Елена Степина: «Мы на 80% сократили расходы на архивирование»

Елена Степина, руководитель управления методологии и бизнес-процессов «Бургер Кинг» и спикер конференции «Автоматизация казначействa», поделилась с CFO-Russia.ru опытом перевода кассовых документов в электронный формат.

Как давно в вашей компании кассовые документы переведены в электронный формат?

В октябре прошлого года в ресторанах нашей сети стартовал проект перевода кассовых документов в электронный формат. Перевод первых документов во всех ресторанах сети занял около трех месяцев. За это время мы создали единую программу и подключили к ней все рестораны.

Сейчас программа включает в себя три системы. Все данные «на местах» выгружаются из R-keeper. Далее они передаются в программу, в которой преобразовываются и формируются документы KM6, KM7, после чего информация выгружается в учетную систему СБиС, где происходит проверка и подписание всех документов.

Как распределяется ответственность в этом проекте?

Я — методолог, отвечаю за методологическую часть. ИТ-директор и его команда отвечает за ИТ-поддержку, коммуникации, интеграции данных между программами Axaptа, R-keeper и т. д. Также есть руководитель кассовой группы, который имеет доступ ко всей информации по всем ресторанам и подписывает ЭЦП в программе сформированные и проверенные документы сотрудниками кассовой группы.

С какими сложностями пришлось столкнуться вашей компании при переводе кассовых документов в электронный формат?

Самой большой сложностью стала настройка интеграции данных. Наши документы существуют в двух форматах XML и PDF. У каждого из них есть свои особенности при формировании, поэтому пришлось дорабатывать некоторые поля, чтобы облегчить их заполнение одновременно для обоих форматов без дополнительных трудозатрат.

Какой эффект получила ваша компания, реализовав данный проект?

Конечно же, это экономия на ресурсах. Во-первых, у нас произошло сокращение количества операторов, которые проверяют и контролируют всю «первичку» от ресторанов. Хочу подчеркнуть, что мы не увольняли сотрудников, мы их перераспределили. Во-вторых, мы отказались от Excel, в котором раньше делались сопоставление и проверка документов.

В-третьих, мы на 80% сократили расходы на архивирование. У нас нет своего архива, мы пользуемся аутсорсингом. Создав электронный архив, мы получили возможность быстрой систематизации, архивации и просмотра всех документов (какие документы были проведены, за какой период, какими ресторанами) за меньшее количество денег. Если раньше контролирующие органы запрашивали какие-то документы, нашему сотруднику приходилось выезжать в арендуемый архив, снимать комнату, в эту комнату приносится короб, в котором искался нужный документ. Теперь такой проблемы нет, при любой проверки мы легко находим его в электронном формате и предоставляем контролирующим органам.

Задать собственные вопросы Елене и узнать больше об опыте работы «Бургер Кинг» вы сможете на конференции «Автоматизация казначействa», которая пройдет 21-22 сентября 2017 г. в Москве.

Ирина Экзархо