Максим Соловьев, СК «КАРДИФ»: «Необходимо понять, зачем Вам ЭДО и какую ценность внедрение принесет компании»

Максим Соловьев, руководитель проектов подразделения проектный офис СК «КАРДИФ» и спикер Одиннадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia о внедрении внутреннего кадрового ЭДО в его компании.

С чего и когда начался проект внедрения ЭДО в вашей компании?

В ноябре 2018 года было принято решение внедрить ЭДО (проект Paperless) для кадровых документов.

Задача проекта – сделать процесс создания/подачи документа более быстрым и комфортным для сотрудников. А также попытаться отказаться от бумаги и автоматизировать процесс для бухгалтерии.

В какие этапы проходило внедрение кадрового ЭДО?

Изначально была идея выполнить проект за 2 месяца. По завершении сбора требований стало ясно, что все намного интереснее, чем предполагали. Проконсультировались с аудиторами и поставщиками готовых решений. Несколько удивились, узнав, что немногие компании используют ЭЦП для кадрового ЭДО. Данный факт нас не остановил. Приступили к поиску «облачного» провайдера ЭЦП и проработке дальнейших шагов.

Опишите кратко ЭДО в вашей организации на сегодняшний день. Какого эффекта помог вам достичь электронный документооборот?

Процесс создания и согласования документов в ЭДО превратился в некий интерактив для сотрудников. Теперь не нужно искать (на сетевых дисках, порталах, уточнять у коллег) шаблоны. Необходимо зайти на портал, сделать 3-4 клика и ввести код из смс. Например, для заявления на отпуск необходимо: выбрать вид отпуска, дату и ввести смс подтверждения операции – все. Далее идет процесс согласования у руководителя. При этом вам необязательно находиться в офисе, можно все сделать через ноутбук\iPad\iPhone.

С какими вызовами вы столкнулись при внедрении ЭДО? Как удалось на них ответить?

После первых двух спринтов (месяца) стало ясно, что не все так просто: есть вопросы по интеграции с 1С/сервисом по выдаче электронной подписи, и самое главное – по описанию/реализации всех маршрутов (workflow) для согласования.

Мы ответили на эти вызовы благодаря декомпозиции задач и выявлению наиболее критичных зон на пути проекта, а также сбору знаний от поставщиков решения. Оказалось, на рынке не так много экспертизы по использованию облачной подписи.

Какими советами вы можете поделиться с теми, кто только начинает внедрение кадрового ЭДО?

Первое, необходимо понять, зачем Вам ЭДО и какую ценность внедрение принесет компании. Нужно понимать, это не дешево, не быстро и нет полной прозрачности на стороне законодательства.

Второе, будьте готовым к тому, что в результате получите совершенно новый процесс не только с точки зрения технологии, но и самого процесса согласования. Например, вместо четырех подписей для согласования останется две или одна. Казалось бы, упрощение процесса, но данный момент следует согласовать с заинтересованными сторонами.

Третье, работайте спринтами, декомпозируйте задачи и не затягивайте с получением минимально жизнеспособного продукта (MVP) именно на продуктовой среде.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019» важно для вашей организации?

Участие в конкурсе – один из показателей качества выполняемых проектов в организации. Не стыдно поделиться имеющимся опытом, технологиями, практиками, трудностями, про которые почему-то часто умалчивают. Важно понять, как коллеги и партнеры реализуют подобные решения. Получить обратную связь, перенять опыт. Считаю, сейчас эпоха взаимодействия, так как все технологии развиваются невероятно быстро.

Задать свои вопросы Максиму Соловьеву и узнать больше об опыте СК «КАРДИФ» вы сможете на Одиннадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 24-25 октября 2019 года в Москве.

Мария Кириченко

Комментарии