается в системе. 

И уже в ходе работы с MVP вносятся необходимые доработки, учитываются нюансы и пожелания от заказчика. А главное, что на этом этапе внести корректировки намного проще и дешевле, пока не сделали «космос», который исправить намного сложнее и затратнее. 

Елена, скажите, пожалуйста, а какой подход вы используете в своей работе? 

Придерживаемся командного подхода. Как с нашей стороны, так и со стороны заказчика. Так как наша компания включает в себя методологов, интеграторов, архитекторов, бизнес-аналитиков, то к любому проекту мы подходим комплексно. Мы детально анализируем бизнес клиента, помогаем ему определиться с точками опоры – с чего нужно начать и куда двигаться, помогаем разобраться в каждой системе, чтобы не было неверно принятых решений уже в начале работы и, конечно, ответственно подходим к этапам реализации и дальнейшего сопровождения бизнеса клиента. 

Реализованные проекты компании RDV.