Управление бизнес-процессами: как не пустить всё на самотёк и остаться в выигрыше?

Управление бизнес-процессами – это то, как компания создает, анализирует, корректирует и контролирует процессы, составляющие основу ее бизнеса. Это управление очень важно независимо от размера компании. Бизнес-процессы повышают производительность, уменьшают путаницу и ограничивают количество ошибок в компании. В этой статье я расскажу о факторах, которые надо учитывать при написании бизнес-процесса, и восьми ключевых правилах описания этого процесса.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы и структурированы. Только так можно достичь желаемого результата. При написании бизнес-процесса, который повысит эффективность вашей компании, нужно учитывать определенные факторы.

Системность. Процессы должны быть соединены между собой и согласованы с людьми, которые их выполняют.  Это способствует порядку, точному и оптимальному по времени выполнению задач. Системность появляется только тогда, когда вашим сотрудникам понятны  должностные обязанности, задачи и процессы взаимодействия. При наличии хорошо написанных правил работы и при выполнении их коллективом можно получить системный бизнес.

Непрерывность. Каждый процесс должен заканчиваться тем шагом, с которого начинается следующий процесс или следующее звено, чтобы цепочка не прерывалась. Это поможет всё контролировать и заранее ставить цели на будущее.

Взаимодействие. Чтобы бизнес хорошо функционировал, разные звенья или отделы компании обязательно должны взаимодействовать. Кроме того, в бизнес-процессе всегда назначаются ответственный за достижение результата  и исполнитель. Это могут быть разные люди. Если бизнес большой, то ответственный – это обычно начальник отдела, а исполнители – его подчиненные.

Регламенты. Которые не только описывают систему операций и взаимодействие исполнителей, но и помогают оценить качество выполняемой работы. Их нужно прописывать, когда вы только начинаете найм сотрудников. Для этого можно привлечь человека, который поможет разложить всё по полочкам, но по большей части владельцы бизнесов их стандартизируют. Чем больше компания, тем большим количеством  регламентов она обрастает. Как часто нужно эти регламенты обновлять – зависит от специфики бизнеса и производства при его наличии. Выполнение регламентов на местах проверяют и контролируют руководители отделов.

Управление бизнес-процессами – это не управление задачами или проектами. Оно больше сосредоточено на повторяющихся и текущих процессах согласно определённой схеме. Есть 8 правил описания бизнес-процесса:

1. В одном бизнес-процессе должно быть 7-12 шагов. Если их меньше, считается, что бизнес-процесс недостаточно описан и не несет никакой управленческой ценности. Если больше – начинается путаница. В этом случае лучше раздробить процесс на более мелкие или объединить шаги.

2. У каждого шага должна быть единая глубина детализации. Нужно выделять только те шаги, которые являются важными с точки зрения бизнеса. Не нужно «копать глубоко», но при этом важно не упустить значимое.

3. В описании не должно быть глубоких объяснений. Каждый шаг должен быть как черный ящик. Сначала нам всё равно, что внутри, но по мере погружения и осознания процесса мы начинаем детализировать.

4. Должна быть максимально длинная логическая цепочка, чтобы было полное понимание у всех участников процесса.

5. Важен полный линейный ход бизнес-процесса. Необходимо планировать все шаги процесса последовательно, цепочкой, и описывать его досконально со всеми возможными вариантами развития событий. Если вдруг появится какой-то исключительный случай, то наверняка это будет уже другой бизнес-процесс.

6. Название шага в бизнес-процессе должно быть отглагольным существительным.

7. Описание шага должно быть с единой точки зрения.

8. Описывать бизнес-процесс нужно таким, какой он есть на данный момент, как он выполняется сейчас. Плюс добавляется зона ближайшего развития.

Для управления бизнес-процессами существует много сервисов, но панацеи нет: кто-то пользуется специальными программами, а кто-то прибегает к консультациям извне. Чтобы понять, как лучше действовать именно в вашей ситуации, нужно попробовать разные варианты.

Управляя бизнес-процессами, компания сможет обеспечить оптимальную работу всех отделов, выполнять повседневные операции более эффективно, улучшить и оптимизировать сложные операции, реализовать большие цели.

Алексей Максимченков, ведущий бизнес-ментор в Санкт-Петербурге, преподаватель и основатель Бизнес-школы, предприниматель, инвестор

Комментарии

Мария, ноября 16, 2021 5:06 pm

Интересное описание 8 правил, но я бы выделила ещё одна - отношение в коллективе