Отчет о восьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (день 3)

23—25 сентября 2015 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел восьмую конференцию «Общие центры обслуживания: организация и развитие». На мероприятии выступили более 20 финансовых директоров и специалистов в области экономики из ОЦО крупнейших отечественных и международных компаний.

Представляем вашему вниманию отчет о третьем дне форума.

3 день

Первым выступил Павел Мамуков, руководитель «Черкизово-ОЦО», с докладом «Практика подготовки и использования SLA». Спикер рассказал о целях и задачах SLA; презентовал различные подходы к формированию данных соглашений, а также осветил другие важные вопросы связанные с этими договорами: внимание ФНС, контроль качества услуг, ценообразование, смешанный SLA.

«Хотелось бы обратить внимание на особые зоны внимания в SLA:

• налоговые риски:
  • дублирование сервисов ОЦО и функций выполняемых штатным персоналом Клиента и сервисами других компаний;
  • стоимость услуг ОЦО;
  • ТЦО и налоги по ВГО;
• использование ПО:
  • работа на ПО Клиента (лицензии);
  • покупка лицензий от имени ОЦО на ПО для сервисов;
• сложность документооборота по SLA:
  • уровень детализации актов выполненных работ и отчетов;
  • неавтоматизированные документооборот и сверка данных;
• делегирование полномочий ОЦО:
  • подписание документов;
  • представление интересов;
  • управление ЭЦП и электронными ключами доступа (EDI, Конутр, Банк-клиент,…);
• санкции в адрес Клиенты (налоговые, административные):
  • штрафы на физическое или юридическое лицо;
  • штрафы и пени по налогам;
• закрытая информация:
  • работа с персональными данными;
  • доступ к инсайдерской информацией;
• переходный период, если в штате Клиента остался бухгалтер».

Следующей выступила Светлана Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета «ФосАгро», с докладом «Создание электронного архива». Спикер рассказала о предпосылках и целях внедрения электронного архива; описала этапы проекта и представила его результаты:

• «Функции региональных бухгалтерских подразделений унифицированы и объединены в центре обслуживания (ЦО).
• Первичная бухгалтерская документация поступает во фронт-офисы ЦО, сканируется, индексируется и передается в бэк-офис, где специалисты проводят учетные операции на основании полученных скан-образов.
• Бумажные массивы остаются во фронт-офисах, расположенных в четырех производственных филиалах „ФосАгро“ — Череповец, Кировск, Балаково и Волхов. Централизованный бэк-офис компании находится в Череповце.
• Проведена интеграция системы электронного архива с учетными системами 1С: Предприятие и Oracle E-Business Suite.
• Сотрудникам Компании обеспечен оперативный доступ к сканам документов с учетом прав доступа.
• Достигнута оперативность обработки документации в подразделениях Компании.
• Размещение документов в электронном архив обеспечивает сохранность, как электронных копий, так и оригиналов документов, исключает риск повреждения или их утраты».

Спикер показала процесс обработки документации в СЭА (системе электронного архива), детально описав каждый из его этапов, а также поделилась перспективами дальнейшего развития.

Ольга Бурдынюк, главный бухгалтер «Алькор и Ко», рассказала об объединенном центре обслуживания «Л’Этуаль». Спикер представила предпосылки его создания; описала этапы реализации проекта и презентовала полученные результаты. Она показала, как работает централизованная бухгалтерия, и почему она эффективна в формате ОЦО. Ольга поделилась опытом мотивации сотрудников, а также рассказала о трудностях и рисках создания общего центра обслуживания.

«Централизация повысила эффективность и производительность подразделения на 30%. Она открыла возможности новых этапов оптимизации и сегодня позволяет сократить время реализации проектов перестройки учета и делать его реорганизацию. Ранее это было-де-факто невозможно.

Кроме того мы сократили время на получение обратной связи до минимального, при этом экономя ресурсы (времени, кадров, бюджета).

И, конечно же, у нас появилась настоящая, а не мнимая управляемость».

В рамках второй секции прошел мастер-класс от компании Procter & Gamble, который провели Валентин Макаров, лидер проекта по электронным таможенным декларациям; Олеся Хомик, старший менеджер по финансовой отчетности; и Людмила Волгарева, менеджер по финансовой отчетности.

Спикеры поделились опытом внедрения и работы ЭДО в P&G, рассказали о поддержке графика закрытия периода (организации работы, графике, ИТ-решений по автоматизации графика, DMS tool), а также показали отличия в работе с SLA и JBP.

«Из предпроектного анализа ЭДО таможенных деклараций мы сделали следующие выводы:

• При электронном таможенном оформлении создается документ в формате xml, отвечающий требованиям законодательства.
• Есть 3 таможенных системы, в которых работают брокеры P&G.
• Разработчики, привлеченные на проект, не имеют практики работы с электронными документами.
• Автоматический постинг в SAP данных, содержащихся в электронной версии ДТ, возможен».

«DMS — это инструмент для планирования, контроля, анализа и прогноза работы отдела. Он был разработан, создан и внедрен сотрудниками P&G. Используется на разных платформах: Excel, Access, Windows Form Technology. Он применим как в транзакционном центре P&G, так и в аутсорсинговой компании».

Алена Гатина, старший финансовый менеджер Zoetis Russia Россия и СНГ, выступила со спец-докладом «»Ноу-хау» в оптимизации бизнес-процессов в России и за рубежом. Опыт компании Shell». Спикер рассказала о корпоративной и межкультурной особенностях работы с Общими центрами обслуживания в разных странах; охарактеризовала виды бизнес-процессов для передачи в ОЦО; поделилась опытом работы с механизмами взаимодействия между разными странами и центрами. Также спикер рассказала, что нового предложено и внедрено в компании Shell.

«В ОЦО можно вынести следующие функции аудита:

• определение и согласование сроков аудита;
• подготовка финансовой отчетности;
• анализ и внесение исправлений в финансовую отчетность;
• первоначальное представление финансовой отчетности Аудиторам;
• предоставление документов по запросу Аудиторов;
• предоставление комментариев со стороны Аудиторов;
• внесение согласованных изменений в финансовую отчетность;
• подписание финансовой отчетности».

Заключительный доклад конференции «Обеспечение качества сервиса и оптимизации бизнес-процессов в условиях работы в нескольких информационных системах (SAP/1 °C) на примере казначейских операций» выступила Ольга Забиралова, директор Единого расчетного центра «Сибур-ЦОБ». Спикер рассказала историю создания Центра обслуживания бизнеса и платежного центра СИБУР; показала география обслуживаемых предприятий; презентовала «платежную фабрику» и другие услуги Единого расчетного центр. Она рассказала о создании и развитии контрольной среды платежного процесса; описала переход на SAP ERP, обратив внимание на организацию процессов центра платежей на этапе внедрения и запуска; сделала фокус на качество и безопасность этой работы; а также поделилась опытом унификации контрольных процедур SAP ERP и 1С ШР в основных процессах ЕРЦ.

«Работа ЕРЦ в переходный период имеет свои особенности:

• выделение на проект ключевого пользователя — эксперта от ЕРЦ (100% вовлечение, „единое окно“);
• планирование графика привлечения сотрудников по времени/операциям;
• планирование работы в напряженный период сезонного роста (конец года), формирование заявок на платеж в SAP до ОПЭ;
• описание разниц в контрольных процедурах основных процессов в SAP и 1С ШР;
• унификация процессов SAP и 1С ШР;
• разработка регламента взаимодействия С-ЦОБ/Клиент, анализ разниц в SAP и 1С ШР;
• тестирование платежа до ОПЭ SAP, полный процесс: от создания договора до проведения платежа;
• включение операционных задач и внедрение SAP в КПЭ контракта по сервису и КПЭ сотрудников».

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru

Отчет о первом дне конференции

Отчет о втором дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая

Комментарии