Максим Парамонов: «Требование, как крик отчаяния: “Избавьте нас от бюджета в MS Excel!”»

Максим Парамонов, руководитель службы эксплуатации инфраструктуры и приложений «Почты России» и спикер второй конференции «Информационные технологии в бюджетировании», поделился с CFO-Russia опытом автоматизации бюджетного процесса.

Какие основные требования выдвигались вами к системе автоматизации бюджетирования?

Я автоматизировал бюджетирование не один раз. Со стороны ИТ-отдела требования чаще всего такие:

• единая платформа с имеющимися бизнес-системами;
• низкая стоимость владения;
• автоматизация ввода информации за счёт интеграции с другими системами.

Со стороны финансовой службы, как правило, требование было как крик отчаяния: «Избавьте нас от бюджета в MS Excel!» Потому что бюджет в Excel — это ошибки версии файла, блокировки файла при совместной работе, ошибки ссылок на другие Excel-файлы, человеческий фактор.

С какими сложностями при внедрении пришлось столкнуться? Как их удалось преодолеть?

Основная сложность во всех внедрениях — это справочники (НСИ — Нормативно-Справочная Информация). Я общался с представителями многих компаний. Никто не мог похвастать идеально выверенными справочниками. Если справочники бюджетных статей и сотрудников можно выверить в приемлемый срок, то справочник контрагентов постоянно изменяется и не в сторону порядка, а в сторону хаоса.

Решение этой ситуации я вижу одно — взять справочники под контроль и организовать бизнес-процесс управления справочниками. То есть создать процесс постоянного улучшения справочников.

Как это сделать, я расскажу в своём выступлении на конференции «Информационные технологии в бюджетировании».

Какие преимущества получила компании после автоматизации бюджетного процесса?

Преимущества можно разделить на прямые и «синергетические».

Прямые — это:

• надежность системы и целостность данных;
• управляемый и прозрачный процесс согласования бюджета;
• функция Drill-Down, которая позволяет «провалиться» от общей суммы по статье до конкретной бюджетной заявки;
• сокращение времени заседаний бюджетного комитета с 3 часов до 50 минут.

За счёт применения единой платформы с другими системами мы получили и «синергетические» преимущества:

• факт бюджета попадает в систему автоматически из казначейства — отчёт «план/фактный анализ» формируется за минуту и актуален на момент формирования;
• инвестиционный бюджет формируется автоматически из системы управления проектами;
• модуль согласования платежей в казначейской системе автоматически проверяет лимиты по статьям из бюджетной системы;
• сократилось до нуля количество нервных срывов в финансовом департаменте за период проведения бюджетной кампании.

Ирина Экзархо