Анна Дорская, Анастасия Самарина, KPMG: «По итогам проекта электронные подписи есть примерно у 75% работников КПМГ в России»

19.11.2020

Представляем победителя премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» – KPMG. Представители компании – Анна Дорская, старший менеджер по работе с персоналом, Управление по работе с персоналом, и Анастасия Самарина, менеджер, методолог проекта ЭКДО, рассказали о внедрении кадрового ЭДО с использованием УКЭП и участии в конкурсе.

Расскажите вкратце, что собой представлял проект «Кадровый ЭДО с использованием УКЭП» в вашей компании? Каковы были сроки и этапы его проведения?

Активная фаза разработки проекта началась в январе 2019 года, однако изучать тему и рыночную практику по использованию электронного документооборота в других компаниях мы начали еще в 2018 году параллельно с пилотом Минтруда. В настоящий момент ряд кадровых процессов переведен в цифровой формат – изменение условий труда, предоставление и оплата электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), выбор способа ведения трудовой книжки, предоставление расчетного листа и запрос справок/ копий документов. Процесс внедрения для нас не завершен, мы поэтапно подходим к проекту и сейчас находимся на этапе проработки таких процессов, как увольнение, прием, отсутствия и другие.

Какую часть кадровой документации охватывает проект?

Следующие кадровые документы переведены в цифровой формат:

  • Дополнительное соглашение об изменении условий Трудового договора
  • Согласие на обработку ПДн (персональных данных)
  • Журнал учета подписания Согласий на обработку ПДн
  • Лист ознакомления с ЛНА (локальный нормативный акт)
  • Должностная инструкция
  • Уведомления
  • Интерактивный расчетный лист (с предоставлением расчета среднего заработка и страховых взносов, а также с функцией «Задать вопрос» с автоматической маршрутизацией)
  • Справки: заявка, журнал учета выдачи, бумажный и электронный формат с автоматическим формированием всех видов справок в учетной системе
  • Внеплановый и плановый перевыпуск УКЭП на новый срок: заявление на создание квалифицированного ключа проверки ЭП, копия сертификата данного ключа
  • Заявление об изменении ПДн (с автоматическим занесением новых данных в учетные системы компании, автоматическим формированием сведений для ПФР (АДВ-2) и внеплановым перевыпуском ЭП).

Какие документы было сложней всего перевести в электронный вид и с помощью каких инструментов справились с этими сложностями?

Сложности по ходу проекта возникали не в отношении какого-либо отдельного документа или процесса, а были связаны с неготовностью некоторых работников принимать изменения. «Я привык подписывать на бумаге», «мне несложно», «так привычнее и надежней» – и тому подобные ответы мы получали при первичном опросе наших работников.

Как и любое изменение, внедрение системы кадрового электронного документооборота требует серьезной коммуникационной кампании, от правильности проведения которой зависит, получим ли мы согласие от большинства работников на выпуск электронной подписи. А от этого напрямую зависит экономический эффект реализации проекта. Мы в мельчайших деталях прорабатывали интерфейс системы, проводили исследования в фокус-группах и пользовательские тестирования. Мы поставили четкую задачу нашим разработчикам: интерфейс личного кабинета (ЛК) должен быть интуитивно понятным, однозначным и не требующим разработки пользовательских инструкций. Во-первых, потому что ЛК – это живой организм, который постоянно меняется, и требуется много ресурсов для актуализации инструкций, а во-вторых, человек не должен замечать изменений по уже работающим процессам. Можно с уверенностью сказать, что с данной сложностью мы успешно справились: на текущий момент покрытие электронными подписями составляет примерно 75% работников КПМГ в России.

Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта? Есть ли какие-либо дальнейшие планы по совершенствованию кадрового ЭДО?

Массовое подписание документов по изменению условий труда (ежегодный процесс в нашей компании, от 3 до 5 документов на каждого работника) проходит в разы быстрее. За счет системы электронного документооборота мы имеем возможность в режиме онлайн отслеживать статус подписания документов, а также система автоматически напоминает работникам о неподписании ими кадровой документации.

Достигнута экономия за счет сокращения:

  • использования бумаги и картриджей
  • времени кадровой службы на печать и уведомление персонала о необходимости подписания документов
  • времени персонала на согласование и подписание документов
  • курьерских расходов на транспортировку документов.   

Помимо этого, мы экономим благодаря таким эффектам ЭДО, как стандартизация кадровых процессов и организация хранения документов. В режиме удаленной работы электронное подписание обязательных документов становится особенно востребовано. Даже по сравнению с годами до пандемии скорость подписания кадровых документов значительно выше. Мы видим, что срок жизни комплекта из 5 документов от момента формирования печатной формы до подписания с двух сторон может составлять несколько минут. С бумажным документооборотом мы бы даже до принтера в офисе не успели дойти за это время.

Как мы обозначили выше, проект в нашей компании не завершен. В наших планах – перевести большую часть кадровой документации в электронный формат практически по всем процессам.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» важно для вашей компании?       

Высокая оценка нашего проекта независимыми экспертами – членами жюри, свидетельствует о том, что мы движемся в правильном направлении, и дает нам дополнительную мотивацию для дальнейшего развития системы электронного документооборота с использованием передовых технологий и методик. Новый функционал – это новые возможности для компании и работников.

Ожидаем, что участие в конкурсе и победа в номинации «Лучший кадровый ЭДО» будет стимулом для тех работников нашей компании, которые пока не готовы по каким-либо причинам перейти на электронное взаимодействие.

Также считаем, что признание внешними экспертами наших достижений по ЭКДО – дополнительное подтверждение нашей профессиональной экспертизы в данной сфере и практический пример успешной реализации системы электронного документооборота на практике. Это очень важно не только для нас, но и для наших клиентов, с которыми мы ведем проекты по внедрению электронного документооборота или консультируем по вопросам внедрения ЭКДО.  

Алиса Попова


Наверх