Евгения Лозинская, Сегежа Групп: «Для эффективной работы с МЧД необходим центр выдачи доверенностей на всю корпорацию»

Евгения Лозинская , руководитель офиса решений ЭДО и цифровых продуктов Сегежа Групп и спикер Третьей конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказала CFO Russia об инструментах и необходимых доработках для работы с МЧД.

Как давно ваша компания перешла на МЧД?

К изменениям Законодательства (№ 457-ФЗ в ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи») мы готовились заранее. Так как в Сегежа Групп насчитывается порядка 700 квалифицированных электронных ключей (КЭП) доверенных лиц организаций, которые попадали под изменения, то переход на новые процессы должен был быть продуманным, четким, но плавным. Мы разработали план перехода так, чтобы к 1 сентября 2023 года осуществлять выпуск МЧД для сотрудников в спокойном режиме, без аврала. Для этого часть заканчивающихся по сроку действия КЭП доверенных лиц организаций была перевыпущена, то есть мы воспользовались отсрочкой, предусмотренной законом. Таким образом, переход на МЧД в Сегежа Групп произошел в срок, утвержденный законодательством – 1 сентября 2023 года.

Какие инструменты автоматизации этапов выпуска, подписания, отправки и проверки МЧД вы используете?

Так как на момент перехода все решения по работе с МЧД на рынке были новыми и без фидбэка от реальных пользователей, то к выбору решения подходили осторожно. Формировали перечень ключевых критериев, которые были особенно важны в нашей работе с МЧД, и сравнивали предложения. Пока проходила конкурентная закупочная процедура сервиса МЧД, мы воспользовались специализированным порталом от ФНС России, который позволил выпускать МЧД бесплатно. Данный сервис позволяет создавать, регистрировать ее, проверять уже выпущенные электронные доверенности. Однако сервис не дает возможности осуществлять процесс управления всеми МЧД корпорации в целом, а также создавать МЧД в сервисе достаточно трудозатратно.

Решение от крупного оператора электронного документооборота, выбранное для Сегежа Групп, на данный момент позволяет выпускать, подписывать, контролировать МЧД корпорации в одном окне, что значительно сокращает время на управление данным процессом.

Какие доработки, на ваш взгляд, необходимы для удобства использования МЧД?

Для эффективного процесса работы с МЧД для таких корпораций, как Сегежа Групп, с десятками компаний в контуре и тысячами сотрудников, необходим инструмент, позволяющий организовать центр выдачи МЧД на всю корпорацию. Интерфейс должен позволять управлять МЧД группы в одном окне, контролировать сроки, проверять легитимность, поддерживать ролевую модель для процессов согласования и подписания, а также немаловажно, что данное решение должно быть в итоге интегрировано с системами заказчика (например, HR, СЭД, электронный архив) для минимизации ручного труда и двойной работы.

Задать свои вопросы Евгении и узнать больше об опыте Сегежа Групп вы сможете на Третьей конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 27 марта 2024 года.

Юлия Сильченко

Комментарии