Ольга Маркова, «Здравсервис и Здесь аптека»: «Лоскутная автоматизация HR-процессов под задачу – это способ понять, что ты хочешь реализовать и надо ли это бизнесу»

Ольга Маркова, начальник отдела развития и интеграции персонала, «Здравсервис и Здесь аптека», и спикер Шестой конференции «Практика управления персоналом в фармацевтических компаниях», рассказала CFO Russia про лоскутную автоматизацию HR-процессов под задачу и о результатах, которых удалось достичь «Здравсервису» с ее помощью.

Как давно в вашей компании начали использовать лоскутную автоматизацию HR-процессов под задачу? Почему выбрали именно такой подход?

Цифровая трансформация — один из глобальных трендов. Это отличная проверка, насколько процессы, выстроенные в компании, зрелые, ведь переход в цифру помогает их аудиту и переосмыслению. Поэтому мы уже более 10 лет постоянно анализируем наши процессы, ищем возможности для повышения их эффективности с помощью цифровых инструментов, пилотируем изменения и внедряем в работу.

Выбор подхода определяется скоростью, на которой нужно выдать готовое решение, желанием бизнеса инвестировать время и деньги в профессиональные дорогостоящие инструменты, текущими компетенциями команды и инструментами на борту компании, а также гибкостью предлагаемых решений, чтобы обеспечить постоянный оперативный тюнинг под изменения в процессах.

Когда можно сделать что-то быстро и недорого, бизнес получает время для отладки процессов и удобную тестовую среду, легче идёт в проект, проще что-то меняет, быстрее находит верное решение. Так бизнесу легче понять, что на самом деле он хочет оцифровать. Когда мы идём в лоскутную автоматизацию, мы используем метод MVP (Minimum Viable Product) – минимально жизнеспособный продукт. Простыми словами: это неидеальный продукт, который всё же выполняет основную функцию и уже представлен пользователям. Ключевая идея MVP в том, чтобы создать продукт с минимальными усилиями, предложить его бизнесу и после дорабатывать вместе.

Этот подход позволяет нам сдвинуть с места большой проект, когда невозможно увидеть сразу конечную цель или бизнес понимает, что сейчас важнее реализовать часть, чтобы существенно улучшить функционирование системы.

Ещё один плюс такого подхода – когда потребность для бизнеса не очевидна, частичная автоматизация позволяет продать важность автоматизации какого-то процесса в будущем на живом реализованном примере посредством доступного инструмента.

Такой метод позволяет научиться самим конструировать цифровые процессы.

Для такого подхода лучше всего подходят no-code или low-code конструкторы. Сейчас всё больше таких решений, особенно для HR. Также мы успешно используем программы с открытым кодом. Часть решений делаем на СДО Moodle, часть в Битрикс 24, часть в Google формах.

По каким критериям вы определяете процессы для автоматизации? Какие HR-процессы уже автоматизированы?

Основной критерий для автоматизации – потребность бизнеса в выполнении задачи. Второй критерий – без автоматизации поддерживать процесс нереально, долго, дорого. Третий критерий – предложенное решение сразу повысит эффективность сотрудников или руководителей. Четвертый критерий – мы знаем, как это сделать здесь и сейчас, используя существующие системы и инструменты.

Многие эксперты говорят о лоскутном подходе в негативном значении. Когда бизнесы автоматизируют что-то без понимания цели, без продуманного дизайна, без учёта опыта пользователей и тщательной разработки. В реальности очередная коробочная система или решение, написанное под вас, может оказаться нерабочим инструментом, так как потребности бизнеса быстро меняются, меняются процессы, критерии, задачи, поэтому временные решения, собранные в подручных, уже действующих инструментах, помогают проверить, насколько нужно что-то автоматизировать и нужно ли именно так, как изначально написали в ТЗ.

У нас много разных примеров автоматизации HR-процессов и смежных с ними. Например, информирование об акциях, контроль выкладки, проведение различных конкурсов, оценки, формирование графиков обучения, сбор информации для компенсации ГСМ и другие.

Особенно это важно для быстро растущих компаний, где задачи часто опережают финансирование или готовность сразу начинать большой проект по автоматизации.

Каких результатов удалось достичь благодаря лоскутной автоматизации HR-процессов?

Приобретение современных HR-платформ, где выверены подходы и лучшие HR-практики воплощены в удобные и красивые интерфейсы, помогает быстрее найти ответы на вопросы «Что мы хотим построить?» и «Как оно должно работать?». Но всё равно под такую систему придётся перестраивать сложившиеся процессы, делать интеграцию с другими системами и доработки. Переходить на такую платформу легче, когда уже есть опыт автоматизации процессов и они реально работают, а не просто написаны на бумаге.

Автоматизация – дорогой и длительный процесс, поэтому важно точное понимание бизнес-процессов, которые надо перенести в цифровую плоскость. Часто запрос на автоматизацию рождается у исполнителей из-за перегруза, но они не могут сами сформировать ТЗ, понять, какой инструмент использовать, как перестроить процесс в цифре, что можно делать по-другому. Наш метод отлично подходит для дизайна новых цифровых процессов с пользователями. И поиски нужного варианта не будут для компании дорогими или долгими.

Когда от руководства приходит задача на автоматизацию, часто за образец выдают красивую конечную цель, без детализации и реальных процессов под этим. Например, получать аналитику в удобном интерфейсе без выстроенного процесса сбора данных. В этом случае мы создаем процесс с нуля вместе с заказчиком, чтобы потом прийти к задуманному варианту.

Особенно сложно HR-службам, когда сервисные процессы получают меньше поддержки от ИТ внутри бизнеса и меньше финансирования, хотя у них очень много процессов, которые нуждаются в качественной автоматизации, поэтому постоянная доработка текущих инструментов, их интеграция с другими системами, изучение их возможностей – важная компетенция нашей команды.

Любой процесс надо понять и выстроить под дизайн будущей автоматизации, ведь то, что люди делают руками, не всегда остается также при переносе в цифровую реальность. Оцифровка недостаточно структурированных офлайн-процессов приводит к дублированию операций «для себя» и «для отчётности», а люди саботируют нововведения. Поэтому сначала – процесс, а потом поиск решения для его автоматизации из доступных инструментов, понимание, что и как будет работать в цифровой плоскости, и по мере возможности – перенос в профессиональное решение.

На текущий момент на разных площадках у нас автоматизированы процессы подбора, адаптации, информирования, обучения, повышения квалификации, оценки, сбора обратной связи, анализа вовлеченности, мотивационных мероприятий, HR-аналитики, зарплаты и управления персоналом и другие.

Безусловно, мы будем развивать наши текущие решения, стремиться к большей интеграции, улучшению юзабилити, но обдуманно, соизмеряя вложения с результатом.

Задать свои вопросы Ольге вы сможете на Шестой конференции «Практика управления персоналом в фармацевтических компаниях», которая состоится 2 февраля 2024 года онлайн.

Юлия Сильченко

Комментарии