Роман Пашнин, «Центральная дистрибьюторская компания»: «Мы смогли сократить подготовку бюджета на 8 рабочих дней»

Роман Пашнин, директор ИТ-департамента «Центральной дистрибьюторской компании» и спикер Второй конференции «Автоматизация бюджетного процесса», рассказал CFO Russia про оптимизацию подготовки бюджета в его компании.

Когда начался проект оптимизации работы по подготовке бюджета в вашей компании?

Процесс оптимизации подготовки бюджета шел в нашей компании постоянно. Но во второй половине 2014 года мы поняли, что не можем сформировать бюджет к началу месяца без постоянных переработок. Это осознание стало отправной точкой для крупного проекта по оптимизации.

На какие этапы делился проект?

В ИТ-департаменте началась классическая работа: сбор требований, определение источников данных и результата, который мы должны получить на выходе. Помимо этого, мы определили промежуточные точки контроля, пользователей и потребителей, а также решили, как представлять результат бизнесу.

После окончания подготовительной работы началась практика. В первую очередь мы научились «заливать» в систему корректный план продаж по торговой точке и/или бренду, так как на основании этих данных мы строим бюджет затрат логистики.

Какие трудности возникали у вас во время проекта и как вы с ними справлялись?

Трудностей было много, как и всегда в большом проекте. Первый «камень преткновения» возник еще на этапе подготовки проектного графика. Представители ИТ и финансового департамента в течение месяца не могли согласовать, что включить в первый этап реализации, а что – в последующие. В результате «третейским судьей» пришлось быть генеральному директору. Мы провели почти 12 часов в его кабинете. Но в итоге вышли с согласованным планом.

Второй трудностью, или даже неожиданностью, оказалось следующее. После реализации первого этапа срок подготовки бюджета не сократился, а увеличился на 1-1,5 дня. Это произошло потому, что конечные пользователи оказались морально не готовы к изменениям и саботировали процесс. На появление этой проблемы повлияла и недостаточная оптимизация ряда функций. Поэтому пришлось поработать над их усовершенствованием.

Остальные сложности стандартны. Нужно было придерживаться графика работ, а также отклонять предложения, которые появлялись во время тестирования и опытной эксплуатации, но не совпадали с планами.

Кто входил в проектную команду?

Отвечал за проект руководитель отдела управленческого учета и бюджетирования, поскольку он должен был своевременно предоставить бюджет генеральному директору и топ-менеджерам. Команда состояла из старшего финансового аналитика, руководителя группы аналитиков от отдела продаж, специалиста по аналитике от логистики и бизнес-аналитика от ИТ.

Программистов мы привлекали в зависимости от стадии проекта. Постоянно трудились два разработчика, и еще на разных этапах мы задействовали 6-7 программистов.

Каких результатов вам удалось достичь по итогам проекта?

Мы смогли сократить подготовку бюджета на 8 рабочих дней.

Этого удалось достичь за счет следующих изменений.

Во-первых, мы подготовили платформу для различных источников данных.

Во-вторых, научились разделять зоны доступа между центром финансовой ответственности и членом в одном ЦФО.

Также мы автоматически консолидировали затраты из разных ЦФО и поставили первичные автоматические проверки на непротиворечивость данных.

Задать свои вопросы Роману и узнать больше об опыте «Центральной дистрибьюторской компании» вы сможете на Второй конференции «Автоматизация бюджетного процесса», которая состоится 8-9 ноября 2018 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии