Георгий Хачидзе: «Бюджет урезается, а качество управленческой информации растет»

Таких расслабленных условий, как прежде, больше не будет. Высокая стоимость капитала, турбулентность в экономике – все это, с одной стороны, является вызовом для бизнеса, а с другой – открывает и новые возможности. Несмотря на сокращение расходов, в том числе и на подготовку отчетности, планирование и управление эффективностью деятельности, необходимо обеспечивать менеджмент управленческой информацией даже более высокого качества, чем прежде. В этом могут помочь аналитические системы, о плюсах которых я бы и хотел рассказать в этой колонке.

Планирование, прогнозирование, моделирование

Когда внешняя среда настолько турбулентная, может показаться, что «прогноз» и «план» теряют смысл. Однако это не так: важно знать, что у нас впереди стало еще критичнее, ситуация требует быстрой и адекватной реакции на изменения внешней среды. Корректировать планы и прогнозы быстро и с приемлемыми издержками возможно лишь при должной интеграции планирования. Например, должна быть сильная связь между производственными и финансовыми планами/прогнозами.

Излишняя детальность и громоздкость планов и прогнозов также сдерживают скорость их изменения.  Модели (включая и те, которые живут в аналитических автоматизированных системах) должны быть построены таким образом, чтобы можно было быстро пересчитать их при изменении ключевых драйверов бизнеса, а их детализация не является синонимом точности, и должна снижаться, чтобы не перегружать системы и людей.  За последние два года многие компании значительно снизили детализацию планов и прогнозов, увеличив опору на ключевые драйверы бизнеса, укрупненные нормы и нормативы

Еще одним очень важным фактором, «смазывающим» машину планирования и прогнозирования, является  стандартизация моделирования. Не секрет, что экономисты и аналитики в компании обмениваются большим количеством разных расчетов и моделей, сделанных в Excel и внутри аналитических систем. При отсутствии общих стандартов моделирования в компании, тем более основанных на лучшей практике, время на понимание таких моделей у проверяющих их увеличивается, а риски ошибок серьезно вырастают. На мой взгляд, целесообразно продвигать принципы моделирования, задолженные в стандарт FAST.

Надо помнить и о правильном понимании опасности. Сформировать его помогают многосценарность прогнозирования и анализ чувствительности. Эти методы компании используют все чаще, в основном при моделировании и анализе инвестиционных вложений.

Улучшение качества управленческой информации

Качество управленческой информации будет выше, если учитывать следующие тенденции развития генерирующих ее аналитических систем:

• Критическая оценка потребности в информации.

  Чем больше объем требуемой информации (чаще всего выражается в отчетах), тем больше труда требуется от аналитиков, сложнее аналитические системы, а значит, больше трудозатрат по поддержке систем. Как показывает опыт, от некоторых отчетов можно отказаться без каких-либо потерь

• Максимальная автоматизация рутинных процедур и отчетности

  Такие рутинные процедуры, как расчет средних величин, величин накопленным итогом, сравнений квартал к кварталу и год к году, отклонений план/факт/прогноз, расчет стандартных удельных показателей, агрегация по различным измерениям, расчеты для факторного анализа отклонений и т.п. -  наилучшие кандидаты для включения в аналитические системы. Тогда как расчеты гибкие, часто изменяемые, а также само исследование полученных после таких расчетов данных остается функцией человека

• Сближение различных видов отчетности

  Большинство компаний готовят различные виды отчетности - по РСБУ, по МСФО, управленческие. На мой взгляд, сближение методов подготовки отчетностей упрощает понимание информации и ее подготовку. Кроме того, целесообразно отказаться от сложных распределений косвенных затрат на объекты учета в управленческом учете. Тогда все менеджеры компании смогут оперировать при принятии решений показателями типа «Контрибуционная Маржа», не учитывающими распределений. Это позволит повысить качество принимаемых решений, а также сильно упростит и работу менеджмента, и аналитические системы

• Хорошая проработка справочников и качественное управление НСИ (MDM).

  Хорошая проработка, стандартизация и унификация нормативно-справочной информации (классификаторов, аналитических справочников), таких как статьи затрат, проекты, этапы работ проекта и пр. позволят строить и системы, и аналитические системы с одинаковыми или очень близкими аналитиками. А это снижает как сложность самих систем (например, «мэппинг», требуемый при выгрузке данных из учета в аналитическую систему), так и трудозатраты сотрудников при выверке данных

• Визуализация данных и информации

  Не секрет, что экономисты и бухгалтера, сами работая с таблицами, закидывают ими же и пользователей информации – менеджеров. Однако мелкие «сухие» таблицы -  лишь данные, и информацией, по сути, не являются.  Даже небольшая их обработка и визуализация  (например, с помощью условного форматирования, графиков и диаграмм) превращает данные в наглядную информацию

• Возможность «самообслуживания» пользователей

  Если вы обеспечите руководство интерактивной панелью (Dashboard), то ему не придется приходится каждый раз запрашивать информацию или отдельные данные, т.к. интерактивность панели позволит самостоятельно получить их одним кликом мышки

• Концентрация на удельных показателях

  Практический эффект от бюджетов, основанных на детальных абсолютных показателях невелик в динамичной бизнес-среде. Поэтому имеет смысл снижать объем абсолютных показателей, агрегируя их в большие группы статей, и увеличивать объем удельных показателей. Не только планирование, но и мониторинг работы бизнесов целесообразнее основывать на методах, базирующихся на удельных показателях

Однако делать элементарные расчеты в больших объемах очень трудно. Именно этой рутиной и должна, в первую очередь, заняться аналитическая система. Без таких систем, подобные расчеты вызовут рост трудозатрат и, в итоге, численность персонал, не говоря о снижении его мотивации.

Поэтому, на мой взгляд, компаниям имеет смысл вложится в разработку и внедрение аналитических систем, приведение в порядок разных классификаторов (включая сам план счетов), их унификацию и стандартизацию. Но на этом нельзя останавливаться. После внедрения аналитической системы необходимо продолжать совершенствовать качество управленческой информации, скорость реакции на изменения бизнес-среды, не увеличивая трудозатраты и административно-управленческие расходы.

Директор Департамента Консолидированной
Отчетности, Планирования и Управления
Эффективностью Деятельности, ГК «Интегра»
Георгий Хачидзе

Комментарии