Руслан Гребнев: «Мы внедрили систему электронного документооборота всего за 3 месяца»

Руслан Гребнев, руководитель службы системы электронного документооборота «Черкизово» и спикер одиннадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказал CFO-Russia о системе электронного документооборота как ключевом факторе поддержки процессов ОЦО.

Почему СЭД является ключевым фактором поддержки процессов ОЦО?

Потоки информации необходимы компании, как кровь организму. Они обеспечивают эффективное функционирование бизнес-процессов, а система электронного документооборота, в свою очередь, позволяет эти информационные потоки упорядочить и контролировать, в результате повышая надежность и производительность процессов ОЦО.

Как СЭД увеличивает эффективность ОЦО?

СЭД позволяет уменьшить количество персонала, которое необходимо для поддержания процессов ОЦО, за счет правильного распределения ролей и задач; уменьшает риск потери документов; помогает построить эффективный контроль, в том числе отслеживать выполнение KPI, причем на очень детальном уровне, вплоть до того, сколько в среднем времени у конкретного сотрудника ОЦО уходит на обработку документов. Это значительно повышает эффективность бизнес-процессов ОЦО.

С какими сложностями столкнулась ваша компания при внедрении СЭД? Как их удалось преодолеть?

Мы внедрили систему электронного документооборота всего за 3 месяца в только что образованное ОЦО, поэтому первая сложность была связана с наличием новых бизнес-процессов и необходимостью их корректировки уже после внедрения СЭД.

Преодолеть эту трудность нам удалось довольно быстро. Через пол года после запуска СЭД мы сделали повторный анализ бизнес-процессов, определили слабые места и согласно полученным данным изменили архитектуру нашей системы.

Также сложности были связаны с тем, что сотрудникам ОЦО было трудно работать в новой для них информационной системе. Мы выстроили систему поддержки для быстрой и качественной коммуникации ключевых пользователей с конечными пользователями, благодаря чему IT-департамент смог вовремя получать обратную связь и оперативно реагировать на сложности, возникающие в процессе использования СЭД. Выстраивание этого процесса было одним из приоритетных направлений работы в первые пол года функционирования системы.

Узнать больше об опыте «Черкизово» и задать собственные вопросы Руслану вы сможете на одиннадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 26–27 мая в г. Ярославль.

Ирина Экзархо

Комментарии