Вячеслав Симонов, Schneider Electric: «Новые функции в приложении должны быть ожидаемыми и восприниматься позитивно»

Вячеслав Симонов, руководитель подразделения внедрения и поддержки приложений, Schneider Electric, и спикер Четырнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот»,  рассказал  CFO Russia, как организовать весь документооборот в одном приложении. 

Как Schneider Electric организует весь документооборот в одном приложении?

Несколько лет назад мы создали приложение для быстрого и удобного согласования электронных документов. Это приложение автоматически определяло список согласующих, позволяло множеству сотрудников одновременно работать с документами, вело аналитику и во многом автоматизировало ручные процессы. На его основе мы начали проект по переводу документооборота в электронный вид, дав проекту название, подчеркивающее наше стремление к экологичности и эффективности процессов – GreenDoc.

Сейчас GreenDoc – это единая среда для работы с документами, связывающая учетную систему организации, оператора ЭДО, электронный архив, а также поставщика услуг архивации и хранения бумажных документов. Каким бы ни был ваш документ, вы можете создать, согласовать, подписать и отправить его контрагенту в одном удобном приложении.

GreenDoc контролирует и автоматически обновляет статусы документов. Владельцу документа система наглядно отобразит статус согласования и позволит выбрать удобный тип подписания: на бумаге или в электронном виде. Руководителю GreenDoc подскажет как, когда и кем был согласован документ, который необходимо подписать. Согласующим GreenDoc напомнит о необходимости согласования и предоставит удобный инструмент для совместной работы над документами.

Система отчетности GreenDoc повышает прозрачность документооборота и дает удобные инструменты для управления процессом. Например, один из отчетов показывает статус подписания первичных документов по продажам за любой период времени.

В GreenDoc также заложена логика обработки входящих документов, которые автоматически сортируются и перенаправляются именно тем сотрудникам, кто имеет к ним отношение.

С какими трудностями вы сталкивались при организации проекта и как удалось с ними справиться?

Внедрение подобных сложных систем всегда связано с необходимостью учета мнений, процессов и привычек большого числа сотрудников и департаментов. Руководителю проекта необходимо уметь буквально «стоять на шаре», удерживая равновесие между порой противоречивыми требованиями и сохраняя фокус на целях проекта.

Документооборот в большой организации – это сложный процесс с множеством логических ветвлений. Основная задача подобных проектов состоит в облачении сложного логического процесса в удобный и простой интерфейс приложения. На любом этапе документооборота приложение должно «вести за руку», помогая и подсказывая дальнейшие шаги.

Особое внимание нужно уделить созданию процессов и инструментов по управлению матрицами согласования документов, а также приведению существующих бумажных и электронных архивов в новый единый формат.

И, конечно, нужно спланировать развитие инструмента и своевременное обучение сотрудников так, чтобы добавление новых функций было ожидаемым и воспринималось позитивно. Нам в этом помогли методология Agile, регулярное уточнение требований и повторяющиеся серии обучающих мероприятий.

Какие преимущества дает вашей компании документооборот в одном приложении?

Краткий список преимуществ таков:

Задать свои вопросы Вячеславу и узнать больше об опыте Schneider Electric вы сможете на Четырнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 20-21 мая 2021 года в Москве.

 Алиса Попова

Комментарии