Отчет о Тридцать пятой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (День 3)

Первая секция третьего дня «ЦИФРОВИЗАЦИЯ и ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ в ОЦО» началась с выступления Оксаны Кадочниковой, руководителя направления методологии зарплатно-кадровых сервисов, ОЦО Уралхим. Она поделилась опытом реализации кадрового ЭДО в ОЦО. Спикер объяснила, как выстроена концепция развития ЭКДО на производственных предприятиях Уралхима, и на что необходимо обратить внимание при внедрении кадрового ЭДО на предприятии. В заключение спикер поделилась основными уроками проекта и дала рекомендации, как мотивировать сотрудников переходить на ЭКДО. 4 инструмента для вовлечения сотрудников в проект:

Решения для совершенствования процессов ОЦО представила Мария Зубова, старший менеджер направления Presale, VK Tech. Спикер рассказала про семейство решений VK Tech, которые помогут создать единый контур информационных систем внутри ОЦО, оптимизировать внутренние процессы и повысить эффективность коммуникации с внешними регуляторами. Сюда входят:

1. Платформа для взаимодействия с ФОИВ
2. Решение для реализации требований ФНС России по налоговому мониторингу
3. Решение для автоматизации процессов закрытия и расчета показателей отчетности
4. Решение для автоматизации процессов управления рисками и соблюдения нормативно-правовых требований
5. Решение для анализа и повышения зрелости бизнес-процессов

Спикер наглядно продемонстрировала принципы работы каждого из решений VK Tech и разобрала ключевые преимущества этих продуктов для финансовой функции. 

Как разработать и запустить проект цифровизации операций транзакционной службы? На этот вопрос в рамках своего доклада ответила Юлия Круглова, руководитель транзакционной службы ОЦО, Tele2. Она рассмотрела предпосылки и результаты проекта цифровизации обработки документа, а также описала технологическую карту процесса. Затем Юлия рассказала про весь путь проекта: от идеи до реализации. Итак, что дал проект компании? Ранее бухгалтер выполнял распределение документов между сотрудниками группы 3 раза в день по четырем трудоемким шагам, первый из которых – выгрузка всех имеющихся документов на участке учета в формате Excel из ЭДО. Теперь же распределение документов на сотрудников происходит автоматически: документы поступают в верификатор, где совершается разделение по типам, видам и модулям. При этом распределение идет с учетом уже имеющейся нагрузки на сотрудников. Сокращение трудозатрат в итоге составляет 6 часов в день. Общий результат проекта за 2022 год: -25 FTE. 

ОЦО как центр цифровой трансформации бизнеса рассмотрел Андрей Клопотовский, экс-генеральный директор, Сервисный центр FESCO. Эксперт рассказал, какие возможности открывает цифровизация: формируются новые продукты и новые каналы коммуникаций, компания выходит на новый уровень принятия решений; и объяснил, почему ОЦО может стать центром цифровой трансформации:

Затем Андрей рассказал про эволюцию ОЦО от транзакционного центра к технологическому партнеру и описал каждый из этапов. ОЦО на своей высшей ступени развития, как технологический партнер, может создавать цифровые двойники производственных площадок, технологическую платформу для логистического бизнеса, использовать цифровое зрение для управления производством и многое другое. 

Докладчики второй секции обсудили перевод и оптимизацию функций в ОЦО.

Лариса Зубрилова, генеральный директор Центра обслуживания бизнеса, КАМАЗ, выступила с кейсом «Рекрутинг как одна из функций ОЦО: трансформация, эффекты, трудности». Она рассмотрела эффекты трансформации рекрутинга как одного из сервисов ОЦО и перечислила проблемы при старте проекта и пути их решения. В компании создали централизованный сервис рекрутинга с максимальной автоматизацией процессов, который работает по единым стандартам качества. Он дал компании такие эффекты, как увеличение воронки кандидатов и снижение их потерь при трудоустройстве, уменьшение оттока сотрудников и расходов на персонал и процессы рекрутинга и т.д. Лариса подробно описала экосистему рекрутинга в компании, в том числе ИТ, и распределение функционала рекрутинга. 

Елена Егорова, начальник управления казначейства, Россети Северо-Запад, рассказала, как оптимизировать казначейскую функцию в ОЦО. Она рассмотрела этапы, предпосылки и задачи централизации казначейской функции в своей компании и рассказала про ход проекта. Спикер акцентировала внимание на унификации процессов согласования и проведения платежей, а также поделилась опытом автоматизации загрузки банковской выписки с использованием H2H. Эффект от общего центра обслуживания казначейской функции составил: сокращение расходов – 24 млн рублей в год, сокращение расходов на РКО – 30%. 

Третья секция была посвящена теме оптимизации БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ в ОЦО.

Как с помощью модели оценки уровня зрелости ОЦО повышать эффективность работы и развивать компанию, рассказал Ринат Каримов, начальник отдела аналитики бизнес-процессов и развития бизнеса ЦОБ, Татнефть. Эксперт поделился опытом развития центра обслуживания в своей компании: отметил основные критерии зрелости ОЦО (по модели Гарольда Керцнера) и рассказал про переход на модель оценки уровня зрелости ОЦО. Какие вопросы помогает решить такая оценка? Самое главное, она помогает сопоставить разные по функциональному направлению деятельности и периоду создания центры и задать каждому вектор развития, отвечающий общей стратегии развития ОЦО. В завершение своего выступления Ринат поделился текущим состоянием, целями и дальнейшими шагами развития общего центра обслуживания. 

Ирина Самойлова, начальник Управления налоговой отчетности, РусГидро ОЦО, представила доклад «Этап стабилизации в ОЦО после приема обществ на обслуживание. К чему готовиться и как справиться». Спикер объяснила, что необходимо предусмотреть на этапе стабилизации после приема обществ на обслуживание в ОЦО, и акцентировала внимание на уточнении регламента взаимодействия между ОЦО и бизнесом:

Затем Ирина рассказала про стандартизацию системы и правил учета и приоритеты автоматизации процессов. Также она проанализировала ошибки и отклонения по результатам закрытия периода и поделилась советами по внедрению дополнительных контрольных процедур. 

Павел Михайлов, директор Департамента сопровождения закупок, X5 Group, поделился опытом трансформации ОЦО при переходе на сервисную модель на примере сквозного процесса закупок. Эксперт описал трансформацию организационной структуры ОЦО при переходе к сервисной организации, рассмотрел основные ее компоненты и поделился опытом выстраивания сквозного процесса закупок в логике концепции сервисной модели. «Ключевыми бенефитами в рамках трансформации организационной структуры являются создание прозрачной структуры, позволяющей эффективно управлять сквозными поддерживающими сервисами Х5, повышать удовлетворенность клиентов за счет минимизации точек контакта при взаимодействии с сервисными функциями, унифицировать процесс развития сервисов, что в конечном итоге позволяет оптимизировать общую стоимость сервисов для бизнеса», – пояснил спикер. 

Евгения Лейман, управляющий директор департамента учета и отчетности, Сбербанк, поделилась кейсом «AI в бухгалтерии: миф или реальность». Она рассказала, какие вызовы и задачи стояли перед компанией (уменьшить трудозатраты в бухгалтерии и улучшить клиентский путь), и как их решали с помощью роботизации. А именно, Rule-based контролей, AI-мэппинга, ЭДО и AI-распознавания и автосоздания системных документов. Затем Евгения рассказала, как бухгалтер исчез из цепочки оплаты счетов, и объяснила, обеспечивает ли высокая точность AI полное отсутствие человека. 

В завершение конференции Денис Шальнев, начальник отдела развития бизнеса, РН-Учет, выступил с докладом «Вид бизнеса и структура трудозатрат на учётные услуги: что говорит статистика». Он рассказал, какими могут быть пропорции между трудозатратами на учётные услуги для компаний из разных отраслей, и пояснил, какие различные компании близки по структуре трудозатрат. «На основании сопоставления удельного веса того или иного направления, можно прийти, например, к выводу о похожей структуре трудозатрат в компаниях, которые занимаются такими видами бизнеса, как: