Отчет о Шестнадцатом Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Второй день мероприятия начался с докладов представителей ФНС. Они выступили в рамках первой секции «Ключевые законодательные изменения и тенденции в сфере электронного документооборота».

О требованиях ФНС России к операторам ЭДО: реестре операторов и развитии сервисов ЭДО рассказал Александр Блитман, заместитель отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления электронного документооборота, ФНС России. Эксперт рассмотрел изменения в нормативных актах, регламентирующих требования к операторам ЭДО. Также он представил реестр операторов, рассказал про сервис по визуализации документов и сервис ФНС России ПП «ЭДО». Александр рассказал, что в результате переаккредитации число операторов ЭДО сократится: «В конце мая 2022 года состоится комиссия, которая подытожит и сделает перечень операторов окончательным. Операторы, которые не подтвердят свой статус, будут удалены из Единого реестра. Количество операторов в итоге уменьшится. Также теперь оператору удобно отправить через сервис в ФНС заявление, что он прекратил деятельность. Такие заявления к нам уже приходят».

Мария Лазарь, консультант отдела методологии взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи Управления электронного документооборота, ФНС России, выступила с докладом «Налоговая отчетность в условиях реформы ЭП. Взаимодействие с аккредитованными удостоверяющими центрами». Мария представила вступившие в силу положения 476-ФЗ и их трансляцию на электронный документооборот с ФНС России. Также она перечислила главные особенности выдачи КЭП и отметила обязательное применение машиночитаемой доверенности (МЧД). Среди преимуществ МЧД:

• Сокращение трудозатрат
• Оперативность, предоставление в один налоговый орган
• Отсутствие процедур направления бумаги (сканирование, доставка почтой)
• Машиночитаемый формат/исключение ручного ввода

О правовом регулировании отношений с самозанятыми, позиции ФНС России по этому вопросу и своём практическом опыте рассказал Сергей Качков, руководитель управления по работе с государственными органами, НТВ-ПЛЮС. Сергей отметил, что режим налогообложения НПД оказался успешнее, чем полагали в ФНС РФ, и поделился опытом своей компании в активном использовании услуги самозанятых в своем бизнесе. Разобрал преимущества и ограничения режима, варианты реализации, выплаты самозанятым и точки внимания. Также спикер отметил, что ФНС РФ выражает осторожную озабоченность возможными налоговыми схемами с участием самозанятых.

Валерия Шепшелева, руководитель группы по учету дебиторской задолженности, Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус, рассказала про нюансы трансграничного электронного документооборота. Валерия отметила важность своевременного получения подписанных документов от нерезидентов и перечислила преимущества ЭДО в работе с иностранными контрагентами. Также она поделилась шагами для внедрения ЭДО с контрагентами в Казахстане и рассказала об успехах в реализации данного проекта: компания подписала трёхсторонние соглашения с 9 дилерами в Казахстане; произвели подключение дилеров к Diadoc и получили Неквалифицированные сертификаты; дилеры в РК переведены на электронный документооборот и т.д.

Вторая секция «Внедрение и систематизация электронного архива в компании» началась с ПАНЕЛЬНОЙ ДИСКУССИИ «Возможности и риски электронного хранения документов». В обсуждении приняли участие: Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития, к.т.н., ЮТэйр (модератор); Кирилл Комиссаров, руководитель направления поддержки и развития CAD\CAM\CAE\CAPP\PLM\SPDM\HPTC-систем, ОКБМ Африкантов; Дмитрий Михеев, независимый эксперт; Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес-приложений, ABB Россия; Виктория Белоусова, начальник департамента по работе с персоналом, ЕВРАЗ Группа компаний.

Вопросы дискуссии:

В результате обсуждения участники пришли к следующим выводам:

Секция продолжилась докладами спикеров. Мария Шкаева, директор по правовым вопросам и комплаенс, Bonduelle Eurasia Markets, объяснила, как создать централизованную систему электронного архива в организации. Спикер перечислила основные элементы централизованной системы электронного архива, рассказала про конструкцию технического задания и централизацию/децентрализацию функций. К плюсам централизованного архива в компании Мария отнесла разгрузку бизнеса и полную автоматизацию. Но спикер также отметила и слабые стороны решения – физическую отправку документов, внедрение дополнительной системы управления, а также необходимость в новых сотрудниках. 

Марина Солодова, руководитель проекта Госключ, Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, представила доклад «Госключ – применение мобильной электронной подписи в кадровом электронном документообороте». Спикер перечислила нормативные правовые акты, регулирующие применение ЭП, и рассказала про преимущества приложения Госключ, которое позволяет применять мобильную ЭП в ЭКДО. Среди них:

Также спикер описала способы интеграции с решением и концептуальную архитектуру интеграции с Госключом по СМЭВ. 

В третьей секции эксперты обсудили актуальные вопросы кадрового ЭДО, а также особенности формирования и использования электронной подписи.

Олег Жабинский, руководитель юридической службы по региону Восточная Европа, REHAU, в своём докладе проанализировал риски, которые возникают при переводе кадровых процессов и документов в электронный вид. Олег рассказал, как минимизировать сложности и риски организации процесса перехода на ЭДО, выбора информационной системы, доверия сотрудников, технических и юридических аспектов. Среди юридических рисков докладчик выделил доказывание юридических фактов и доказывание применимости электронных договоров к трудовым правоотношениям сторон. 

Как с помощью электронного документооборота обеспечить бесперебойную работу и оптимизировать бизнес-процессы казначейства? На этот вопрос в своём выступлении ответила и завершила конференцию Екатерина Шестакова, финансовый менеджер по налоговой отчетности, бухгалтерии и казначейству, Ecolab. Екатерина подчеркнула эффективность электронного документооборота в условиях удаленной работы и рассказала, как вовлекать в процесс ЭДО все подразделения компании, системы и ИТ-решения. Спикер поделилась такими рекомендациями: