Татьяна Шестакова, ОМК-ЦЕС: «Участие в конкурсе стимулирует к развитию и оптимизации бизнес-процессов ЭДО»

Татьяна Шестакова, ОМК-ЦЕС: «Участие в конкурсе стимулирует к развитию и оптимизации бизнес-процессов ЭДО» 03.12.2020

Представляем победителя премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» в номинации «Лучший ЭДО в корпоративном управлении в коммерческом секторе» –  ОМК-ЦЕС. Татьяна Шестакова, руководитель Управления документационного обеспечения и методологии ЦДОиСФ ООО «ОМК-ЦЕС», рассказала об этапах и эффектах проекта по ЭДО, а также поделилась планами по внедрению ЭП в делопроизводстве.

Каковы были сроки и предпосылки внедрения вашего проекта по ЭДО?

Предпосылки внедрения проекта были следующими:

  • Отсутствовал единый порядок работы с нормативно-регламентирующими документами (далее – НРД) в Группе ОМК, процесс присвоения идентификационного номера НРД не был автоматизирован, не использовался в полном объеме функционал внедренных ИТ-систем. Например, функционал выдачи учтенных копий документов или автоматического мониторинга базы НРД на предмет актуальности и так далее.
  • Использовались разные программные продукты/системы для управления и хранения НРД. Из-за этого в системах размещались различающиеся по содержанию электронные версии утвержденного в установленном порядке документа, а также несвоевременно заменялись актуальные редакции НРД. Отсутствовал оперативный доступ к общей нормативной базе компании, а также к нормативной базе конкретного общества Группы ОМК, если система хранения базы НРД была организована на локальном ПК с ограниченным доступом к нему.
  • Отсутствовал целостный взаимосвязанный процесс: разработка и утверждение НРД + проверка знаний требований НРД (электронное тестирование, которое включает в себя: разработку, согласование и утверждение теста (с сохранением всей истории его создания в одной информационной системе), назначение НРД в перечень к матрице описания деятельности (далее – МОД, аналог должностной инструкции).
На какие этапы делился проект?

Проект реализовывался в 2 этапа:

Первый – организационный проект с кратким наименованием «КОНТУР». Он длился с 1 декабря 2016 года по 1 апреля 2017 года – 4 месяца.

В рамках организационного проекта были разработаны схемы бизнес-процессов обучения и электронного тестирования персонала, управления и идентификации НРД в Группе ОМК. Также были определены и формализованы функциональные требования к будущей автоматизации процессов. Результаты организационного проекта послужили фундаментом для будущего ИТ-проекта.

Второй этап – ИТ-проект с кратким наименованием «КОНТУР-А». Период: с 20 апреля 2018 года по 30 августа 2019 года – год и 4 месяца.

Общая продолжительность двух этапов составила год и 8 месяцев.

Какие процессы и документы вы охватили электронным документооборотом? 

Охвачены процессы:

  • управление нормативно-регламентирующей документацией (приведены к единообразию виды НРД, используемые во всей Группе ОМК, разработан и внедрен единый подход к формированию идентификационного номера НРД, процесс присвоения идентификационного номера НРД автоматизирован, к единому формату приведены классификаторы НРД);
  • электронного тестирования персонала на знания требований нормативно-регламентирующей документации;
  • контроля выдачи учтенных копий нормативно-регламентирующих документов;
  • отслеживания актуальности внутренней нормативной документации (оперативное оповещение инициатора внутреннего НРД при изменении статуса связанных внешних нормативных документов).
Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта?

Во всех обществах Группы ОМК стандартизированы охваченные проектом процессы.

Помимо этого, снижены трудозатраты работников на процессы: присвоения идентификационных номеров НРД, размещения файла НРД в разных системах (создание регистрационных карточек и их заполнение, сохранение с последующим «ручным» прикреплением файла НРД, мониторинг актуальности статуса НРД, размещенного в разных ИТ-системах), привязки к профилю должности нормативно-регламентирующих документов, обязательных для ознакомления.

Следующий эффект – минимизировались риски выявления нарушений при внешних и внутренних аудитах в части использования неактуальных версий НРД.

Также за счет интеграции двух систем управления НРД – ОМК Docs и ЕАСУД, возросла эффективность использования заложенного в данных системах функционала. Разработчиком и поставщиком системы ОМК Docs является компания WSS-Consulting. Разработчик и поставщик системы ЕАСУД (КБНТИ) – компания ООО «НОРМДОКС».

И, наконец, создано единое информационное пространство, обеспечен оперативный доступ к единой базе НРД Группы ОМК.

Можете ли поделиться дальнейшими планами по развитию ЭДО в вашей компании?

В 2020 году стартовал пилотный проект «Внедрение ЭП в делопроизводстве». Опытно-промышленная эксплуатация доработок намечена на декабрь 2020 года – февраль 2021 года. В пилотном проекте применению ЭП (с визуализацией на документе) подлежат: приказы/распоряжения по АХД (сроком хранения менее 5 лет), исходящие документы, заявки на командирование, авансовые отчеты, гриф «Утверждаю».

В 2021 году планируется тираж пилотного проекта «Внедрение ЭП в делопроизводстве» на более широкий перечень процессов и документов.

В 2020 году подана заявка на изменение СЭД в части автоматического грифования документов ограниченного использования (Коммерческая тайна, Конфиденциально). 19 октября 2020 года подрядчик приступил к реализации доработки.

На 2021 год определена приоритетная задача по проработке организации электронного архива документов длительного срока хранения (50 лет, 75 лет, постоянно).

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» важно для вашей компании?     

Во-первых, это отличная возможность поделиться с другими компаниями опытом ОМК в сфере развития ЭДО.

Во-вторых, конкурс позволяет быть в курсе изменений и нововведений, реализуемых в сфере ЭДО другими участниками конкурса/компаниями.

В-третьих, участие в конкурсе стимулирует к развитию и оптимизации бизнес-процессов ЭДО.

Алиса Попова


Наверх