Евгений Соловьев, независимый эксперт: «Работа в условиях кризиса требует изменить подход к управлению дебиторкой»

Евгений Соловьев, независимый эксперт и спикер Третьей конференции «Управление дебиторской задолженностью», рассказал CFO Russia об эффективной системе управления ДЗ и о том, что должно меняться в этой системе в условиях кризиса.

С чего нужно начинать и что необходимо учитывать при построении системы управления ДЗ? Какие методы и инструменты Вы бы советовали при этом использовать компаниям?

Система управления ДЗ – это комплексный бизнес-процесс. Он охватывает взаимодействие всех основных подразделений, работающих с дебиторкой на различных этапах: коммерческая служба, служба безопасности, юридический и финансовый департамент. От того, насколько четко и слаженно выстроена коммуникация между данными подразделениями на всех этапах работы с долгом (от выдачи товарного кредита до возврата ПДЗ), напрямую зависит вероятность возникновения проблемных долгов и шансов их потом вернуть. Поэтому при построении системы необходимо решить следующие ключевые вопросы:

• Описать в виде регламента всю процедуру взаимодействия внутри и между подразделениями при работе с ДЗ: кто, что и когда должен сделать, какая информация должна передаваться с этапа на этап. Ключевые моменты:

a)     За каждым этапом должно быть закреплено конкретное ответственное должностное лицо.

b)     У каждого этапа должен быть четкий срок. Сроки могут меняться, но правила их переноса должны быть прописаны.

c)     Должен быть назначен «хозяин» всего бизнес-процесса: лицо, которое отвечает за всю процедуру целиком и наделено в рамках матричного подчинения правами по управлению другими участниками процесса.

Очень часто в компаниях различные этапы этого бизнес-процесса описаны в нескольких документах: процедура выдачи товарного кредита – в локальном документе коммерческой службы, процедура заключения договоров – в отдельной инструкции и т.д. Задача регламента по работе с дебиторской задолженностью – объединить все эти кусочки в рамках одного бизнес-процесса.

• Провести обучение персонала. В первую очередь – знанию своего функционала в рамках данного регламента и умению вести переговоры с клиентом: при выдаче кредита (суметь договориться о поручительстве), при возврате долга и получении неустойки. Для этого необходимо разработать скрипты переговоров.

• Оценить и при необходимости изменить мотивацию сотрудников. Главное правило: то, что выгодно компании, – выгодно и сотрудникам, и наоборот:

a)     отгрузка в предоплату должна быть более выгодна, чем отгрузка в отсрочку;

b)     свой бонус менеджер коммерческой службы получает не по факту отгрузки товара, а по факту поступления за него денег на расчетный счет компании;

c)     процент мотивации сотрудников коммерческой службы зависит от глубины предоставляемого кредита и срока его фактического возврата;

d)     при возникновении ПДЗ с определенного момента должны включаться штрафные санкции. А при грубом нарушении установленных правил (например – кредитование без проверки контрагента) – сотрудники должны нести полную материальную ответственность за всю сумму долга.

Должны ли трансформироваться подходы к управлению ДЗ в кризис? Если да, то каким образом?

Безусловно, работа в условиях кризиса требует изменить подход к управлению дебиторкой. По сути, перед бизнесом в этом секторе сейчас стоят две главные задачи: 1) собрать те долги, которые успели «раздать» до начала кризиса; 2) не допустить новых проблемных долгов, дав возможность продолжить отгружать товар в отсрочку. Для этого, на мой взгляд, необходимо:

a)     Изменить подход к оценке рисков взаимодействия с контрагентами. Кроме «стандартных» точек оценки (ЕГРЮЛ, суды, ФССП, бухгалтерская оценка и т.д.), необходимо проводить оценку по следующим критериям:

1)     За счет чего мы сможем получить долг:

Наличие ликвидных основных средств;
Наличие движения Д/С по счетам;
Наличие у нас поручительства или залога.

2)     Откуда наш должник возьмет деньги? Кто его заказчики и как они себя сейчас чувствуют?

3)     Кто еще хочет с него получить деньги и какие у них гарантии?

4)     Как просто нашему должнику будет закрыть бизнес? Как он «пережил» предыдущие кризисы?

b)     Начать активно применять обеспечительные меры. Самое простое и эффективное – поручительство физического или юридического лица. В качестве поручителя-«физика» лучше всего брать собственника бизнеса, в качестве поручителя-«юрика» – брендовое юридическое лицо из группы компаний, на котором сосредоточены основные активы. Кроме поручительства можно использовать залог, банковскую гарантию, страхование дебиторки и безрегрессный факторинг.

На уровне правил рекомендую запретить отгрузки в кредит без применения обеспечительных мер всем «небольшим» заемщикам (по численности компании и по размеру основных средств).

c)     Пересмотреть условия кредитования у действующих заемщиков: заново оценить риски и при необходимости получить дополнительное обеспечение или уменьшить размер товарного кредита, а в определенных случаях – в кредитовании отказать.

d)     При возникновении просроченного долга начинать действовать максимально быстро: стоп-отгрузка с первого дня просрочки, отправка претензии на 10-й день, иск в суд – на 20-й день. Главное сейчас – оказаться быстрее других кредиторов.

Какими еще советами относительно работы системы управления ДЗ в кризис Вы могли бы поделиться с компаниями?

• В тех регионах, где в условиях карантина/самоизоляции невозможен выезд к должнику для переговоров, переключиться в режим сбора долгов по телефону.

• Если в счет возврата долга есть возможность забрать обратно свой товар – делайте это. Лучше сейчас понести дополнительные затраты на логистику, чем через несколько месяцев пытаться с приставами арестовать пустой склад.

• Сейчас при возникновении ПДЗ многие должники ссылаются на «форс-мажор». На самом деле, для признания текущей ситуации форс-мажором в каждом конкретном случае требуется выполнение определенного ряда критериев. Вместе с юристами вашей компании необходимо выработать правовую позицию по данному вопросу и донести ее до персонала, который ведет переговоры с должником. В большинстве случаев ссылка на «форс-мажор» – это грубая попытка манипуляции со стороны должника, которая должна пресекаться грамотными аргументами с вашей стороны.

Задать свои вопросы Евгению вы сможете на Третьей конференции «Управление дебиторской задолженностью», которая пройдет 29 мая 2020 года. 

Мария Кириченко, Алиса Попова

Комментарии