Автоматизируй это: три первых шага в сторону цифровой трансформации

Экономия ресурсов и времени при помощи автоматизации – новая реальность.  И если до 2020 года организации могли думать об этом в комфортном неторопливом режиме, то теперь, когда мы внезапно оказались в новом мире, им «нужно бежать в два раза быстрее, чтобы оставаться на месте». Ведь рядом с нами и ритейлеры, которые экономят миллионы рублей, используя роботизацию процессов и 3-4 сотрудников Центра компетенций, и банки, сокращающие время обработки запросов с 2 минут до 3 секунд, экономя при этом примерно 30 человеческих рабочих единиц. Отставать непозволительно для организаций, которые хотят не только выжить, но и процветать в новой модели ведения дел. Но как начать движение в правильном направлении – это пока что вопрос для многих.

Своими рекомендациями по этой теме поделился Кристиан Уэллс, эксперт по роботизации процессов, руководитель клиентского офиса Blue Prism в России.

Раскрыть весь потенциал автоматизации предприятия не всегда легко. Часто компании, которые готовы сделать первые шаги в автоматизации, говорят, что им трудно определить, какие процессы они должны автоматизировать, как расставить приоритеты на пути к автоматизации, как спроектировать, а затем как управлять своими проектами по автоматизации. Может потребоваться время, чтобы определить наилучшие задачи для роботов и убедиться, что они эффективны в своей роли. Ниже представлены шаги, которые нужно предпринять компаниям, находящимся в начале пути.

Куда ведет автоматизация

Пожалуй, это первый вопрос, на который должна ответить компания. Нужны цель и мотивация. Они бывают разные, но есть два классических варианта. Первый – цифровая трансформация: подразумевает цифровизацию и новый способ ведения работы организации в целом. Второй – повышение эффективности отдельных участков. Эти две цели прекрасно обслуживаются технологией RPA.

1. Выбираем подход к автоматизации

Делать можно быстро и просто (циклично) либо углубленно и детально (более классический подход). Путь зависит от цели. Все зависит от того, какие параллельные инициативы ведутся в вашей организации. Если общая инициатива организации – инжиниринг, то лучше идти по второму варианту, то есть детально и глубоко. Ту информацию, которую мы находим путем аналитики, мы используем где-нибудь еще для повышения эффективности даже без роботизации.

Если же наша цель – цифровая трансформация с фокусом на роботизации, тогда лучше автоматизировать быстро и просто. Общий подход похож на agile в разработке ПО – циклично и обязательно с анализом полученных результатов.

Роботизация – это цикличный и гибкий процесс. Цикличный, потому что в нем не подразумевается завершения (роботизировав один процесс, компании переходят на следующий и т.д.); гибкий – потому что в процессе сотрудники узнают что-то новое и учатся.

2. Занимаемся оповещением организации

Здесь речь идет о коммуникации внутри компании, и это путь от ознакомления к заинтересованности. Очень важно делиться планами, заинтересовывать людей в департаментах, рассказывать им об RPA. Коллеги должны понять, почему они должны вам помочь.

Делитесь победами. Каждый раз, когда вы автоматизировали процесс, у вас хорошо получилось, вы видите повышение эффективности и позитивный опыт клиентов и сотрудников, этими новостями нужно делиться. Если вы потерпели поражение, что-то не получилось, нужно изучать причины, затем менять подход и методологию и идти на следующий цикл. Для всех важно понимание, что автоматизация – это дисциплина, а не упражнение. Практика позволяет адаптироваться к возможностям и ограничениям в организации. Да, может быть общая методология и шаблоны для нескольких компаний, но каждая организация, так же, как каждый сотрудник, уникальны. Не пренебрегайте изучением культуры и стратегии организации. Планы по роботизации должны чётко соответствовать общему направлению и вписываться в культуру, чтобы быть принятыми и поддержанными. 

3. Выбираем процесс автоматизации

После того, как вы оповестили о своих планах коллег и рассказали им, что такое и для чего нужна роботизация, самое время перейти к опросам. Они помогут вам составить описание и квалификацию процессов. Важно помнить, что люди из разных департаментов, которым предлагается этот опросник, не являются экспертами RPA. Они эксперты в своих областях: в бухгалтерии, отделе кадров, логистике – поэтому с ними необходимо говорить на понятном языке. Опросник должен быть простым и не занимать много времени на заполнение, отрывая руководителей от их основных задач и текущей деятельности. Следующие вполне тривиальные вопросы в итоге дадут хороший объем информации центру компетенций.

• Описание монотонного и повторяющегося процесса в департаменте. Сотруднику достаточно описать его в нескольких предложениях.
• Размер рабочей группы, сколько там сейчас человек в штате.
• Объем работ.
• Вариативность.
• Время обработки каждой единицы работы.
• Назвать свои программы и системы. Как это выглядит: человек, который владеет определенным бизнес-процессом, должен сказать: «Этот бизнес-процесс базируется на почте, Excel, 1С и файловой папке, между ними все протекает».
• Использует ли процесс документацию: если документация бумажная, то, увы, нужно будет искать способ ее цифровизации. Если есть отсканированные документы, то нужно оценить количество – для распознавания текста.
• Что является потребителем  и производителем данных. Если при выстраивании полной карты процессов организации мы видим, что разные процессы из разных департаментов – это звенья одной цепи, то в итоге можно сделать сквозную роботизацию от начала и до конца. А если мы видим, что разные департаменты используют один и тот же процесс, сами того не зная, в итоге всего лишь нужно автоматизировать один процесс, просто у него много потребителей.
• Есть ли пошаговая точная документация бизнес-процесса? Если процесс можно задокументировать, значит, его можно роботизировать. Если есть жесткий регламент, правила и инструкции по тому, когда и почему принимать решение, это можно роботизировать. Такой документ становится прекрасным фундаментом для роботизации. Если такового нет, то нужно иметь в виду, что придется найти аналитика, который сможет такой процесс задокументировать – это дополнительная затрата сил и времени.

Благодаря таким вопросам и ответам можно понять, насколько это гомогенный поток работы, есть ли у него высокие и низкие моменты, как долго все обрабатывается и как долго оно может обрабатываться – есть ли максимальный срок. Здесь мы получаем метрику, и теперь можем квалифицировать работу, трудозатраты, необходимые компетенции и выгоду. Надо сказать, что и процессы подготовки уже частично автоматизированы лидерами RPA – существует пакет инструментов, которые облегчают идентификацию, развертывание и масштабирование автоматизации, плюс сокращают стандартное время планирования и проектирования на 70%, и, как результат, позволяют получить больше пользы от цифровых сотрудников.

Ответы, полученные из опросника, необходимо сопоставить с возможностями и целями организации. На этом этапе можно обращаться к партнерам, так как они уже обладают опытом в роботизации, и их экспертиза сэкономит много времени и трудозатрат.

Перечисленные первые шаги помогут вам приступить к роботизации бизнес-процессов и де факто приблизиться к цифровой трансформации. Успех на начальных стадиях ведет к устойчивому изменению и полезному внедрению новых технологий, а ошибки нужно воспринимать как возможность для обучения и корректировки действий.  

Источник: пресс-служба Blue Prism

Услышать еще больше рекомендаций по внедрению и использованию диджитал-решений и узнать о практическом опыте цифровой трансформации в российских и международных компаниях вы сможете на Седьмом форуме «Цифровое предприятие», который пройдет 13-14 апреля 2021 года. Приглашаем посетить мероприятие.