Ирина Рожкова, «Международный инвестиционный банк»: «Мы внедрили ЭДО за 4 месяца»

Ирина Рожкова, руководитель службы документооборота аппарата правления «Международного инвестиционного банка» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia опытом внедрения ЭДО в ее компании.

Как давно «Международный инвестиционный банк» использует ЭДО?

МИБ работает в системе электронного документооборота с 2015 года, то есть промышленная эксплуатация идет уже четвертый год. До внедрения СЭД банк использовал ПО на другой платформе. По сути это была регистрационная база данных с ограниченной возможностью поиска, а также сложной в настройке и администрировании системой прав доступа. Такое ПО не удовлетворяло поставленной передо мной задаче по организации полноценного ЭДО, который позволял бы реализовать процессы электронного согласования проектов документов, эффективного контроля их исполнения и создания поискового ресурса.

На какие этапы делилось внедрение?

Подготовка к внедрению проходила по традиционной схеме. Задачу необходимо было решить в очень сжатые сроки. В первую очередь, мы провели анализ возможности апгрейда уже имеющегося ПО, чтобы облегчить процесс перехода к полноценной СЭД — прежде всего для пользователей. Однако это оказалось невозможным в основном потому, что совместно с IT мы приняли решение о смене платформы. Функциональные требования к новой системе команда также принимала в расчет.

Затем мы проводили презентации различных систем на выбранной платформе, а также встречи, переговоры, подготовку коммерческих предложений. Техническое задание я составила еще в самом начале нашей работы, и это сильно облегчило нам жизнь. Хорошее ТЗ — залог успеха при внедрении любого программного обеспечения.

Потом были тендер и наши внутренние процедуры, презентация идеи СЭД внутри банка, что было немаловажно. В дальнейшем это помогает и пользователям, и команде проекта внедрения.

Остальные этапы мы проходили традиционно, но в очень сжатые сроки, так как торопились к началу календарного года: заключение договора, установка продукта на нашем сервере, тестирование, поиск и устранение багов, настройка, обучение пользователей, составление для них инструкций.

Благодаря четко поставленным задачам, грамотно составленному ТЗ, поддержке руководства банка и нашей IT-службы, внедрение я оцениваю как успешное и «безболезненное».

Какой эффект компания получила?

Эффект мы почувствовали быстро прежде всего в части удобства и увеличения скорости обработки документов. В качестве бонуса мы смогли отрегулировать некоторые бизнес- и административные процессы, сделав их более эффективными. Речь идет, например, об обработке счетов по административно-хозяйственной деятельности или договорной документации, материалов на комитеты банка. Это мне кажется особенно важным.

С какими сложностями вы сталкивались при внедрении ЭДО?

Как ни странно это звучит, я не могу вспомнить какие-то принципиально сложные моменты. «Психологическое неприятие» имело место, но я была к нему готова и постаралась заранее предусмотреть потенциальные «острые углы». Наш коллектив очень разнородный. Интернациональная команда объединяет людей с разным бэкграундом. На момент внедрения немногие имели опыт работы в СЭД. Но все успешно справляются. А мы регулярно им помогаем. Поддержка пользователей — важнейшая часть нашего проекта.

Самым сложным было уложиться в сроки. Работа была интенсивной. В иных организациях на подготовку проекта и внедрение уходит не один год. Мы уложись в 4 месяца.

Как избежать ошибок при внедрении ЭДО?

Сейчас я не побоюсь показаться банальной, сказав простую вещь: формулируйте задачу четко и убедитесь, что вы правильно ее понимаете. Внедрение СЭД, ее дальнейшее использование и развитие можно сравнить с запуском поезда. Его трудно сдвинуть с места, но когда он уже в пути, вы становитесь заложником вектора выбранного направления. Все разработчики СЭД будут убеждать вас в том, что их продукт самый гибкий и настраиваемый под ваши нужды, но чудес не бывает. Вы должны заранее понимать, не только как внедрить, но и как с этим жить дальше. Будете ли вы интегрировать свой продукт с другими в вашей компании, будет ли он выполнять только функции системы делового документооборота, или в СЭД — как в МИБ — будут работать и бизнес-подразделения, в конце концов, нужен ли вам более чем один язык интерфейса.

Мой совет: постарайтесь на старте дать себе достаточно времени на определение основных задач и отсроченных перспектив развития, чтобы вы, образно говоря, не отстали от уходящего поезда. Можно привлечь сторонних консультантов для этой работы, но люди, которые занимаются внедрением, должны провести анализ, оценить ситуацию с разных сторон, обсудить ее с руководством и, возможно, ключевыми сотрудниками. Такой подход даст более объемную картину и убережет вас от очевидных и обидных ошибок, а также лишнего расхода времени и средств на их исправление.

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте «Международного инвестиционного банка» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24–25 мая 2018 года в Москве.

Комментарии