Ольга Бабенчук, Первая Грузовая Компания, и Зара Амбарцумова, независимый эксперт: «Agile на 15-20% сокращает время проведения аудита»

Ольга Бабенчук, заместитель начальника управления рисков и внутреннего контроля Первой Грузовой Компании; Зара Амбарцумова, независимый эксперт по внутреннему аудиту с многолетним стажем, — спикеры Седьмой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», рассказали CFO Russia о преимуществах внедрения методологии Agile, а также поделились результатами ее использования в своих компаниях.

Как давно вы используете ИТ-методологии Agile в Первой Грузовой Компании?

Ольга Бабенчук: В ПГК методологию Agile начали применять с 2017-2018 годов, когда в компании стартовал масштабный проект по внедрению SAP. Он был направлен на реинжиниринг всех бизнес-процессов, изменение ИТ-ландшафта компании, перевод части поддерживающих функций в отдельное юридическое лицо. Для управления проектом требовалось координировать работу многих отдельных команд со стороны ПГК, SAP, консультантов и разработчиков, а также реагировать на огромное количество меняющихся бизнес-требований от участников проекта. Внедрение техник Agile помогло оперативно устранять противоречия между командами и в итоге успешно внедрить SAP.

Универсальность методологии Agile позволила в дальнейшем применять ее при управлении бизнес-проектами с меньшей долей автоматизации. Например, при разработке различных предложений и продуктов для клиентов, для повышения эффективности операционной деятельности ПГК, при внедрении новых бизнес-процессов. Вероятность успешной реализации проекта, вне зависимости от его вида, увеличивается при использовании Agile.

Как методология Agile стала применяться при проведении аудиторских проверок в банковской сфере?

Зара Амбарцумова: Внутренний аудит в банковской сфере начал внедрять методологию Agile в свою практику для повышения эффективности коммуникаций, открытости и уменьшения временных затрат на проведение проверок. Применение Agile было вызвано выявленными проблемами при проведении традиционного аудита:

• аудиторский процесс непрозрачен для внутренних клиентов;

• аудиторский периметр (scope) не включает ключевые бизнес-процессы/риски;

• внутренние клиенты узнают о выявленных недостатках только в конце аудиторского процесса;

• длительные обсуждения выявленных недостатков на стадии аудиторского отчета.

Мой опыт с методологией Agile начался в 2018 году при пилотном применении подхода для проведения внутренней аудиторской проверки по инвестиционному направлению. 

С какими сложностями вы сталкивались в процессе внедрения Agile и как удалось их преодолеть?

Ольга Бабенчук: В ПГК Agile всегда был вспомогательным инструментом в управлении различными проектами, поэтому трудности внедрения скорее были сопряжены со сложностями самих проектов. С другой стороны, в компании большим объемом экспертизы в железнодорожной отрасли обладают опытные сотрудники, которые работают в отрасли более 20 лет. Они привыкли к альтернативным методам управления проектами, более упорядоченным и подверженными меньшим изменениям при реализации. Поэтому формирование смешанных команд с привлечением консультантов, тренинги и тон сверху помогли вовлечь опытных сотрудников в проекты и успешно адаптировать к техникам Agile.

Зара Амбарцумова: Методология Agile меняет мышление аудиторов к самому понятию «аудиторский процесс». Сотрудникам потребовалось время для восприятия нового подхода и понимания его преимуществ, а также используемой терминологии. Как показала практика, на первых этапах пилотные проекты с участием аудиторов, наиболее открытых к новым подходам, а также положительные результаты самих пилотных проектов, — это лучшее обоснование дальнейшего внедрения Agile в аудиторскую практику.

Также было необходимо объяснить преимущества Agile внутренним клиентам, так как в основе подхода заложено тесное взаимодействие между аудитом и проверяемыми подразделениями. Уменьшение времени проведения аудитов и открытость аудиторов к обсуждению выявленных недостатков помогли найти правильный подход к взаимодействию.

Каких результатов от внедрения ИТ-методологии Agile вы достигли на сегодняшний день?

Ольга Бабенчук: Можно сказать, что методология Agile успешно интегрировалась в стиль управления проектами ПГК. В первую очередь удалось преодолеть культурные барьеры между подразделениями и научиться формировать кросс-функциональные команды, которые эффективно работают над поставленными задачами вне зависимости от направления деятельности. С применением методологии Agile успешно внедрили SAP, разработали новые предложения для клиентов и реализовали ряд проектов по оптимизации операционной деятельности.

Зара Амбарцумова: Внедрение методологии Agile привело к конструктивному взаимодействию с внутренними клиентами, открытому обсуждению ключевых процессов/рисков/контролей, выявленных недостатков, сокращению времени на проведение аудита (в среднем на 15-20%). В опросах внутренние клиенты отметили, что они стали лучше понимать деятельность аудита и его пользу для корпоративного управления и управления рисками/контролями.

Мария Кириченко

Комментарии