Татьяна Зеленя, АsstrA: «Мы сократили время подготовки бюджета с четырех до двух месяцев»

Татьяна Зеленя, директор департамента контроллинга АsstrA и спикер Второй конференции «Автоматизация бюджетного процесса», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации процесса сбора данных для подготовки бюджета.

Как давно в АsstrA началась автоматизация процесса сбора данных для подготовки бюджета?

Идея автоматизации этого процесса появилась в нашей компании более 10 лет назад. Первым решением стала собственная разработка нашими IT-специалистами базы Budget на основе Lotus Notes. Данная автоматизация позволила централизовать сбор данных и сделать их хранение более безопасным.

Что послужило причиной для автоматизации?

С ростом бизнеса и постоянно возрастающими требованиями к аналитике бюджетирования со стороны топ-менеджмента компании возник вопрос о внедрении более современного специализированного решения по бюджетированию. После подготовки в Excel бюджета на 2017 год на 2500 клиентов, 900 маршрутов, 34 юридических лица, 600 кост-центров и 200 участников, а также загрузки данных уже на уровне кост-центров в Lotus Notes мы поняли, что вопрос автоматизации стоит остро. Поэтому мы приняли решение о поиске и внедрении нового программного продукта для бюджетирования.

На какие этапы делилась автоматизация?

Всего их было восемь. Сначала мы сформировали требования. Затем была их детализация и последующее проектирование. После этого началась подготовка тестовой среды: сервера, ОС и реляционной базы данных. Реализация прототипа, в свою очередь, тоже делилась на два этапа: реализация доходной и расходной частей, в последнюю также входил итоговый P&L. Далее шли тестовый этап и финализация прототипа. И завершающими этапами были опытная эксплуатация и обучение пользователей.

Кто входил в проектную команду?

Со стороны нашей компании в проектную команду входили сотрудники двух профессиональных блоков – финансы и IT.

Финансовый блок состоял из: руководителя проекта, функционального эксперта и сотрудников, которые отвечали за тестирование отдельных приложений системы, а именно доходной и расходной частей и форм по персоналу.

В свою очередь, в блок IT входили: бизнес-аналитик, функциональный администратор, Middleware/ОС-администратор. Также в нем числились сотрудники, ответственные за следующие функции: серверную доступность/вычислительные мощности, базу данных Oracle, резервное копирование и настройку интеграции OHP с BI.

Так как методологию бюджетирования на тот момент уже разработали и применяли ранее на базе Excel и Lotus Notes, требования со стороны бизнеса были понятными и зафиксированы во внутренних документах. Поэтому сотрудники – будущие пользователи системы – не привлекались к тестированию в проектную команду из-за сжатости сроков.

По каким критериям вы отбирали сотрудников в команду?

Сотрудников для финансового блока мы выбирали из отдела финансового контроллинга. Они отвечали за подготовку бюджета и были хорошо знакомы с процессом, обладали профессиональными знаниями и навыками.

В блок IT мы выбирали сотрудников согласно необходимому функционалу.

С какими сложностями вы столкнулись в процессе автоматизации?

В первую очередь проблему представляла сжатость сроков. На момент принятия решения у меня как у руководителя проекта не было опыта внедрения проекта такого масштаба. Мне не хватало знаний и информации о реальных сроках разработки подобного проекта. Поэтому мы столкнулись с очень сжатыми сроками.

Чтобы решить эту проблему, вендор принял решение об усилении его команды по внедрению. С нашей стороны была напряженная работа, постоянный контакт с вендорами и быстрое принятие решений в возникающих спорных вопросах. Мы тесно взаимодействовали и вели командную работу.

Также у нас была проблема с работоспособностью форм и приложений, которая значительно увеличила сроки тестирования разработанных прототипов.

Для решения этой проблемы наш IT-специалист выверял настройки производительности серверов на соответствие рекомендациям Oracle. Как следствие, мы приобрели новые сервера с высокопроизводительными жесткими дисками. Также наш вендор постоянно консультировал наших IT-специалистов и изменял архитектуру модели.

Какой эффект получила ваша компания по итогам проекта?

В первую очередь мы получили единую систему для бюджетирования финансовых и оперативных показателей. Мы смогли обеспечить ее гибкость в изменении финансовой структуры и доступ ко всей необходимой информации в режиме реального времени.

Помимо этого, у нас появилась возможность отслеживать историю вносимых изменений, и мы автоматизировали математические модели: механизмы аллокаций и прогнозов данных.

Кроме того, мы сократили время подготовки бюджета с четырех до двух месяцев и получили последовательное согласование, а значит, и принятие планов всеми ответственными.

Какие ваши дальнейшие планы в этой сфере?

Мы планируем дальнейшее освоение функционала системы и ее доработку при появлении новых запросов от бизнеса. Также мы будем проводить углубленное обучение руководителей возможностям системы для более быстрого и эффективного принятия решений.

Задать свои вопросы Татьяне и узнать больше об опыте АsstrA вы сможете на Второй конференции «Автоматизация бюджетного процесса», которая состоится 8-9 ноября 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии