Отчет о Седьмой конференции «Управление закупками в компании: фокус на автоматизации процессов»

Первую секцию «Трансформация закупок в условиях неизбежной автоматизации: как работать на опережение» открыли Ольга Локшина, руководитель службы закупок, и Елена Осипова, менеджер проекта, РусВинил. Спикеры поделились опытом их компании в совместных нестратегических закупках на B2B-маркетплейсе. Они рассказали, как компания пришла к идее использовать маркетплейс и с какими сложностями столкнулась в проекте. Ольга и Елена поделились результатами и эффектом от совместных закупок. Он превысил анонсируемый маркетплейсом эффект в 5-20% экономии. 27% составила экономия по результатам пилотных заказов за счёт снижения закупочных цен на товары. Также спикеры рассказали о дальнейших планах по масштабированию проекта. 

Как автоматизировать подразделение закупок с нуля? На этот вопрос в своём докладе ответила Светлана Овчинникова, начальник отдела контроля и аудита закупок управления по организации и контролю работы с поставщиками, Ренессанс Кредит. Светлана подробно описала каждый этап развития закупочной функции в ее компании и рассказала о достигнутых результатах. Также она поделилась критериями выбора системы автоматизации и отметила, что главный драйвер автоматизации для зрелой функции – это возможность масштабирования.  

Наталья Сунцова, руководитель департамента по закупкам, ЕВРОЦЕМЕНТ груп, выступила с докладом на тему «Оптимизация закупочного процесса в крупных корпорациях: ключевые ошибки». В своем выступлении Наталья проанализировала ошибки, которые допускаются компаниями при автоматизации и приводят к удлинению процессов. Это, например, миграция неподготовленных баз данных в новую систему или доработка софта под текущие процессы, а не трансформация процессов под лучшие практики. 

Как не покупать лишнее, рассказал Виктор Коданев, International Supply Chain Manager, Dodo Brands. Спикер объяснил, что избавиться от напрасных закупок помогут 5 направлений действий:

Спикеры второй секции обсудили оптимизацию планирования закупок с помощью аналитики, ЭДО и других инструментов. Первым в секции выступил Иван Михеев, вице-президент по цепочке поставок, Электрощит Самара, с докладом «Как с помощью аналитики найти слабые места и улучшить планирование закупок». В начале своего выступления Иван ответил на вопрос, для чего в закупочной функции нужна аналитика, и перечислил типы аналитики в данной функции. Спикер также подробно описал особенности аналитических инструментов (например, Dashboard и прогноз затрат на основании RMI), которые используют в его компании. 

Евгений Посадсков, эксперт тендерного комитета, СИБУР, поделился инструментами управления данными в закупках. Евгений привёл таблицы с этапами развития аналитики в закупках, архитектурой, ПО и основными аналитиками в его компании. Докладчик рассказал, что в СИБУРе оценивают эффективность инструментов в закупках по скорости доступа к данным, качеству данных, простоте сопровождения, сокращению трудозатрат и наглядности результатов. 

Далее выступила Татьяна Карасева, директор по закупкам, Ростелеком. Она рассказала о формировании портфеля управленческой отчетности в закупках. Татьяна поделилась, что в ее компании для эффективного управлениями закупками разработана гибкая аналитическая отчетность, которая структурирована по четырём направлениям. Это статистические отчёты, индикаторы, управление поставщиками, регуляторные отчёты. Спикер подробно разобрала каждое из направлений.

Опытом внедрения ЭДО в закупочном процессе поделилась Патриция Санакоева, начальник управления организации закупок, НПО Энергомаш. Патриция представила шаги для безболезненного перехода к автоматизации закупок и рассказала про Agile-подход при автоматизации. Также спикер привела пример реализации СЭД с применением маршрутных карт для автоматизации согласования закупочных документов и поделилась результатами данной автоматизации. Среди них – сокращение сроков согласования закупочных процедур на 40%. 

Третья секция «Как с помощью цифровой трансформации улучшить работу отдела закупок» началась с выступления Натальи Хазовой, директора департамента закупок и логистики, Symrise. Она рассказала о создании единой информационной рабочей среды для закупщиков и поставщиков. Наталья акцентировала внимание на том, что смены программного обеспечения для этого недостаточно – необходимы фундаментальные изменения в управлении и внешних коммуникациях. Далее спикер рассмотрела инструменты в своей компании, использующиеся в рамках данной рабочей среды:

• электронная библиотека знаний о бизнес-процессах
  проверка должной осмотрительности
  автоматизированный учет всех потенциальных вариантов сырья
  проверка бизнес-этики
• ежегодная автоматизированная оценка контрагентов 

Евгения Фиоктистова, менеджер по стратегическим закупкам, кластер Россия и Польша, Группа компаний «Новартис», выступила с кейсом на тему «Автоматизация одобрения смет и сбора данных по всему миру на примере одной категории: эффект для бизнеса и закупщика». Спикер рассказала о работе BI-системы для сбора, хранения и анализа данных в «Новартис», об улучшенном процессе согласования ТЗ в её компании, и подробно описала процесс создания ТЗ. 

Как получать достоверные данные, эффективно их визуализировать и использовать, рассказал Виктор Волков, начальник управления логистики и закупок, ГК ГЕНЕРИУМ. Виктор рассмотрел этапы внедрения системы бизнес-аналитики в своей компании и проанализировал принципы использования инструментов этой системы. Спикер отметил, что BI-система должна работать в связке с учётной системой и брать информацию напрямую из базы данных, к тому же, должна быть интерактивна. Также Виктор рассказал, что при разработке ТЗ на BI в компании старались учесть потребности в информации о закупках разных участников процесса (создали панель закупщика, панель руководителя, панель инициатора). 

Далее выступил Павел Сверчков, директор по развитию снабжения, НЛМК, и рассказал о проекте по роботизации тендерных процедур, который был реализован в прошлом году в его компании. Основной целью проекта было высвобождение трудозатрат специалистов категорийных команд, чтобы они тратили время не на создание конкурсных процедур в SAP CRM, а на работу над закупочной стратегией. В компании был внедрён робот, который сам создаёт тендерные процедуры. Спикер подробно рассказал, как функционирует робот – анализирует заявки на закупку, которые формируются в SAP ERP, агрегирует и копирует информацию, приглашает к участию контрагентов и т.д.