Андрей Вихров, ОМК: «Стройте систему автоматизации поэтапно, начиная с самого необходимого»

Андрей Вихров, начальник управления по методологии отчетности, департамента по экономике и финансам ОМК и спикер Третьей конференции «Информационные технологии в бюджетировании», поделился с CFO Russia опытом автоматизации бюджетного процесса.

Какие особенности ОМК влияют на бюджетную систему?

Особенностей несколько:

Первая — большая волатильность и неопределенность спроса.

Вторая — разнообразие производства и продукции.

Третья — корпоративная культура доверия.

Как давно в вашей компании началась автоматизация бюджетирования?

В управляющей компании первая бюджетная программа заработала еще в 2001 году, проект по масштабному внедрению завершился в 2012 году.

Какие процессы автоматизированы сегодня?

На уровне компании это сводные бюджеты и консолидация, мониторинг ключевых показателей, аналитическая отчетность. На уровне основного завода и УК также работает система функциональных бюджетов.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться при автоматизации?

Во-первых, система, в которую пытаются заложить все потребности, да еще и запасом, плохо «взлетает». В нашем случае была избыточная сложность в регламенте, избыточный функционал, который потом пришлось упрощать. Рецепт — избегать «монстров», строить поэтапно, начиная с самого необходимого, с помощью гибких методологий управления (agile).

Во-вторых, жесткие связи в системе плохо работают в условиях постоянных изменений. Рецепт — несколько модулей с простой структурой, полужесткая (с возможностью корректировок) интеграция между ними.

Какой эффект получила компания от автоматизации?

Эффектов много. Хотелось бы выделить три основных:

Первый — повышение вовлеченности функций. Менеджеры и специалисты функций стали сами планировать и контролировать свои расходы, всегда имея возможность получить расшифровку факта до операций. Мы считаем, что такое внимание к расходам со стороны функций и их руководителей позволяет снижать уровень затрат не менее чем на 0,5–1%.

Второй — повышение эффективности бюджетного процесса. Финансовая служба освободилась от необходимости вручную двигать каждый шаг, корректировать, рассылать и сводить формы, заносить факт — совершая при этом множество ручных технических операций и ошибок. Эффект проявился и в некотором сокращении штатной численности.

Третий эффект — улучшение качества учета. Исчезла проблема «улучшения» данных, которая часто происходила в момент ручного занесения факта в систему. Сейчас менеджеры добиваются того чтобы учет по их статьям вели качественно.

Задать свои вопросы Андрею и узнать больше об опыте ОМК вы сможете на Третьей конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая пройдет 12 апреля 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо