Михаил Кацнельсон: «Наша компания выросла в 8 раз, а наш бэк-офис практически не увеличился»

Михаил Кацнельсон, финансовый директор Burger King Russia и спикер седьмого форума финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2017, поделился с CFO-Russia опытом внедрения ERP-системы.

Как давно в вашей компании внедрена ERP-система?

Внедрение Axapta началось в 2013 году, а в 2014 — мы запустили ее. С тех пор непрерывно развиваем.

Каковы были предпосылки внедрения?

Планировался интенсивный рост бизнеса. Существовавшая на тот момент система не справилась бы с объемом данных, которые предполагалось при таком росте. Поэтому было принято решение внедрить более сильную.

Кроме того, поскольку компания собиралась выйти на биржу, нам нужна была система, отвечающая требованиям международного аудита. То есть, как минимум, имела бы аудиторский след и соответствующий уровень безопасности.

Пришлось менять бизнес-процессы при внедрении?

Да, кардинально. Хочу отметить, у нас было нетрадиционное внедрение. Обычно делается анализ бизнес-процессов, определяются целевые БП, они подписываются, и на основании созданной карты процессов делается ТЗ и внедряется система. Наша компания очень активно развивалась. Времени было крайне мало. Мы прикручивали колеса на ходу. То есть, бизнес-процессы менялись в ходе внедрения, и мы их дорабатывали уже в системе.

Тем не менее, мы добились отличных результатов. Возьмем, согласование договоров. Раньше для этого нужно было подать документ в бумажном виде с листом согласования, что отнимало много времени. Не было никакого разделения по типам договоров, все шли по одному маршруту. Сейчас наша система организована таким образом, что поступившие документы сразу распределяются по маршрутам, которые отличаются по сложности, суммам, виду. Так, самые простые договора, составленные по стандартной форме, в которых нужно изменить только имя контрагента, сейчас согласовывается всего за один день, более сложные, например, договор аренды за 3–4 дня.

Кто курировал проект внедрения ERP-системы? Кто входил в проектную группу?

Я был спонсором проекта. Директор по развитию ИТ-система курировал его. В проектную группу входили руководители всех ЦФО, методолог, четыре внутренних консультанта.

Участвовали ли сторонние консультанты?

Да, конечно. Есть два пути внедрения ERP-системы:

1. создание внутренней команды;

2. аутсорсинг.

Мы выбрали второй вариант, чтобы не раздувать штат. Но в результате у нас все равно появилось 4 внутренних консультанта, которые курировали внедрение с нашей стороны.

Вы их наняли перед проектом или выучили уже работающих сотрудников?

Мы нанимали.

Вы добавляли новые блоки в ERP-систему?

Мы не добавляли блоки, мы развивали уже внедренные, чтобы сделать их проще и удобнее для пользователей. Например, добавили новый функционал, связанный с электронным документооборотом.

С какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении и использовании ERP-системы?

Поскольку мы запускались очень быстро, у нас не хватило времени на выверку данных. Поэтому после запуска нам понадобилось почти полтора года, чтобы «подчистить» исторические данные.

С точки зрения внедрения нового функционала, самая большая сложность - проведение качественного тестирования. Чаще всего новый функционал затрагивает разные блоки, поэтому очень важно проверить, не нарушает ли нововведение логику или архитектуру предыдущих внедрений. У нас были пару случаев, когда при внедрении новых функционалов у нас начинались сбои уже существующих, потому что новые инструменты некорректно работали со старыми.

Какой эффект получила ваша компания, эксплуатируя ERP-систему?

В 2012 году в бухгалтерии нашей компании работало 56 человек. Сейчас 2017 год, у нас в бухгалтерии работает 59 человек. При том, что в 2012 году у нас было 50 ресторанов (1500–2000 сотрудников), а сейчас их 420 (около 10000 сотрудников). То есть компания выросла в 8 раз, а наш бэк-офис, благодаря ERP-системе, практически не увеличился.

Раньше менеджеры ресторанов тратили от 3 до 5 часов на работу с документами. Сейчас они тратят максимум час-полтора.

И еще один большой плюс. Поскольку у нас появилось единое хранилище данных, то качество управленческого учета и аналитики в компании перешло на новый уровень. Мы смогли «прикрутить» к ERP-системе систему BI, которая позволила нам продвинуто анализировать бизнес.

Задать собственные вопросы Михаилу и узнать больше об опыте Burger King Russia вы сможете на седьмом форуме финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2017, который пройдет 23-24 ноября 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии