ELMA365 ECM – система электронного документооборота, которая легко настраивается и меняется вместе с компанией

26.05.2021

ELMA365 ECM – решение для организации внутреннего и внешнего документооборота в компании, позволяющее перевести все операции в полностью безбумажный формат.

С помощью инструментов Low-code система растёт вместе с компанией и обеспечивает широкие возможности масштабирования, что важно при увеличении количества документов и маршрутов согласования. При этом сохраняются все преимущества: быстрый отклик, простая настройка и надёжное хранение данных.

Искусственный интеллект LegalDoc AI позволяет максимально быстро справиться с рутинными задачами и перейти на новый уровень. Способность обучаться и совершенствоваться даёт возможность выстраивать бизнес-процессы, исключая человеческий фактор, а также ускоряет время их выполнения.

Решение позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами прямо в интерфейсе ELMA365 благодаря бесшовной интеграции с операторами ЮЗДО и Контур.Диадок. Такое взаимодействие ускоряет время проведения операций и исключает риски задержек и потерь.

Управление договорами

Формирование исходящих договоров происходит по готовым шаблонам, а сквозные процессы помогают автоматизировать процедуру согласования и быстро редактировать документ прямо в системе.

Для работы с входящими договорами программа автоматически отправляет задачи ответственным людям, учитывая график отсутствий и замещений, а также контролирует своевременное исполнение этих задач. Таким образом, рассмотрение документов происходит в срок, а все замечания фиксируются в системе.

Финансовые документы

Функция исключает возможность потери документов и снижает риски несвоевременной оплаты. Как только счёт попадает в систему, ELMA365 сразу определяет ответственного сотрудника и регламентирует срок согласования. Бизнес-процессы становятся прозрачными, благодаря чему все стадии оплаты полностью контролируются.

При возникновении сложностей, система уведомит об этом и покажет, на каком именно этапе произошла аберрация. Это позволяет оперативно реагировать на задержку и чётко понимать её причину.

Если в компании меняются регламенты, то система быстро к ним адаптируется. Всего за пару кликов можно изменить порядок согласования, его условия и сроки.

Электронная канцелярия

Решение налаживает упорядоченное хранение и лёгкий поиск электронных и бумажных документов, включая все функции регистрации. Вся документация формируется в единый реестр. Сотрудники могут моментально найти необходимые данные, даже если филиалы компании расположены по всей стране.

Электронный архив

Все документы содержатся в одном месте, что позволяет менеджеру сократить время на поиск и выгрузку нужной информации. Для хранения используются привычные всем папки, которые легко настраиваются и обеспечивают удобный и быстрый отбор данных.

Служебные записки

Система создаёт записки мгновенно и сразу отправляет их адресатам. Операция полностью выполняется в онлайн-режиме. Сотрудникам не нужно бегать по офису с бумагами и затрачивать уйму времени на согласование, можно сделать это прямо из дома с мобильного телефона.

ЭЦП

Электронная подпись значительно упрощает взаимодействие между контрагентами и сотрудниками внутри компании. Она служит неотъемлемой частью электронного документооборота и позволяет проводить работу с документами в цифровом пространстве. Опция полностью легитимна и даёт возможность избавиться от бумажных носителей.

Задачи

В системе ELMA365 разработан удобный инструмент, который консолидирует все задачи в одном месте и тем самым помогает более качественно оценивать нагрузку и эффективность их выполнения. Задачи можно ставить как конкретному сотруднику, так и всему отделу, а также переназначать на другого человека при необходимости.

Маршруты согласования документов

Сотруднику не нужно думать, куда направить документ, поскольку ELMA365 автоматически определяет маршрут согласования. Данная функция значительно экономит время, исключает лишние коммуникации и снижает риск ошибок.

Мобильное приложение

Важно иметь возможность оперативно решать срочные вопросы и оставаться на связи. С мобильным приложением можно в любой момент посмотреть всю необходимую информацию и выполнить нужную операцию: запустить бизнес-процесс, согласовать документ, поставить задачу и т.д.

Внутрикорпоративный чат

Чат – самый простой инструмент поддержания коммуникации онлайн. Сообщения можно отправлять прямо в интерфейсе системы через личные диалоги, групповые чаты либо в общей ленте сотрудников. Благодаря push-уведомлениям письма не останутся незамеченными.

Умный документооборот

Искусственный интеллект проверяет наличие подписи и печати в документе перед занесением в систему или отправкой в налоговые органы, подтверждая тем самым его юридическую значимость.

За считанные минуты ИИ сравнивает документы и показывает любое их изменение, не упустив при этом ни мельчайшей детали. Так исключается возможность человеческой ошибки и снимается рутинная работа с сотрудника.

Современные технологии

ELMA365 опирается на микросервисную архитектуру с использованием современного технологического стека, что позволяет реализовывать функционал в максимально простом интерфейсе на высокой скорости. Система легко кастомизируется под особенности компании, сохраняя надёжность и производительность, а процесс настройки будет понятен любому специалисту.

Принцип кластеризации ранжирует нагрузку на систему на несколько серверов, что позволяет построить отказоустойчивую систему для большого числа пользователей. Компания получает одновременно все преимущества облачной системы и локальной установки на сервере.

Приятный современный дизайн делает работу с системой понятной и комфортной, а отсутствие лишних кнопок ограждает от избыточного материала и выводит только нужную информацию для исполняемого процесса.


Наверх