Как крупная строительная компания управляет закупками в облаке

Показательный пример внедрения российских технологий – цифровизация закупок и исполнения заключенных контрактов на поставку материалов и оборудования в строительной компании.

Единая платформа позволяет не только заключать контракты на поставку и перевозку товаров, но и отслеживать их исполнение вплоть до приемки на объекте строительства в режиме реального времени.

Каких еще эффектов добились с помощью российского софта, рассказал Дмитрий Москвин, исполнительный директор компании из Санкт-Петербурга «Интеллектуальные технологии», которая разработала и внедрила платформу управления снабжением Лахта.spb.

Вырасти в 6 раз и не потерять управляемость

К 2021 году строительная компания увеличила объем закупок в 6 раз. При этом численность персонала выросла только на 69% (2021-к-2020гг.), что стало возможным благодаря своевременному решению руководства компании о переходе на «цифровое управление».

Процесс снабжения в строительстве – наиболее сложный из всех. Перед нами стояла задача объединить в едином цифровом пространстве всех участников: закупщиков, логистов, поставщиков и перевозчиков, а также участников проектных офисов – отвечающих перед заказчиком за своевременный ввод объектов в эксплуатацию. При этом изначально у участников был разный уровень цифрового развития – у многих поставщиков, субподрядчиков и перевозчиков, особенно небольших, он был низким, некоторые из них столкнулись с цифровизацией впервые. Платформа позволила привести всех участников к одному уровню.

 Модель цифровизации управления снабжением строительной компании подразумевала бесшовное объединение бизнес-процессов двух внутренних заказчиков:  компании, отвечающей за проведение и исполнение закупок, и единого логистического оператора, отвечающего за перевозку и хранение приобретенных товаров.

Команда «Интеллектуальных технологий» в течение нескольких лет до проекта занималась закупками: мы знали проблемы и потребности комплектации изнутри. Этот опыт послужил отправной точкой, позволил в короткий срок реализовать минимально работоспособное решение и развивать его далее совместно с участниками проекта.

Переход на цифру за 6 месяцев

В июне 2020 года «Интеллектуальные технологии» ввели облачную платформу управления снабжением Лахта.spb в опытно-промышленную эксплуатацию. Уже через полгода (в январе 2021) строительная компания перевела полный объем закупок на нашу платформу. 

К настоящему времени через Лахта.spb проведено свыше 16 тыс. закупок и подписано спецификаций на поставку стоимостью более 220 млрд рублей.

Всего за полгода мы адаптировали систему и нарастили требуемую функциональность, а также обучили сотрудников работе в современном цифровом формате. В среднем реализация подобных проектов занимает 2-3 года.

Как работает платформа управления снабжением

Сейчас платформа Лахта.spb – технологичный закупочный и логистический конвейер. Позволяет управлять жизненным циклом товаров, от передачи в закупку проектной потребности до приемки в конечной точке, включая специализированные сервисы по онлайн-отслеживанию товаров в пути.

 Платформа позволяет анализировать поставщиков, сравнивать товары по цене и техническим параметрам, анализировать условия поставки и выбирать оптимальное соотношение при заключении сделки в режиме реального времени, производить корректировки в составе закупки «на лету» без объявления новой процедуры и потерь времени.

То же самое доступно и при конкурентном выборе перевозчика груза, где вместо товаров предметом сделки являются грузовые места, сформированные внутри платформы из ранее приобретенных товаров.

Участникам процесса снабжения в любой момент времени доступна полная и достоверная информация о каждом товаре – каким менеджером, в какое время и у кого куплен товар, где он находится и когда прибудет на объект, более нет «серых зон» в снабжении и пробелов в коммуникации участников.

Платформа Лахта.spb – полностью российская разработка, реализована на открытом ПО, не зависит от западных вендоров, не имеет ограничений в использовании и легко масштабируется. Данные размещены в российских дата-центрах и надежно защищены.

Эффект от внедрения в цифрах

 Рост производительности в 10 раз

До внедрения цифрового продукта в компании проходило 25-30 закупок в неделю. С переходом на цифру удалось в 10 раз сократить время на подготовку и проведение процедур, минимизировать объем физических документов. В настоящее время комиссия по закупкам проводит электронное голосование по 250-300 конкурсам в неделю, проект спецификаций формируется автоматически и подписывается электронно. Коммуникация и обмен документами между участниками происходит в контекстных чатах, где есть возможность обсудить условия и утвердить решение, выстроив маршрут согласования, не разрывая процесс.

• Экономия ресурсов

За первый год эксплуатации при росте объема потребности в 6 раз персонал подразделения закупок увеличился всего на 69%. В будущем при удвоении объема заказов, по нашим оценкам, потребуется усилить штат закупщиков всего на 10%. За счет автоматизации рутинных операций и «оцифровки» данных высвобождается время работников для качественных преобразований: планирование работы, расширение пула контрагентов, поиск дополнительных точек роста эффективности и т.д.

• Экономия на закупках

Платформа хранит данные об изменении цен на товары в периоде, а также умеет подбирать аналоги, помогая в нужный момент принять оптимальное решение о выборе поставщика и товара, выявить и предотвратить сговор участников и иные случаи недобросовестной практики, проявив должную осмотрительность при заключении сделок.

• До 4 раз сократилось время адаптации новых сотрудников

До реализации проекта цифровизации период адаптации нового сотрудника составлял около 2 месяцев, сегодня этот же процесс занимает до 2 недель. Благодаря единой платформе, реализованной по стандартам процессов, категорийный менеджер быстрее адаптируется и выходит на ожидаемую продуктивность. За счет коллективных знаний в интуитивно понятном интерфейсе новые сотрудники обучаются на лучших практиках и быстрее осваивают функционал.

• Контекстная коммуникация и документооборот

В аналоговом мире информация дискретна и неоднородна, к тому же может быть утеряна. Бумажный документооборот масштабных строительных проектов исчисляется грузовиками. Любая сделка – это результат процесса коммуникации участников и обмена подписанными документами. Платформа Лахта.spb обеспечивает и то, и другое неразрывно от процесса снабжения, сохраняя историю переписки и документы по каждой единице потребности на всем пути движения товара от закупки до прибытия на склад и выдачи в производство работ.

В строительной цепочке поставок особую роль играет своевременность и актуальность сопроводительной документации к товару. Наше решение позволяет находиться в контексте каждого грузового места, агрегировать необходимую документацию от производителей и поставщиков, предоставляя совместное пространство использования и согласования версий для всех участников процесса – от закупки товара и услуг по перевозке груза до приемки груза и вовлечения товара в производство работ.

Коммуникативная модель документооборота позволяет сократить сроки получения документации, минимизировать ошибки ее комплектности и проблем с хранением и передачей. Как итог, платформа позволяет существенно сократить сроки приемки и вовлечения товаров в строительство.

Что дальше? Перспективы проекта

Автоматизация закупок – только первый этап. Наша цель – «автоматические» закупки.

В планах на ближайший год приступить к пилотированию инструментов роботизации закупок: автоматический подбор товаров, соответствующих проектной потребности заказчика, автоматическое лотирование, автоматический подбор и приглашение потенциальных поставщиков, автоматическое сравнение предложений и формирование проекта решения.

Роль закупщика (категорийного менеджера) при этом переходит в плоскость интеллектуального оператора, применяющего экспертные знания для подтверждения или корректировки проекта решения, предложенного системой.

Ведется работа по интеграции платформы с популярными российскими складскими и учетными системами. В перспективе мы рассчитываем получать данные от служб эксплуатации о вовлеченных товарах – это позволит на основе полной информации о жизненном цикле товара корректировать систему принятия решений на этапах проектирования и проведения конкурса. Кстати, построение связи платформы с системами проектирования, в том числе использующими BIM-технологии в строительстве, – одно из приоритетных направлений доработки платформы Лахта.spb на 2022 год.

Как показывает наша практика, при появлении доступа к достоверной и структурированной информации у пользователей тут же возникает запрос на инструменты планирования, что особенно важно для синхронизации графиков комплектации и проведения строительных работ. Потери эффективности только в этой области выражаются в десятках и сотнях миллионов рублей. Превентивная аналитика и сценарное моделирование при наличии всех необходимых данных, которые уже есть на платформе Лахта.spb, и методологии – задел для полноценного риск-менеджмента.

В ближайшей перспективе платформа дополнится набором финансовых, страховых и платежных сервисов, разработкой которых мы занимаемся совместно с партнерами – лидерами рынка в своих сегментах. Например, появится линейка сервисов по предоставлению мультибанковского кредитования и банковских гарантий, этой функции нет ни в одной из ERP-систем строительной отрасли.

Комментарии